曹川江

（黑龍江省大慶市龍鳳區(qū)人大代表聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163711）

1 引言

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事管理對(duì)于推進(jìn)各項(xiàng)工作融合發(fā)展，推進(jìn)單位改革創(chuàng)新有著重大的意義。而人事檔案管理則為人事管理工作推進(jìn)提供保障和依據(jù)。經(jīng)過(guò)數(shù)十年發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理雖然已經(jīng)形成一整套獨(dú)特的管理體系，為個(gè)人、單位以及社會(huì)提供服務(wù)。但是隨著社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位改革，人事檔案管理中的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)，如工作理念落后、管理制度不健全，信息化程度不高等各項(xiàng)問(wèn)題制約了單位人事檔案的服務(wù)效能和發(fā)展空間，針對(duì)這些實(shí)際存在的問(wèn)題，制定改革完善措施才能有效提升工作水平。

2 事業(yè)單位人事檔案的作用及特點(diǎn)

1）事業(yè)單位人事檔案作用。（1）記錄反映成長(zhǎng)發(fā)展的過(guò)程。事業(yè)單位本質(zhì)上說(shuō)是社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)。其工作人員以及管理的選拔任用直接關(guān)系社會(huì)服務(wù)工作的開展。人事檔案真真實(shí)的記錄和反映了在職人員的職業(yè)生涯，是評(píng)價(jià)考察的重要佐證。隨著檔案管理不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容越來(lái)越全面，家庭背景、學(xué)業(yè)情況、個(gè)人身份信息、工作履歷、獎(jiǎng)懲情況、思想政治面貌等，可以說(shuō)已經(jīng)達(dá)到見檔如見人的效果。因此人事檔案已經(jīng)事業(yè)單位培養(yǎng)技能人才、選拔、優(yōu)化隊(duì)伍的主要參考依據(jù)。（2）是人事管理工作的依據(jù)。人事檔案不僅反映了個(gè)人客觀的情況，也能從中觀察的潛在能力和內(nèi)涵修養(yǎng)。因此通過(guò)人事檔案的觀察審核，有助于人事部門更加全面地了解。制定科學(xué)、正確的人事管理策略。比如針對(duì)知識(shí)能力短板制定培訓(xùn)教育策略；更具獎(jiǎng)懲情況，把安排在合適擅長(zhǎng)的崗位等，將人事檔案作為人事管理工作的主要依據(jù)。（3）優(yōu)化人才隊(duì)伍的主要途徑?！叭恕蓖苿?dòng)事業(yè)單位工作發(fā)展的主要因素，所以企業(yè)內(nèi)部管理需要通過(guò)了解人事信息，規(guī)劃未來(lái)人事管理工作，并針對(duì)單位工作發(fā)展方向儲(chǔ)備人才。否則到需要用人之際，沒(méi)有合適的人才可用。因此結(jié)合人事檔案信息要素規(guī)劃、優(yōu)化人才隊(duì)伍科學(xué)實(shí)用。2）事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)。（1）連續(xù)性和銜接性。事業(yè)單位對(duì)于的檔案管理比較嚴(yán)格，對(duì)于每一次調(diào)職或者換崗都有清晰的記錄，檔案內(nèi)容密切銜接可以清晰地反映履歷發(fā)展情況。這樣通過(guò)檔案就能聯(lián)系實(shí)際情況對(duì)的職業(yè)發(fā)展軌跡有系統(tǒng)地了解。（2）檔案內(nèi)容動(dòng)態(tài)變化性。作為一個(gè)職業(yè)人，在工作中是不斷成長(zhǎng)的。人事檔案需要把這些成長(zhǎng)變化信息及時(shí)收集，不斷豐富檔案內(nèi)容，因此人事檔案內(nèi)容是動(dòng)態(tài)變化的。例如職稱變化、教育培訓(xùn)、崗位變化、績(jī)效考核等所有人事管理成果，都要反映到人事檔案中，因此檔案隨著職業(yè)發(fā)展，內(nèi)容也越來(lái)越豐富。（3）檔案信息內(nèi)容全面化。事業(yè)單位人事檔案不僅面向單位內(nèi)部服務(wù)，也要為社會(huì)和個(gè)人提供服務(wù)。因此檔案信息內(nèi)容全面化，才能滿足多樣化的服務(wù)需求。（4）保密性。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容涉及很多個(gè)人隱私。因此單位人事檔案管理部門都有專門的保密要求。檔案管理人員工作中要嚴(yán)格按照保密規(guī)定和法律制度開展工作，防止泄露敏感信息。

