郭丹丹

（泉州市第三醫(yī)院，福建 泉州 362000）

1 干部人事檔案信息化建設(shè)的概述

隨著社會(huì)快速發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息化背景下干部人事檔案管理要求，干部人事檔案急需尋找全新的檔案管理模式，干部人事檔案信息化建設(shè)孕育而生。干部人事檔案信息化建設(shè)是以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案數(shù)據(jù)的采集、監(jiān)控、共享、分析，最大程度提升干部人事檔案管理質(zhì)量，減小干部人事檔案工作量，提高干部人事檔案的管理效率。一般而言，加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)具有以下幾方面意義。

第一，提高從業(yè)人員的檔案管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案從收集、整理、鑒別到最后的歸檔入庫是很繁瑣的一個(gè)過程，在這管理過程中不可避免地產(chǎn)生大量瑣碎甚至重復(fù)多余的紙質(zhì)材料。干部人事檔案的信息化建設(shè)則通過全新信息技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案文件管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案數(shù)據(jù)管理模式，大大提高了從業(yè)人員的辦公效率，更進(jìn)一步提高了干部人事檔案的管理質(zhì)量。

第二，提高檔案資源的利用率，保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。干部人事檔案包含一個(gè)干部在學(xué)校教育、工作情況、政治面貌等方方面面的大量寶貴數(shù)據(jù)，是醫(yī)院考核考察、任免選拔干部最直觀的參考依據(jù)。傳統(tǒng)的查檔方式不僅耗時(shí)、繁瑣，翻閱紙質(zhì)材料導(dǎo)致的磨損也是顯而易見的。而干部人事檔案信息化管理則借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將人事數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資源，這樣再查閱檔案不僅節(jié)約了大量的時(shí)間也則大大提升了干部人事檔案的利用效率，對紙質(zhì)檔案材料的保護(hù)也是有益的。

2 干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）紙質(zhì)檔案電子化不足。目前，醫(yī)院干部人事檔案主要是以紙質(zhì)方式保存，檔案管理工作仍是以人工方式為主。雖然醫(yī)院信息化建設(shè)得到了高速的發(fā)展，但由于領(lǐng)導(dǎo)層普遍缺乏轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式的意識，沒有認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性和必要性，導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程相對緩慢，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子化建設(shè)程度不足。

2）檔案完整性、真實(shí)性難以保證。人事檔案信息化建設(shè)必須以真實(shí)、全面的檔案材料作為基礎(chǔ)。然而一些紙質(zhì)檔案由于從業(yè)人員管理不嚴(yán)或利益驅(qū)使卻存在人為的篡改、偽造痕跡和缺漏現(xiàn)象，這類檔案顯然需要在信息化建設(shè)之前就要做好鑒別真?zhèn)?、查缺補(bǔ)漏的工作。另一方面，由于信息系統(tǒng)只能機(jī)械地保存數(shù)據(jù)，無法主動(dòng)識別數(shù)據(jù)真?zhèn)?，因此也無法保證干部人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)有效。

3）檔案數(shù)據(jù)共享困難。雖然現(xiàn)階段我國正大力推進(jìn)干部人事檔案信息化，但受傳統(tǒng)重藏輕用和機(jī)密至上的檔案觀念影響，干部人事檔案開放程度和共享范圍都非常有限，更缺乏在線查閱功能，查閱干部人事檔案需要填寫申請表單，需要由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可實(shí)現(xiàn)[1]。繁瑣的查閱流程導(dǎo)致干部人事檔案利用率并不高，各單位自成一體、互不聯(lián)動(dòng)的信息化管理平臺又導(dǎo)致了信息孤島現(xiàn)象，進(jìn)一步加劇了干部人事檔案數(shù)據(jù)共享困難的問題。

3 干部人事檔案信息化建設(shè)存在問題的原因

1）檔案管理信息化平臺不健全。在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，完善的信息化管理平臺至關(guān)重要。在醫(yī)院現(xiàn)行的信息化管理平臺中，檔案信息化管理要么游離于信息化建設(shè)之外，要么僅僅是信息化平臺的一個(gè)附加功能。沒有專業(yè)的硬件設(shè)備和強(qiáng)大的平臺系統(tǒng)軟件作為依托，干部人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量也無從談起。

