岳秀山

（北京八九數(shù)碼科技有限公司泰安分公司，山東 泰安 271000）

當(dāng)前的城市檔案管理以及企業(yè)檔案管理工作中已經(jīng)融入了大量的信息技術(shù)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的充分應(yīng)用能夠提高檔案管理工作的效率，滿足人們的日常服務(wù)需求。但是就目前的檔案管理發(fā)展情況來看，很多經(jīng)營者并不重視檔案信息化管理的發(fā)展，自身的信息技術(shù)人才數(shù)量較少，難以滿足企業(yè)與單位信息化建設(shè)的需求，再加上當(dāng)前檔案信息化管理系統(tǒng)存在一定的技術(shù)缺陷與安全隱患，如果不能夠加強(qiáng)技術(shù)研究與系統(tǒng)功能完善，就很難落實(shí)檔案信息化管理工作。對(duì)此，企業(yè)經(jīng)營者與管理者應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，增加信息建設(shè)的經(jīng)費(fèi)，吸引更多高端信息技術(shù)人才參與到檔案管理工作中去，完善檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)與單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 企業(yè)概況

北京八九科技有限公司是一家專業(yè)從事檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、電子政務(wù)資料建設(shè)、檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的新興技術(shù)型高新技術(shù)企業(yè)，公司具有雙軟及30余項(xiàng)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，連續(xù)六年承建國家級(jí)科研項(xiàng)目，連續(xù)五年獲得國家級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)。公司位于北京市中關(guān)村高科技園區(qū)，有一支主要由年輕博士、碩士組成的研究開發(fā)隊(duì)伍。該公司獨(dú)立研發(fā)的“數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”，涉及了10多項(xiàng)最前沿的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)公司開發(fā)的“數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”目前已在全國被多家用戶所采用，并且公司的系統(tǒng)已經(jīng)在全國處于領(lǐng)先地位，并被國家檔案局推舉在第一位上。公司連續(xù)8年在國家檔案局中承建了科技項(xiàng)目，并且還連續(xù)四年在國家項(xiàng)目中獲得了科技進(jìn)步獎(jiǎng)，這也讓我公司帶動(dòng)了檔案行業(yè)的一個(gè)新的時(shí)代。

2 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的意義

1）提升檔案管理效率。檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件，擴(kuò)大了檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，單位的檔案數(shù)字化能夠加強(qiáng)檢索和借閱的功能，有利于提高檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化水平。其次，檔案數(shù)字化可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在不同部門之間的共享，為單位日常運(yùn)營工作提供便利。再者，檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管。在數(shù)字信息時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)大量繁雜的檔案信息進(jìn)行管理，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的分析以及管理功能。這樣的技術(shù)不僅能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升，同時(shí)還能夠提高資源保存的質(zhì)量，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。

2）提升單位工作效率。隨著時(shí)代與社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理單位以及各企業(yè)都面臨著極大的市場競爭壓力，對(duì)此，經(jīng)營者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，提升自身的服務(wù)水平與管理水平，這樣才能提升企業(yè)的核心競爭力，促進(jìn)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。人們對(duì)城市檔案服務(wù)的要求逐漸提高，為了滿足社會(huì)大眾對(duì)檔案的需求，單位應(yīng)該提升自己的管理水平，利用信息技術(shù)推動(dòng)改革發(fā)展。檔案信息化管理就是單位現(xiàn)代化改革發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容，通過對(duì)檔案管理工作的信息化改革就能夠提高單位整體的管理效率，進(jìn)而提升檔案服務(wù)的水平，滿足人們的檔案查詢以及內(nèi)容開發(fā)需求。企業(yè)檔案與城市檔案資源具有豐富的價(jià)值，通過對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化，管理人員能夠充分挖掘檔案的價(jià)值，為企業(yè)或者城市的發(fā)展決策提供依據(jù)，并對(duì)企業(yè)未來的經(jīng)營發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，提高發(fā)展戰(zhàn)略決策的科學(xué)性。

