郭玉桃

（山西省大同市平城區(qū)圖書館，山西 大同 037046）

對于事業(yè)單位而言，檔案工作是非常重要的，從檔案資料的收集、整理、保存、利用等，都要認真對待，細致整理，科學(xué)保管，有效利用，這樣才能為開展各項工作提供更好的參考和指導(dǎo)作用。事業(yè)單位的檔案管理工作，對事業(yè)單位的長遠發(fā)展是十分重要的。但是，當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作存在著重視程度不夠，管理過程混亂等一些問題。如何有效進行檔案管理、檔案利用是事業(yè)單位在管理過程中亟待解決的問題。

1 檔案管理過程中存在的問題

1）對檔案管理工作不夠重視。由于大多數(shù)的事業(yè)單位屬于特殊性質(zhì)的單位，其開展的工作不僅關(guān)系到國計民生，同時也對人們的日常生活有著十分重要的影響。而事業(yè)單位的檔案工作中大多是對各種重要文件進行的詳細記錄。一旦檔案管理發(fā)生差錯，就可能會導(dǎo)致檔案無法及時有效地為相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行決策提供所需的相關(guān)資料，進而影響事業(yè)單位的正常工作，也對服務(wù)對象產(chǎn)生不良的干擾。然而，由于檔案工作的質(zhì)量無法直接影響到事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，因此，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案整理工作還沒有足夠的重視。在他們看來，只要有一個管理員來保證文件不發(fā)生丟失損壞，就沒有必要增加資金投入來提高檔案管理工作的效率。

2）檔案管理制度不完善。在當(dāng)前的環(huán)境下，大多數(shù)的事業(yè)單位內(nèi)部其檔案管理系統(tǒng)還不完善，只是簡單的幾個互動程序，而且大部分都是直接從網(wǎng)上下載的，沒有針對自己單位情況，這就與事業(yè)單位內(nèi)部開展檔案管理工作的實際需求缺乏必要的聯(lián)系，因此，導(dǎo)致檔案管理制度不真正發(fā)揮其開展制度保障的基礎(chǔ)性作用，起到的是事倍功半的效果。此外，由于大多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理的保存以及使用都缺乏具體詳細的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理不能充分發(fā)揮及時性、有效性以及完整性，難以達到檔案管理的高標準化，這就會影響檔案工作的正常開展。

3）檔案服務(wù)能功能不強。當(dāng)前，受傳統(tǒng)對于檔案管理不重視等觀念的影響，部分檔案管理的工作員對自己的業(yè)務(wù)內(nèi)容認識不足，導(dǎo)致檔案人員的服務(wù)能力較差，對于單位的檔案服務(wù)功能無法充分體現(xiàn)。他們一般會認為所謂的檔案管理工作就是將相關(guān)檔案存放在合適的位置，只要確保檔案的完整性和安全性即可，就不用考慮其他問題了。還有，檔案管理工作中還存在一些重存輕用等問題，即使許多檔案多年堆積他們也不加以整理，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮檔案的價值。另外，由于事業(yè)單位進行檔案管理的方式相對落后，一般都是采用手工的方式進行檔案整理以及查閱，這就使得檔案的利用效率非常低，需要用時，檔案管理人員就很難及時、準確地找到相關(guān)檔案資料。而這對于事業(yè)單位內(nèi)部充分提高檔案的利用是十分不利的。

4）檔案工作電子信息化程度較低。由于電子信息技術(shù)水平的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在我國經(jīng)濟生活的各個領(lǐng)域。而如果事業(yè)單位在檔案管理的工作過程中能夠提高信息化的使用程度，不但可以促進檔案管理者提高檔案管理的工作效率，還能夠幫助事業(yè)單位更加便捷地運用檔案中的各種資源，從而為事業(yè)單位更長遠的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。但是，當(dāng)前我國事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作中信息化應(yīng)用水平還很低。大多數(shù)檔案記錄都是以紙張的形式保存的。而且公共事業(yè)單位內(nèi)部沒有檔案查閱的電子檢索系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案查閱效率很低。此外，由于對電子檔案的缺乏，使得遠處的檔案查詢工作無法通過互聯(lián)網(wǎng)找到所需的數(shù)據(jù)和信息。

