汪海廣 高 雅

（唐山市工人醫(yī)院，河北 唐山 063000）

當(dāng)前，我國醫(yī)院檔案數(shù)字化管理仍不完善，需要對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行改革，盡管很多醫(yī)院成立了相關(guān)的檔案管理部門，也有相應(yīng)的檔案管理制度，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的改革，很多檔案部門沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，甚至被取消，檔案管理人員也不被重視，醫(yī)院管理層檔案數(shù)字化管理的主觀意識(shí)淡薄。在國外，英國、德國等西方國家早在上個(gè)世紀(jì)就開始探索醫(yī)院檔案管理，研究如何更好進(jìn)行檔案管理，并開始培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，到21世紀(jì)，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生，且逐步成熟。因此，本文將重點(diǎn)分析醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理。

1 醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理的優(yōu)勢分析

倘若醫(yī)院實(shí)行檔案數(shù)字化集中管理，那么通過計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就可以搜集醫(yī)院的全部資料，并把資料以數(shù)字的形式儲(chǔ)存在服務(wù)上，這種方式可以大量減少紙質(zhì)的使用，從而減少醫(yī)院在檔案管理上的支出，而且辦公效率也可以得到提高。以前，紙質(zhì)檔案一般集中存放在檔案室，當(dāng)需要調(diào)閱時(shí)，需要耗費(fèi)時(shí)間和人力進(jìn)行查找，而當(dāng)醫(yī)院實(shí)行檔案數(shù)字化管理后，將醫(yī)院文書檔案、人事檔案、病案等集中管理，可以直接在電腦上搜索相關(guān)檔案資料，而且還可以實(shí)時(shí)與他人分享，不僅節(jié)省時(shí)間和人力，還能提高工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)該推動(dòng)無紙化辦公，加快檔案數(shù)字化集中管理改革進(jìn)程[1]。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理問題

1）紙張和信息的同時(shí)儲(chǔ)存。當(dāng)前，相關(guān)研究數(shù)據(jù)顯示，無紙化檔案信息管理在我國的大多數(shù)醫(yī)院里尚未普及，大部分醫(yī)院在信息儲(chǔ)存資料的同時(shí)，還采用傳統(tǒng)的紙張儲(chǔ)存方式，并且沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定哪些資料用紙張儲(chǔ)存，哪些資料用信息儲(chǔ)存，這樣不僅給醫(yī)院的檔案管理人員合理化、規(guī)范化整理檔案帶來諸多不便，而且不同的檔案讓檔案信息管理人員束手無策。醫(yī)院的檔案資料大致有兩種，一種就是具有學(xué)科研究價(jià)值的患者病歷，治療過程等，這種檔案資料優(yōu)先采用信息儲(chǔ)存的方式，這種方式不易于泄漏個(gè)人資料，保護(hù)患者個(gè)人隱私，而且方便日后的維護(hù)和翻閱。另外一種就是相關(guān)的協(xié)議合同、醫(yī)院的總結(jié)計(jì)劃等，這類資料優(yōu)先采用紙張儲(chǔ)存，因?yàn)楹芏鄥f(xié)議合同都需要原件，并白紙黑字寫清楚，加上簽名蓋章等，而且紙質(zhì)儲(chǔ)存方便查閱。因此，歸類整理好醫(yī)院的檔案資料，對(duì)于不同資料采用不同的存儲(chǔ)方式是至關(guān)重要。

2）對(duì)數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足。我國很多醫(yī)院的檔案管理人員，他們?nèi)狈︶t(yī)院檔案數(shù)字化集中管理的意識(shí)，沒有意識(shí)到檔案數(shù)字化集中管理的重要性，這種認(rèn)知是非常落后的，尤其在信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，高效、科學(xué)的檔案管理情況對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展有重要的影響。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅需要更多的人力成本和物力成本，增加醫(yī)院的運(yùn)營成本，而且不利于醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理改革工作的開展，阻礙我國醫(yī)院的未來發(fā)展。

3）互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化安全問題。任何事物都具有兩面性，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也不例外。如果能有效利用，那么這些技術(shù)可以讓醫(yī)院的辦公更加方便快捷，進(jìn)而進(jìn)一步提升工作效率，然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身存在一定的安全漏洞，其中以網(wǎng)絡(luò)安全的問題最為突出，可能會(huì)遭到黑客攻擊、病毒入侵，導(dǎo)致電腦資料被竊取，造成資料泄漏的后果。因此，醫(yī)院在進(jìn)行檔案數(shù)字化集中管理時(shí)，需要重點(diǎn)考慮網(wǎng)絡(luò)安全的問題，引入相關(guān)的安全防范技術(shù)，以保障信息資料的安全。