3 新時(shí)期檔案管理工作存在的問題

與一般的企業(yè)不同，城市檔案管理機(jī)構(gòu)的管理內(nèi)容與服務(wù)項(xiàng)目較多，在日常經(jīng)營的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，因此檔案管理工作的內(nèi)容比較復(fù)雜，增加了檔案管理工作的難度。首先，單位的檔案資料種類與數(shù)量都非常多，其中不僅包括部門工作相關(guān)的經(jīng)營信息、財(cái)務(wù)管理信息等，還包括了單位的行政管理信息，比如人事檔案、辦公用品采購方案、科研方案、政策相關(guān)檔案等。如此巨量的檔案資料當(dāng)前都是以紙質(zhì)、電子以及圖片等形式存儲(chǔ)，由于不同的檔案資料對(duì)于存儲(chǔ)使用的要求不同，因此管理人員還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行分類管理，為其設(shè)置不同的權(quán)限，這樣更是增加了檔案管理工作的復(fù)雜性與困難性。部分經(jīng)營者與管理者并沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位管理發(fā)展的重要性，因此在進(jìn)行人員管理與安排時(shí)存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，導(dǎo)致檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不高，管理水平較低下，進(jìn)而影響檔案管理工作的開展[1]。

4 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理策略

1）完善管理體系。要想提高單位檔案管理工作的效果，單位就應(yīng)該完善檔案管理體系。首先，單位檔案管理部門應(yīng)該立足于自身發(fā)展的實(shí)際情況，重視單位檔案資料的價(jià)值，利用信息技術(shù)對(duì)復(fù)雜的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，使檔案資源能夠發(fā)揮最大的價(jià)值。另外，單位還應(yīng)該落實(shí)檔案資源的共享，通過優(yōu)化系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)資源共享，使得單位不同功能部門在有需求的時(shí)候都能夠合理調(diào)用單位的檔案資源。最后，單位還應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的檔案資料進(jìn)行綜合分析，并將不同類型的檔案進(jìn)行歸類分析，開展分類研究，探討更有效的工作服務(wù)方案，提高工作服務(wù)的質(zhì)量[2]。

2）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。在進(jìn)行檔案管理改革創(chuàng)新的過程中，管理人員還應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，使用現(xiàn)代化管理的方法，并提供人性化管理服務(wù)，在管理的過程中體現(xiàn)出信息技術(shù)的便利性與開放性特征，不斷創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。通過上文的分析得知傳統(tǒng)的檔案管理模式更加依賴人工的參與，不僅會(huì)增加技術(shù)人員的工作壓力，同時(shí)還可能出現(xiàn)信息滯后的現(xiàn)象，給檔案的查詢與更新帶來極大的不便。但是在信息技術(shù)的支持下，工作人員可充分利用信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)終端的信息查詢功能。通過賬號(hào)權(quán)限管理的方式進(jìn)行檔案管理，讓不同權(quán)限的用戶能夠隨時(shí)查詢檔案資料與信息，同時(shí)還能夠有效保護(hù)他人的信息，提升服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化。

3）完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在新時(shí)期中，信息技術(shù)的發(fā)展只是其中一種新技術(shù)的代表，另一種技術(shù)則為大數(shù)據(jù)技術(shù)，信息技術(shù)的普及使得信息生產(chǎn)的門檻降低，進(jìn)而出現(xiàn)了爆炸性的大數(shù)據(jù)信息。海量的大數(shù)據(jù)信息將會(huì)增加檔案管理工作的難度，要想在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下發(fā)掘檔案信息的價(jià)值并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的優(yōu)化管理，工作人員就應(yīng)該不斷完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫。工作人員可以利用該數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存與分析，同時(shí)還能夠利用其應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)層面的對(duì)接功能，有效提升檔案管理工作的效率[3]。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著新時(shí)期信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸趨向于數(shù)字化發(fā)展方向。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，積極引進(jìn)新的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)，提升檔案資源的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的開展。