鄭曉娟

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)政府棚戶區(qū)改造管理辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 精細化思維在文書檔案管理工作中應用的必要性

1）提升文書檔案工作實效的必然要求。新時期，必須要從精細化的角度開展文書檔案工作，全面提升檔案工作人員的精細化意識和能力，實現(xiàn)“文書檔案工作促業(yè)務、促發(fā)展、促升級”的良好局面[1]。除此之外，抓牢抓實文書檔案工作，減少工作中存在的紕漏，能夠有效保障文書檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，打破傳統(tǒng)、單一的文書檔案思維模式以及管理模式，全面發(fā)揮文書檔案的價值。

2）減少文書檔案工作成本的內(nèi)在要求。信息化社會，信息資料的價值不言而喻。許多信息資料已經(jīng)成為單位“智庫”“知識庫”建設中重要的憑證。在這種環(huán)境下，單位愈發(fā)重視信息資料收集，使得文書信息資料的數(shù)量不斷增加，檔案工作難度和壓力也隨之增加。因此，必須要將管理學中精細化的管理理念應用到文書工作中，確保文書檔案裝訂、排列、編號、編目、裝盒、排架等各個環(huán)節(jié)規(guī)范有序，縮減不必要的工作流程，減少文書檔案工作所消耗的人、財、物。

2 文書檔案管理工作中常見的問題

1）文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型慢。實踐中，部分單位對信息技術(shù)的應用能力不足，難以發(fā)揮信息技術(shù)在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)應用中的作用，文書檔案精細化水平不高。一是基礎(chǔ)設施配套不到位，典型表現(xiàn)在：計算機性能單一，處理文件速率緩慢；電子掃描設備缺失，難以對紙質(zhì)檔案進行掃描；檔案管理系統(tǒng)功能單一，缺乏數(shù)字著錄、自動同步上傳、深度檢索、文件共享等功能；微縮相機缺失，缺乏對紙質(zhì)圖片類文書資料進行清晰化處理；文件壓縮軟件缺失，難以節(jié)約文書檔案存儲空間。二是部分單位協(xié)同辦公系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)未有效對接，許多文書資料仍然需要人工傳輸后才能夠接收并歸檔，不利于檔案資源共享[2]。三是文書檔案數(shù)據(jù)庫建設滯后，影響文書檔案編研效率，不利于后期對文書檔案資源進行系統(tǒng)化、全局化處理。

2）文書檔案的完整性待提升。從現(xiàn)有實踐來看，部分單位文書檔案資料仍然存在歸檔不全、收集不完整、卷宗質(zhì)量差等問題。一是尚未從制度上明確文書檔案的資料收集范圍和內(nèi)容，導致檔案工作人員在工作過程中未能及時、規(guī)范、科學、高效地將相關(guān)資料進行立卷和歸檔，加之后期資料補充工作難度大，影響了文書檔案工作的整體質(zhì)量。二是文書檔案資料形成部門與檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)、溝通、合作力度不足，導致文書檔案在傳輸、更新、歸檔方面存在不流暢的問題[3]。三是文書檔案工作的整體質(zhì)量不高，檔案工作出現(xiàn)管理空白，容易產(chǎn)生責任不明、資料丟失、資料損毀等問題，影響了文書檔案工作的整體形象。

3）文書檔案工作制度缺失。文書檔案作為重要的行政類檔案資料，在單位決策研究、政策擬定、重大事項討論中都發(fā)揮著重要的作用。然而，由于實踐中部分單位忽視文書檔案工作制度建設，導致文書檔案難以在單位管理活動中發(fā)揮出應有的價值[4]。一方面，制度內(nèi)容單一，與時代發(fā)展背景、單位實際需求、精細化管理要求不相適應。另一方面，文書檔案績效考核制度以及責任落實制度不完善，難以實現(xiàn)“被動管理”向“主動管理”的轉(zhuǎn)型。