2）檔案管理人員缺乏人事檔案信息化理念。當(dāng)前部分檔案管理人員思維固化，困囿于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，缺乏信息化理念，難以適應(yīng)信息化浪潮，導(dǎo)致干部人事檔案信息化建設(shè)滯后。同時(shí)，由于缺乏具體權(quán)威、可參考可操作的電子檔案信息化管理規(guī)范，醫(yī)院也難以制定統(tǒng)一規(guī)范的干部人事檔案信息系統(tǒng)操作手冊，信息化建設(shè)質(zhì)量自然也不甚理想。

3）復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)滯后。在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，復(fù)合性的人才必不可少。但事實(shí)上，一些干部檔案管理人員只了解檔案管理知識，卻缺乏相關(guān)信息化管理的理論儲備和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。意識不到該問題的管理層自然“并不注重對復(fù)合型檔案館人才的培養(yǎng)，致使檔案館人才青黃不接，無法勝任信息化背景干部人事檔案管理工作”[2]。

4 干部人事檔案信息化建設(shè)的對策

1）完善干部人事管理機(jī)制。為提升信息化背景下醫(yī)院干部人事檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院需要完善干部人事檔案信息化工作體制，通過高效的工作體制提升信息化背景下醫(yī)院干部人事檔案管理質(zhì)量。為此，醫(yī)院需要系統(tǒng)梳理現(xiàn)有的各項(xiàng)檔案管理內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)不符合信息化背景下干部人事檔案管理的規(guī)定應(yīng)及時(shí)刪除，同時(shí)還需要針對信息化背景下干部人事檔案新增內(nèi)容設(shè)置專業(yè)條款，以彌補(bǔ)信息化背景下檔案管理體制機(jī)制中出現(xiàn)的空白，以提升信息化背景下檔案管理工作的時(shí)效性。與此同時(shí)，醫(yī)院還可以出臺內(nèi)部規(guī)章制度，通過規(guī)章制度規(guī)范各項(xiàng)干部人事檔案管理行為，以確保干部人事檔案管理工作有章可循、有法可依，最終提升醫(yī)院干部人事檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。

2）做好信息化建設(shè)物質(zhì)基礎(chǔ)。首先醫(yī)院需要加強(qiáng)資金投入，充足的資金是確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)的前提。為此，醫(yī)院需要設(shè)置專業(yè)的干部人事檔案管理資金，確保該筆資金可以專款專用。為確保資金充足避免過多占用醫(yī)院預(yù)算，醫(yī)院還可以面向社會(huì)各界開展公開募捐，以此確保醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)有充足的資金儲備。資金到位后，醫(yī)院即可在預(yù)算范圍內(nèi)建立符合防火、防潮、防塵、防盜、防鼠、防蟲等安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，同時(shí)購置性能強(qiáng)大且專業(yè)的電子設(shè)備，配合高效專業(yè)的干部人事管理信息平臺，為接下來的干部人事信息化建設(shè)打下夯實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。需要注意的是，從成本以及運(yùn)行結(jié)果上看，都不建議醫(yī)院本身自行開發(fā)相關(guān)的檔案信息化管理軟件。在這個(gè)問題上，醫(yī)院可探索引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)，憑借第三方機(jī)構(gòu)的技術(shù)以彌補(bǔ)醫(yī)院信息化背景下干部人事檔案管理工作的技術(shù)缺陷。

3）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。即使在信息化時(shí)代，人依然是第一生產(chǎn)力和執(zhí)行者。提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平首先醫(yī)院管理層要重視干部人事檔案管理，要引進(jìn)專業(yè)的、具備相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人才，為檔案管理儲備好信息化人才。其次要加強(qiáng)現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在積極參與檔案主管部門組織的干部人事檔案信息化管理培訓(xùn)的同時(shí)，主動(dòng)與其他醫(yī)院交流學(xué)習(xí)，交換檔案管理實(shí)操和心得，不斷完善、提高干部人事檔案信息化管理水平和質(zhì)量。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院本身職工數(shù)量就不少，每年產(chǎn)生的干部人事檔案數(shù)量更是龐大，依靠傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作方式顯然已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。

只有高質(zhì)量的信息化建設(shè)才能真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的優(yōu)質(zhì)管理和高效利用。