陳素蘭

（福州建筑工程職業(yè)中專學校，福建 福州 350026）

1 人事檔案的重要性

“人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄?！比耸聶n案記載了一個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)等，其材料是真實的、原始的，具有極強的法律效益。對于個人來說，是其他材料無法替代的。

2 學校人事檔案工作中存在的問題

1）人員配備不充分，業(yè)務(wù)能力不夠?qū)I(yè)。檔案管理工作需要較強專業(yè)素質(zhì)，要求管理人員需要掌握熟練的歸檔和存檔工作技能，對學校的資料和信息做到有效保護。隨著檔案管理制度的逐漸普及，檔案歸檔及保管在學校工作中的受重視程度也在不斷加強，但在許多基層學校的檔案從業(yè)人員配備嚴重不足，在很大程度上影響了學校檔案工作的順利實施。進入信息化時代，隨著我國基層單位人事檔管理工作不斷深入，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠理想，阻礙了學校檔案管理工作的順利開展和發(fā)展。往往在檔案工作中，有些檔案工作人員需要身兼數(shù)職，檔案管理人員的工作量被大量增加，沒有時間對檔案管理工作做到專心致志，并且大部分檔案管理人員并非專業(yè)出身，而是從其他工作崗位轉(zhuǎn)型而來，業(yè)務(wù)能力不夠?qū)I(yè)，只能慢慢在工作中積累經(jīng)驗，這極大限制檔案管理工作的效用性。

2）人事檔案材料缺乏完整性及真實性。并不是所有的學校都能夠清楚認識到檔案工作的重要性，尤其是中小學校，檔案管理部門建設(shè)并不完善，檔案意識的普及沒有實現(xiàn)學校全覆蓋，檔案材料收集工作沒有真正實施。除學校檔案室以外的其他一線工作部門，經(jīng)常在工作過程中沒有做到人事材料的及時收集，導致人事檔案管理出現(xiàn)問題，部分檔案材料不夠齊全。人事檔案中的個人履歷材料、學歷材料、職稱材料、獎懲材料、考察材料等，廣泛存在材料缺失的現(xiàn)象，很多單位的真實情況與檔案記錄不符，再加上我國出現(xiàn)大量人事檔案造假的現(xiàn)象，有些人員為了延遲退休時間，私自更改出生年月；部分人為調(diào)整工資私自更改參加工作時間，增加社會閱歷等，以上情況的出現(xiàn)，導致人事檔案材料的真實性受到重大挑戰(zhàn)。

3）學校對檔案部門的組織管理力度有待加強。檔案管理人才的流失和斷層，給基層檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。在檔案管理中培訓業(yè)務(wù)幾乎不存在，雖然檔案主管對于檔案工作有一定的監(jiān)督與管理，但是監(jiān)督力度和措施較小，只是看立卷歸案的速度，歸檔的材料是否齊全，檔案裝訂工作是否美觀，指導工作只是存在表面，對認識檔案管理和檢查工作開展過少，這種檢查工作只是一種突擊性工作，過關(guān)以后就可以一勞永逸，這種方式嚴重阻礙了人事檔案的工作質(zhì)量。

4）人事檔案管理信息化進程緩慢。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案不斷被普及，傳統(tǒng)的人事檔案已經(jīng)不能滿足基層單位的有效實施，管理手段太過落后，存在很大的局限性，產(chǎn)生過多的重復勞動力。隨著我國進入信息化時代，某些單位也研發(fā)出人事檔案管理軟件，但由于單位對人事檔案不夠重視，投入較少，這些軟件并沒有完善，還存在很多問題，比如：沒有形成統(tǒng)一標準、無法進行快捷的資源共享等，嚴重影響檔案管理的工作效率，無法對大量資源進行歸檔處理，新人事檔案還存在內(nèi)容嚴重不準的現(xiàn)象，比如說人員出生年月不準、參加工作時間不準等，嚴重影響檔案管理的質(zhì)量[1]。

3 基層單位人事檔案管理工作的相關(guān)策略

1）完善檔案管理工作體系。學校領(lǐng)導要提高對學校檔案工作的重視程度，結(jié)合單位實際，成立檔案工作領(lǐng)導小組，建立完善的檔案管理工作制度，根據(jù)上級指導性文件，制定出臺符合本校工作實際的人事檔案管理工作文件，尤其要重視歸檔工作，并進行認知強化和內(nèi)容明文化，形成有效且高效的檔案管理機制，確保各項人事手續(xù)完備，材料齊全，進而維護人事檔案的完整性和真實性，確保檔案管理具有重要的參考和借鑒價值。隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案制度應(yīng)該不斷改革和發(fā)展，使檔案能夠發(fā)揮真正的作用和價值。

2）強化檔案管理工作基礎(chǔ)。檔案工作人員需要具備良好的政治思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)，學校要注重提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，一方面全力支持，甚至是提供有力平臺為檔案管理人員的專業(yè)提升進行有效業(yè)務(wù)培訓，學習檔案管理的理念知識，豐富檔案人員的管理知識；另一方面建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，以信息化時代技術(shù)為依據(jù)，提高管理水平，跟上時代的步伐，滿足基層人事檔案的管理工作[2]。

3）提高檔案管理工作效率。在開展學校檔案日常工作的同時，應(yīng)注重提高檔案管理工作人員的自我工作修養(yǎng)和工作效率。結(jié)合本單位檔案管理工作的實際情況，積極完善檔案管理的各項工作機制，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的問題，并且找出科學的問題解決方法，使得問題得到有效解決。人事檔案管理工作講究政治性、全面性、真實性以及永久性，檔案工作人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，持續(xù)提升自我效率。

4）增強檔案管理工作意識。盡可能地實現(xiàn)檔案宣傳全覆蓋，在全校宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理工作在教職工心里的重要性，舉辦相關(guān)的檔案法規(guī)和制度的演講，開展加強檔案意識的活動，讓所有人員對檔案管理工作重視起來。同時可以在學校的各職能部門設(shè)兼職人員，配合學校檔案室進行一手資料的收集工作，從而保證人事檔案管理工作的順利實施[3]。

5）保證檔案管理工作質(zhì)量。硬件建設(shè)是保證檔案管理質(zhì)量的重要途徑，要在單位建立專門的檔案管理室，添加先進的檔案管理設(shè)備。做好檔案管理保護工作，比如：防蟲、防高溫等，保證檔案材料的安全問題，對檔案材料進行分類處理，可以強化檔案查閱的方便快捷性，確保檔案材料的管理規(guī)范。人事檔案的裝訂從“打孔+鞋帶”到蛇簧夾式檔案盒的轉(zhuǎn)變，在提升檔案管理效率的同時，也提升了對檔案材料的保護力度，尤其是在檔案材料的拆裝和復印過程中，避免了材料因帶子摩擦而產(chǎn)生的不必要的磨損。

4 小結(jié)

檔案資料可以有效地反映出一個單位管理活動情況的現(xiàn)狀，檔案作為一個載體的出現(xiàn)，可以幫助學校提高管理和工作水平。隨著人事檔案信息運用范圍的越發(fā)廣泛和重要，人事檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、標準化、科學化、全面化，所以如何做好人事檔案管理工作是每一個檔案從業(yè)人員必須思考和研究的課題。但是在實際工作中，許多學校的人事檔案管理工作仍然存在著各種各樣的問題，這就要求我們學校高層要提高站位，強化意識，加強組織領(lǐng)導；要求學校檔案從業(yè)人員必須堅持學習，掌握與時俱進的檔案工作理念和檔案管理專業(yè)知識、技能，提升自我，積極創(chuàng)新。