3 精細化思維在文書檔案管理工作中的應用路徑

1）加快文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)技術(shù)賦能目標。信息技術(shù)正在給檔案事業(yè)帶來巨大變革，大數(shù)據(jù)、智能分析、云計算等工具使得單位文書檔案工作更為高效便捷。為此，單位必須要探索建立文書檔案數(shù)字化平臺，不斷提升文書檔案管理的精細化水平。一是要加快基礎(chǔ)設施配套工作，營造數(shù)字化、電子化的管理環(huán)境。要購置并更新計算機，確保計算機能夠高效處理各類文書檔案；配備相應的電子掃描設備，對既往存量紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，并繼續(xù)下一步的數(shù)字著錄工作，便于統(tǒng)一管理；完善檔案管理系統(tǒng)功能，結(jié)合單位文書檔案工作需求進行系統(tǒng)采購以及升級工作；配備微縮相機，對圖片類紙質(zhì)文書資料進行清晰處理；引進文書壓縮系統(tǒng)，將系統(tǒng)中的大型文件壓縮成KB級別的文件。二是要打通協(xié)同辦公系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)鏈，實現(xiàn)文書檔案資料一站式同步、更新、傳輸、共享的目標，節(jié)約處理成本，提升工作效能。三是要加快文書檔案數(shù)據(jù)庫建設，進一步細化文書檔案的分類，形成政策類、法律法規(guī)類、公文類以及其他類別的子數(shù)據(jù)庫，記錄每一份文書檔案資源的數(shù)據(jù)，并形成數(shù)據(jù)目錄，便于后期編研、檢索以及開發(fā)利用。

2）樹立精細化理念，強化文書檔案立卷歸檔工作。作為文書檔案工作的前置環(huán)節(jié)，立卷歸檔的效率和質(zhì)量都會影響檔案工作的整體質(zhì)量。為此，必須要樹立精細化理念，做好前期的文書資料收集、歸檔工作。一是要從制度層面明確文書檔案資料收集的范圍、內(nèi)容，按照“應收盡收，及時歸檔”的原則開展工作，進一步保證文書檔案系統(tǒng)、完整、連貫。二是要加快統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，完善組織領(lǐng)導，厘清文書檔案管理部門與資料形成部門之間的權(quán)責。各個文書資料形成部門應當設置1-2名兼職檔案員，以季度、半年度、年度為單位，定期將相關(guān)的文書資料送交文書檔案管理部門，形成相互配合、齊抓共同、統(tǒng)籌兼顧的精細化工作格局。三是要從制度層面嚴格立卷歸檔的格式、標準以及流程，確保編號、編碼、著錄、裝訂等各項工作規(guī)范有序，減少立卷歸檔過程中存在的紕漏，全面提升文書檔案工作質(zhì)量。

3）完善文書檔案工作制度，為文書檔案精細化建設提供制度支撐。單位要立足于精細化管理要求以及單位實際需求，在結(jié)合《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《機關(guān)檔案工作條例》等文件的基礎(chǔ)上，制定符合本單位實際情況的工作制度，堅持用制度管人、管事，確保文書檔案工作有據(jù)可依。除此之外，要進一步從責任落實制度、績效考核制度等角度開展文書檔案工作，將文書檔案是否完整、準確、系統(tǒng)以及文書檔案服務工作是否優(yōu)良作為考核的重要指標，全面強化檔案工作人員的責任意識。

4 結(jié)束語

文書檔案作為保存、記錄單位重要業(yè)務工作的重要信息載體，具有一定的社會價值、文化價值以及經(jīng)濟價值。新時期，要將文書檔案精細化建設工作作為基礎(chǔ)性工作來抓，持續(xù)發(fā)力，全面提升工作質(zhì)量。具體而言，一是要加快文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)技術(shù)賦能目標；二是要樹立精細化理念，強化文書檔案立卷歸檔工作；三是要完善文書檔案工作制度，為文書檔案精細化建設提供制度支撐?？傊?，只有真正以“精細化”為趨向，將精細化理念應用到文書檔案工作中，才能不斷應用新思維解決文書檔案工作中存在的難題，才能真正重塑并創(chuàng)新文書檔案工作的各項內(nèi)容。