2 完善事業(yè)單位的檔案管理工作及改進措施

1）提高對檔案管理工作的重視程度。為了提高事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理水平，部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理工作。主要從以下三個方面開展：（1）部門領(lǐng)導(dǎo)要認真學(xué)習(xí)檔案管理工作的法律法規(guī)，明確開展檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要性，確保進行的檔案管理工作能夠滿足國家有關(guān)部門的要求，讓檔案管理工作為事業(yè)單位的政策運行和發(fā)展不斷服務(wù)。（2）部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)的知識，理解檔案的重要性。而且，在事業(yè)單位內(nèi)部，還要積極宣傳檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理工作人員以及其他工作人員對開展檔案管理工作的認知，讓他們在日常工作的過程中能夠更積極地促進檔案管理工作的開展，確保檔案管理工作高效地完成。（3）要想全面提高事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員對檔案管理工作的重視程度，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)制定與檔案管理工作結(jié)合的績效獎勵政策，對能夠積極開展檔案管理工作的基層員工進行適當(dāng)?shù)莫剟?，從而提高檔案管理人員的積極性，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另一方面要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，針對管理人員進行定期培訓(xùn)，豐富他們的專業(yè)知識，致使在檔案管理工作過程中擁有敏銳的信息意識，并且進一步解決實際問題，做好本職工作，推進檔案管理的發(fā)展。

2）創(chuàng)新管理理念和管理措施。事業(yè)單位內(nèi)部要做好檔案管理工作，必須緊跟時代發(fā)展，不斷提高本部門的檔案管理理念。而針對事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理工作服務(wù)程度較低的現(xiàn)狀，在事業(yè)單位內(nèi)部，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)讓基層員工樹立明確的服務(wù)意識。而且檔案管理人員也應(yīng)該明白，進行檔案管理工作的最終目的是讓檔案在需要的時候用在需要它產(chǎn)生服務(wù)價值的人地方。因此，檔案不能總是處于保存狀態(tài)，這樣就能充分發(fā)揮檔案的信息價值作用。事業(yè)單位應(yīng)遵循“方便高效”的原則，不斷創(chuàng)新檔案的整體歸檔系統(tǒng)，真正實現(xiàn)對于檔案信息的分類存儲以及快速查閱檔案信息的目標。

3）建立完善的法律法規(guī)。隨著信息化的不斷進步和的發(fā)展，我們迎來了數(shù)據(jù)信息時代。在當(dāng)前的背景下，檔案相關(guān)方面的法律法規(guī)還是做到不是很完善，應(yīng)該針對檔案管理工作頒布相對應(yīng)的法律法規(guī)，從而來提升檔案管理工作的規(guī)范性。另一方面利用電子信息的科技時代普及力度解決當(dāng)前的實際問題。

4）提高檔案管理人員素質(zhì)。加強檔案工作隊伍建設(shè)，選擇責(zé)任心強、政治可靠的人員從事檔案管理工作，加強檔案知識、法律法規(guī)的培訓(xùn)，激發(fā)工作熱情，提高檔案業(yè)務(wù)水平，樹立服務(wù)意識，培養(yǎng)認真負責(zé)的態(tài)度和無私奉獻的精神，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案工作質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更加科學(xué)化、實用化。

3 結(jié)語

隨著社會的經(jīng)濟發(fā)展以及科技進步，事業(yè)單位的檔案管理工作也進入了一個新的高速發(fā)展階段。當(dāng)前的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮檔案信息的價值，就必須緊跟時代潮流，運用先進的管理手段，切實提高檔案管理工作的效率。因此，必須不斷改進管理，提高檔案管理的效率，引進先進技術(shù)以及設(shè)備，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，強化管理人員的安全意識，適應(yīng)相應(yīng)的法律法規(guī)，以此來推動檔案管理的發(fā)展，從而更好地為國家的政治、經(jīng)濟、文化、民生服務(wù)。