尹亞茹 時洪朋

（利津縣中心醫(yī)院，山東 東營 257400）

縱觀我國行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀可知，信息技術(shù)現(xiàn)今已成為行業(yè)優(yōu)化升級的重要推手之一，該類技術(shù)適用范圍極廣，應(yīng)用價值極高，所以醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理時也應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字化信息技術(shù)，以實現(xiàn)人事檔案管理質(zhì)量的飛躍式突破，進(jìn)而提升醫(yī)院總體運行水平。為提升數(shù)字化信息的應(yīng)用效果，醫(yī)院首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身在人事檔案管理中所存在的問題，即傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足當(dāng)下時代發(fā)展需求的問題，其次提出相應(yīng)的解決措施，完成人事檔案管理模式革新?lián)Q代的任務(wù)，實現(xiàn)醫(yī)院整體管理水平的優(yōu)化[1]。

1 醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識欠缺

目前我國仍有諸多醫(yī)院延續(xù)著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，并未實現(xiàn)數(shù)字化信息人事檔案管理升級，其原因在于檔案管理屬于后勤工作的一種，無法為醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，所以醫(yī)院管理層及檔案管理人員在檔案管理方面缺乏對時代潮流的敏感性，其創(chuàng)新意識較為薄弱，重視力度有所欠缺，導(dǎo)致該部分醫(yī)院的人事檔案管理處于停滯不前的狀態(tài)之中，在一定程度上阻礙了醫(yī)院管理水平的優(yōu)化，對于醫(yī)院長效發(fā)展較為不利。

1.2 檔案精準(zhǔn)度及適用性不足

長期以來我國醫(yī)院在人事檔案管理中一直采取人力管理模式，檔案管理工作主要由人工完成，因此檔案管理的精準(zhǔn)性及效率受到人力的制約，在該種管理模式下醫(yī)院的人事檔案管理水平無法得到進(jìn)一步提升，在一定程度上制約了醫(yī)院的發(fā)展[2]。

人事檔案中記錄著醫(yī)院所有工作人員的學(xué)習(xí)、就業(yè)等多種信息，所以檔案處于永不停歇的變化之中，而信息量的日積月累會導(dǎo)致檔案內(nèi)容日益繁重，工作人員耗費在檔案管理上的時間及精力也會相應(yīng)的增多，但其歸檔精確性卻不能隨之提升，反而具有層層下降的風(fēng)險，一旦檔案中出現(xiàn)疏漏，檔案管理人員就需要重新整理大量檔案信息，極大地影響了檔案的適用率及精確性。此外，紙質(zhì)檔案存在著一定的損毀風(fēng)險，檔案既有可能受到火災(zāi)或水浸的影響而銷毀，也有可能在長期的翻閱查看中逐漸磨損，對于非數(shù)字化檔案來說該類損害具有不可挽回性，不利于醫(yī)院人事檔案資料的長期保存。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

未實現(xiàn)數(shù)字信息化人事檔案管理的醫(yī)院通常存在著前言所述的重視程度欠缺等問題，檔案管理人員對于自身工作的重視性不足，醫(yī)院也對檔案管理疏于把控，不對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)與嚴(yán)格考核，導(dǎo)致工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不能達(dá)到新時代的要求，其工作效率與工作質(zhì)量總體來說差強(qiáng)人意。專業(yè)素養(yǎng)的缺失體現(xiàn)在諸多方面，如部分醫(yī)院在檔案管理方面未按照分門別類的方式進(jìn)行歸檔，以至于每次查詢檔案的時候都需要耗費工作人員大量的時間，不利于提升醫(yī)院的總體協(xié)作效率[3]。