3 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1）單位對(duì)人事檔案管理理念落后。我們要認(rèn)識(shí)到，任何行業(yè)工作理念決定工作效率和行業(yè)發(fā)展方向。事業(yè)單位人事檔案管理也一樣。傳統(tǒng)的檔案管理理念下，處于被動(dòng)服務(wù)的局面，檔案信息資源應(yīng)用效率有限。如今信息化時(shí)代，人們對(duì)工作效率、服務(wù)質(zhì)量的要求越來(lái)越高。因此檔案管理模式需要改革，朝著信息化方向發(fā)展。檔案管理人員要注意檔案信息的整合、規(guī)劃，最大限度開發(fā)檔案利用率，建立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。其次，長(zhǎng)期以來(lái)事業(yè)單位檔案管理人員旱澇保收，因此工作中缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，實(shí)際工作中效率不高，面對(duì)激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，無(wú)法形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。最后檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，得過(guò)且過(guò)造成整個(gè)工作模式老舊，無(wú)法適應(yīng)法社會(huì)服務(wù)需求。2）人事檔案信息內(nèi)容需要健全完善。很多事業(yè)單位，人事檔案內(nèi)容不夠健全，檔案信息規(guī)劃、整合力度不夠，所以造成啟用檔案，查詢搜索信息不方便，檔案的整個(gè)應(yīng)用效率不高。再者，利用傳統(tǒng)的人事檔案信息收集、采集方法，不僅效率低，還會(huì)出現(xiàn)檔案造假、履歷造假的現(xiàn)象。為了保證檔案信息收集及時(shí)、真實(shí)、有效，需要改善檔案信息收集采集方式。3）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)需要提升。很多事業(yè)單位不重視檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作是簡(jiǎn)單的事情，工作輕松任何人都能干，所以就會(huì)安排年齡大、工作能力不強(qiáng)、或者孕期職工負(fù)責(zé)檔案工作。由此我們發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)總體水平不高，這也是當(dāng)前檔案管理中必須要重視，亟待解決的問(wèn)題。

4 人事檔案管理的優(yōu)化措施

1）需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。首先，事業(yè)單位人事檔案，反映了工作能力、思想品德、業(yè)績(jī)情況和工作作風(fēng)等各方面的情況，關(guān)系到對(duì)于一個(gè)客觀真實(shí)的評(píng)價(jià)和未來(lái)職業(yè)的發(fā)展方向因此檔案管理是很重要的工作。檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變工作理念，端正服務(wù)態(tài)度。不能做一天和尚，撞一天鐘，要對(duì)工作有清晰的計(jì)劃、實(shí)施方案和管理辦法，積極主動(dòng)地開展工作，保證為各服務(wù)對(duì)象提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。其次，檔案管理人員要建立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極與內(nèi)部和外部合作方加強(qiáng)聯(lián)系和互動(dòng)，保證及時(shí)準(zhǔn)確獲取信息資源。為了高效地完成檔案管理工作，為用戶提供更加人性化的服務(wù)，檔案管理部門需要激發(fā)員工競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。通過(guò)嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，健全激勵(lì)懲罰制度，才能更好地調(diào)動(dòng)員工積極性。最后檔案部門工作人員要在工作中具備創(chuàng)新思想，并敢于把創(chuàng)新思維應(yīng)用到工作中去。例如將信息技術(shù)融合到日常工作中，培養(yǎng)信息化工作思維，依托信息化服務(wù)載體，進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的收集整合，簡(jiǎn)單、高效、準(zhǔn)確率還高。2）健全完善檔案信息內(nèi)容。首先檔案管理部門，要保證盡量全面、真實(shí)的收集檔案信息。充分利用信息技術(shù)、人工審核、調(diào)查等方式，線上、線下相配合多渠道、全領(lǐng)域收集人事檔案信息。為了保證信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性，除了線下審核調(diào)查，也可以利用信息大數(shù)據(jù)技術(shù)逐條核實(shí)。例如在學(xué)信網(wǎng)、行業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、人力資源社保官網(wǎng)上核實(shí)檔案信息內(nèi)容。其次，建立系統(tǒng)化的人事檔案整合分類模式。這樣檔案信息內(nèi)容條理分明，便于搜索查詢。單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇符合自己管理風(fēng)格，安全性能好的檔案管理軟件，建立信息化人事檔案管理系統(tǒng)。檔案分類整合時(shí)最好把固定信息和動(dòng)態(tài)信息分類管理，方便及時(shí)更新、增加動(dòng)態(tài)信息內(nèi)容。3）提升檔案管理人員專業(yè)水平。提升檔案管理人員的專業(yè)水平，首先要優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍。事業(yè)單位要重視人事檔案管理工作，引進(jìn)專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)能力強(qiáng)的檔案管理人才，為單位構(gòu)建專業(yè)化的管理梯隊(duì)。專業(yè)型人才一方面可以帶進(jìn)來(lái)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和工作方法，另一方面可以用自己的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)引導(dǎo)其他工作人員迅速成長(zhǎng)，建立符合自己管理風(fēng)格的工作團(tuán)隊(duì)。其次，單位要種對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。為了保證教育培訓(xùn)工作的有效性，需要結(jié)合檔案管理人員的評(píng)價(jià)考核結(jié)果，針對(duì)每個(gè)人的專業(yè)能力和個(gè)人素養(yǎng)的短板，有針對(duì)性的安排培訓(xùn)內(nèi)容。保證及時(shí)彌補(bǔ)工作人員的不足，全面提升專業(yè)素質(zhì)。

5 結(jié)論

總之，事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)整個(gè)人事管理工作影響重大，不能掉以輕心。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要在工作中養(yǎng)成反思的習(xí)慣，善于總結(jié)和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。再針對(duì)問(wèn)題探索解決和完善的方法，自己能處理的及時(shí)進(jìn)行改善優(yōu)化，依靠本部門不能消化處理的就要及時(shí)上報(bào)，把問(wèn)題控制在萌芽狀態(tài)。這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作高效、有序發(fā)展。