3 優(yōu)化醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理制度和策略

1）建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的基石，因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的前期，需要做好引進(jìn)數(shù)字化管理平臺(tái)的準(zhǔn)備工作，也就是醫(yī)院要做好財(cái)政預(yù)算，添置計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存盤等硬件和相關(guān)的管理軟件，進(jìn)而建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，方便檔案管理人員及時(shí)、準(zhǔn)確的把相關(guān)檔案資料進(jìn)行歸檔處理，從而保障檔案資料管理的真實(shí)性和安全性。完成管理平臺(tái)的搭建、正式投入使用之后，還需要進(jìn)行系列的常規(guī)工作，比如，醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)該定期維護(hù)管理系統(tǒng)，升級(jí)網(wǎng)絡(luò)安全軟件，不斷完善、更新系統(tǒng)軟件，從而確保醫(yī)院檔案數(shù)字化管理平臺(tái)能發(fā)揮作用，提升檔案管理工作效率[2]。

2）完善數(shù)字化檔案管理相關(guān)設(shè)備。過去的設(shè)備工具無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理，需要通過完善各種設(shè)備來儲(chǔ)存數(shù)字檔案信息，而且還能將過去的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，以數(shù)字化的形式來進(jìn)行儲(chǔ)存，從而建立一個(gè)龐大的數(shù)字化的醫(yī)院檔案資料庫，提高檔案資料利用率，達(dá)到提高工作效率的目的。對(duì)于檔案數(shù)字化集中管理所需的硬件設(shè)備，不同的崗位應(yīng)該采購的符合崗位需求的硬件設(shè)備，比如電腦、復(fù)合機(jī)、碎紙機(jī)等檔案管理人員常用的硬件設(shè)備，應(yīng)優(yōu)先考慮配置和性能，而服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等，應(yīng)優(yōu)先考慮穩(wěn)定性強(qiáng)、安全性高的產(chǎn)品，對(duì)于有移動(dòng)硬盤、U盤等外置設(shè)備，應(yīng)以便捷為主。相關(guān)設(shè)備投入使用之后，還要重視日常的維護(hù)和管理，通過正常維護(hù)和合理管理，才能保證設(shè)備的完整性和先進(jìn)性，進(jìn)而保障檔案數(shù)字化管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)順利開展和不斷地提升檔案數(shù)字化管理的成效[3]。

3）加強(qiáng)檔案人員信息化管理意識(shí)。前言所述，在大部分醫(yī)院，自上而下，無論是管理層，還是前線醫(yī)生，都不夠重視數(shù)字化集中管理醫(yī)院檔案，給我國醫(yī)院順利開展檔案數(shù)字化集中管理工作帶來不良影響，因此，應(yīng)該加強(qiáng)宣傳檔案數(shù)字化集中管理的力度，提升管理人員數(shù)字化集中管理檔案資料的意識(shí)。同時(shí)，還需要派相關(guān)人去外出參觀學(xué)習(xí)，向檔案數(shù)字化集中管理較成熟、完善的同行學(xué)習(xí)，汲取成功經(jīng)驗(yàn)，之后再充分結(jié)合自身的建設(shè)能力和需求，進(jìn)行檔案數(shù)字化集中管理的總體籌劃，然后按照籌劃，有規(guī)劃地進(jìn)行醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理建設(shè)工作。只有當(dāng)意識(shí)轉(zhuǎn)變了，才能從根本上做好醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理工作，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的醫(yī)療改革發(fā)展。

4）提升醫(yī)院檔案人員的綜合素養(yǎng)。一直以來，檔案資料管理都不被重視，而且工作較為瑣碎和簡單，所以大都是安排快退休人員或者是缺乏專業(yè)技能的人員從事這個(gè)工作。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理成為必然選擇，通過數(shù)字化管理平臺(tái)管理醫(yī)院檔案資料，那么對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性要求就相應(yīng)提高了，跟不上時(shí)代的、缺乏電腦技術(shù)的人員就不再適應(yīng)這個(gè)崗位了，因此，要做好檔案數(shù)字化集中管理工作，就必須提升醫(yī)院檔案人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。這支人才隊(duì)伍既要具備網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，又要具備檔案管理能力，醫(yī)院的相關(guān)部門可以根據(jù)這兩點(diǎn)要求，有針對(duì)性的引入相關(guān)人才，確保他們能夠符合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理的要求，能夠勝任相關(guān)職位，體現(xiàn)自身的價(jià)值，從而提高醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理隊(duì)伍的整體水平，保障管理管理工作有序、高效地開展。同時(shí)，醫(yī)院還需要定期進(jìn)行檔案數(shù)字化集中管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，并進(jìn)行考核，考核通過才能繼續(xù)擔(dān)任相關(guān)職位[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，我國醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理是必然趨勢，但當(dāng)前大部分醫(yī)院距離實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理仍有一定的距離，需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層改變意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的重要性，也需要檔案管理人員全力配合，通過豐富專業(yè)知識(shí)，比如檔案管理知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等，和提升專業(yè)技能，比如檔案管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，保障醫(yī)院檔案數(shù)字化集中管理工作的順利開展，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料數(shù)字化，構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院。