2 數(shù)字化信息檔案管理的價值

數(shù)字化信息人事檔案管理模式對于醫(yī)院的積極作用體現(xiàn)在以下三個方面：首先，人事檔案管理是醫(yī)院長久發(fā)展中不可或缺的一環(huán)，提升對人事檔案管理工作的重視程度是醫(yī)院重視自身發(fā)展的證明之一，有利于帶動醫(yī)院工作人員以自身的工作為榮，起到上行下效的作用，最終全面、徹底的推動醫(yī)院優(yōu)化升級，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平可以滿足新時代的要求；其次，數(shù)字化檔案的保存時間更長，精確性更高，醫(yī)院不僅可以長久的儲存院內(nèi)人員信息，亦可使用先進(jìn)的人事管理軟件分析各位工作人員的薪資漲幅或人事調(diào)動情況，從而優(yōu)化管理層面對員工信息的把握程度；最后，數(shù)字化信息具有管理便捷等優(yōu)勢，檔案管理人員可以通過更加高效簡易的方式上傳人事數(shù)據(jù)，并在電腦上將其分類、歸檔，如此一來當(dāng)人事管理信息有使用需要的時候便可以直接在電腦上進(jìn)行精確查詢，改善了紙質(zhì)檔案需要人工查詢、搬運和專門儲存的弊端，有利于優(yōu)化檔案的使用效率及管理效率[4]。

3 實現(xiàn)數(shù)字化信息檔案管理的方式

3.1 加大技術(shù)支持，增強(qiáng)安全意識

部分醫(yī)院由于未進(jìn)行數(shù)字化信息管理升級，所以人事檔案管理室的設(shè)施較為陳舊。為進(jìn)行檔案管理改革，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理室的資金扶持力度，為其提供良好的硬件設(shè)施，如錄入人事管理信息的掃描儀及進(jìn)行人事管理的電子計算機(jī)等，同時還要為檔案管理人員配備速印機(jī)，幫助其進(jìn)行數(shù)字化信息檔案管理工作，提升工作效率。

除硬件設(shè)施外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員配置相應(yīng)的軟件設(shè)施，包含檔案管理軟件、殺毒軟件、防火墻等。信息化數(shù)據(jù)盡管避免了遭受物理傷害的風(fēng)險，但仍存在著被網(wǎng)絡(luò)不法分子竊取的可能性，在對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行數(shù)字化信息管理時必須提升員工的風(fēng)險管理意識，增強(qiáng)其抵御黑客侵襲的能力，因此殺毒軟件是檔案管理機(jī)器上必須存在的軟件之一[5]。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)舉辦網(wǎng)絡(luò)安全教育座談會，令檔案管理者意識到數(shù)字化信息管理的核心之一即為保護(hù)數(shù)據(jù)的安全，同時令其他醫(yī)院工作者認(rèn)識到信息安全的重要性，使其自覺的配合檔案管理人員工作，提升各部門間的協(xié)同防盜意識。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)設(shè)立等級權(quán)限，采用指紋錄入或人臉識別等方式管理人事檔案，只有符合特定級別的管理者才可對檔案進(jìn)行查閱，從而全方位的保護(hù)人事信息安全。

3.2 提升員工素養(yǎng)

數(shù)字化信息檔案管理對檔案管理人員提出了更高的專業(yè)素養(yǎng)要求，醫(yī)院在錄用檔案管理人員時應(yīng)當(dāng)優(yōu)先錄用具備網(wǎng)絡(luò)人事檔案管理經(jīng)驗的應(yīng)聘者，減少在培訓(xùn)新人上投入的時間及精力。與此同時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)主動對檔案管理老員工進(jìn)行定期在崗培訓(xùn)，全面優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)技能，增強(qiáng)其政治敏感性[6]，為改善醫(yī)院人事檔案管理水準(zhǔn)打下堅實的人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行數(shù)字化信息變革既是新時代所提出的要求，也是優(yōu)化醫(yī)院總體管理水平的必然措施。我國目前仍有大量醫(yī)院尚未進(jìn)行數(shù)字化檔案管理改革，為改變該種現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變固有觀念，認(rèn)識到數(shù)字化信息管理的必要性及積極性，從而主動加大在人事檔案管理方面的資金投入及人力投入，進(jìn)而滿足符合新時代要求的人事檔案管理目標(biāo)，使醫(yī)院獲得更為良好的長遠(yuǎn)發(fā)展。