遲紅霞

（青島市即墨區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 青島 266000）

事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其工作內(nèi)容相當(dāng)廣泛。事業(yè)單位檔案是對發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，對新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展有著指導(dǎo)和借鑒的作用，但是許多事業(yè)單位并未加強(qiáng)對檔案管理的重視，采取的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，合理分析現(xiàn)階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優(yōu)化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理專業(yè)性較低。事業(yè)單位檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)人才的參與，事業(yè)單位檔案管理工作主要依靠兼職人員進(jìn)行，專職檔案管理人員的素質(zhì)較低，專職檔案員不掌握信息化環(huán)境下的有效檔案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引進(jìn)機(jī)制，檔案崗位編制有限，在壓縮編制的大趨勢下加大了檔案管理人才引進(jìn)的難度，僅憑系統(tǒng)內(nèi)部人才流轉(zhuǎn)于一時(shí)的事業(yè)單位公開招聘，不滿足事業(yè)單位對高級(jí)檔案管理人才的需要。檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，僅憑上級(jí)部門組織的時(shí)間有限、內(nèi)容單一、方式傳統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，是不足以在短時(shí)期內(nèi)彌補(bǔ)檔案管理人員技術(shù)欠缺問題的。由于事業(yè)單位檔案管理人員非專業(yè)出身，而且年齡偏大，持續(xù)學(xué)習(xí)的意愿與能力不強(qiáng)，不能熟練掌握信息化環(huán)境下的檔案管理方法，檔案管理人員普遍缺乏新的工作經(jīng)驗(yàn)，這在很大程度上制約了檔案管理工作的深化改革，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理長期滯留在初級(jí)階段。

2）應(yīng)用范圍具有局限性，檔案造假問題突出。首先，相關(guān)問題主要體現(xiàn)在檔案應(yīng)用范圍局限性明顯。除了調(diào)整職工工資、辦理退休手續(xù)，或者工作發(fā)生調(diào)動(dòng)等少數(shù)情況會(huì)用到職工檔案，其他時(shí)候則很少調(diào)檔使用。其中，一是在調(diào)整職工工資時(shí)，檔案的利用主要在于對其檔案信息進(jìn)行必要的鑒定，并使其作為重要依據(jù)與體現(xiàn)。二是在辦理退休手續(xù)時(shí)，職工檔案則會(huì)按照相關(guān)程序調(diào)出。三是在工作發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案會(huì)隨著職工的調(diào)動(dòng)而調(diào)動(dòng)。其次，檔案造假問題表現(xiàn)較為突出。一些企事業(yè)單位職工在本身沒有達(dá)到相關(guān)水平的情況下，讓檔案形成更好的質(zhì)量，往往會(huì)冒名頂替?zhèn)卧旃ぷ髯C明，從而借此謀取非法利益。與檔案信息應(yīng)用范圍局限性問題相比，檔案造假問題所造成的嚴(yán)重結(jié)果更加難以讓人忍受，檔案造假也會(huì)受到法律制裁。

3）設(shè)備技術(shù)手段待更新。事業(yè)單位缺少專業(yè)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，檔案管理工作條件相對落后。不少事業(yè)單位不注重引進(jìn)檔案管理設(shè)施設(shè)備，缺乏檔案管理設(shè)備更新長遠(yuǎn)計(jì)劃，沒能根據(jù)檔案管理工作的需要擬定技術(shù)設(shè)備引進(jìn)的預(yù)算。財(cái)政部門未能對事業(yè)單位檔案事業(yè)給予必要支持，有時(shí)壓縮了檔案管理設(shè)備經(jīng)費(fèi)，不能多方籌措和保證檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的資金，一定程度上制約了檔案管理改革進(jìn)程。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略

1）明確檔案管理工作的基礎(chǔ)定位。明確檔案管理工作對企事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展以及現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的核心作用是提升檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的關(guān)鍵，相關(guān)工作者需要明確檔案是為現(xiàn)代社會(huì)、群眾服務(wù)而存在的，這是開展檔案管理工作的基本。檔案管理工作者需要將此種思想認(rèn)識(shí)融合在自己的思想認(rèn)知當(dāng)中，深入開展指導(dǎo)工作，注重深入學(xué)習(xí)并貫徹黨的執(zhí)政綱領(lǐng)、路線和方針，注重掌控現(xiàn)代社會(huì)形勢變化情況，考慮并規(guī)劃文件管理形式，全方位地強(qiáng)化自身政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及大局意識(shí)。檔案管理工作者需要充分貼合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，而如何實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)顯然是需要重點(diǎn)思考的內(nèi)容。只有從多元化角度著手分析考量問題才能更好地掌握全局，從而優(yōu)化提升科學(xué)化管理水準(zhǔn)，切實(shí)有效地從所有細(xì)節(jié)著手，不斷進(jìn)行優(yōu)化完善，同時(shí)還不能忽略技術(shù)手段的優(yōu)化創(chuàng)新，這具有極為重要的意義。相關(guān)工作者需要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式和信息化管理模式的融合應(yīng)用，重點(diǎn)調(diào)控各個(gè)階段的工作，全面強(qiáng)化自身主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，這樣才能更為高效地收集各種有價(jià)值信息并實(shí)現(xiàn)對其整理應(yīng)用。

2）提高檔案管理的規(guī)范性。為了加快事業(yè)單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級(jí)人員提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，基于信息化的時(shí)代特征擬定檔案管理制度，對現(xiàn)有檔案運(yùn)轉(zhuǎn)流程與操作規(guī)程進(jìn)行細(xì)化，制定出臺(tái)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質(zhì)量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級(jí)管理機(jī)制，由專職人員對各層級(jí)檔案管理工作負(fù)責(zé)監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規(guī)范化的重點(diǎn)放在嚴(yán)格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實(shí)性的審查力度，同時(shí)提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性與公平性，做到檔案管理獎(jiǎng)懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標(biāo)，進(jìn)一步強(qiáng)化做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。

3）創(chuàng)新人事檔案管理工作思路。創(chuàng)新作為企業(yè)生存和發(fā)展的動(dòng)力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就要結(jié)合目前人事檔案管理的要求，注重創(chuàng)新人事檔案管理模式。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來講，這項(xiàng)工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務(wù)的角度來講，檔案工作人員往往處于被動(dòng)的狀態(tài)。尤其在新時(shí)期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜化，并且逐漸呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這在無形中增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理難度，要想實(shí)現(xiàn)其理想的管理效果，則需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行人事檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現(xiàn)在：（1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要意識(shí)到人事檔案管理的地位及在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對人事檔案管理的重視程度，從人、財(cái)、物等方面進(jìn)行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入議事日程上來；（2）設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并結(jié)合具體分析的結(jié)果，及時(shí)對問題進(jìn)行整改。同時(shí)還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)”的理念，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個(gè)性化需要，打造出新型檔案服務(wù)模式。

3 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位的重要工作任務(wù)，新時(shí)代還要明確事業(yè)單位檔案管理改革的現(xiàn)狀，從社會(huì)對事業(yè)單位檔案的需求出發(fā)，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術(shù)的引進(jìn)更新，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平和服務(wù)質(zhì)量。