楊 燕

（山東明圖信息科技有限公司，山東 泰安 271000）

作為信息、通信技術發(fā)展的融合產物，信息通信技術（ICT）當前被廣泛應用于各領域行業(yè)中，其中現代檔案事業(yè)正因對信息通信技術的有效應用，實現對檔案管理的數字化、自動化轉變，通過檔案資源的有效整合、管理等，促進其檔案管理發(fā)揮出更大的作用與價值。在傳統(tǒng)檔案管理轉變?yōu)閿底只瘷n案管理過程中，信息通信技術起到連接與樞紐的作用，也是推動我國檔案管理數字化發(fā)展的關鍵所在。正因此，探討ICT在數字化檔案管理中的應用，對于提高數字化檔案管理成效有著不可忽視的作用。

1 信息通信技術應用現狀分析

1）應用優(yōu)點分析?，F階段數字化檔案管理事業(yè)得益于ICT的應用而實現效率提升，并為檔案管理方式的優(yōu)化、創(chuàng)新提供幫助，確保其檔案管理的開展?jié)M足用戶需求[1]。縱觀現階段數字化檔案管理中ICT的應用，不僅成為用戶溝通互動的載體，亦是現階段數字化檔案管理期間數據資源共享的基礎所在。通過對ICT的加強應用，能夠進一步實現對檔案管理壓力的降低，并促進其檔案管理成效、質量的顯著提升。另外，得益于ICT的有效應用，促使數字化檔案管理朝著標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展，大大降低檔案管理過程中出現人為失誤等問題的發(fā)生概率。

2）應用劣勢分析。盡管檔案管理在應用ICT后其管理效率、質量得到顯著提升[2]。但是同樣提高了檔案管理對計算機軟硬件的依賴度，倘若管理期間出現計算機系統(tǒng)故障、病毒入侵、硬件損壞等問題，均會對檔案管理效果產生不同程度影響，甚至會增大出現檔案資源丟失、損毀的可能。與此同時，ICT技術的應用同樣對管理人員素質能力提出更高要求。倘若管理人員未全面掌握關于ICT的技術理念、操作方法等，勢必會影響到檔案管理效率，無法通過數字化檔案管理的建設來推動機構組織的長久發(fā)展[3]。

2 數字化檔案管理中信息通信技術的應用

1）信息技術的創(chuàng)建、存儲、檢索。數字化檔案管理背景下其信息資源轉變?yōu)殡娮有问?，且檔案文件會以前端、中端、末端三種形式進行體現，其中前端是指檔案文件資源的形成，中端是指對檔案資源的鑒定、編目、處理以及整理等，末端則是指對檔案資源的長久存儲或銷毀。而在所有檔案資源中，無論是寫作修訂形式的檔案，還是圖案表格繪制形式檔案，均需以計算機為運行載體[4]。而以計算機為基礎，可借助對ICT的應用來構建契合管理需求的電子數據庫、遠程檢索平臺、電子郵件編發(fā)、移動通信平臺系統(tǒng)等，實現對檔案管理效率、質量的顯著優(yōu)化。同時，因不同機構組織對于檔案管理需求的不同，所以在檔案數據存儲與系統(tǒng)構建等方面存在較大差異，基于ICT的數字化集成系統(tǒng)能夠做到更為高效、全面的檔案資源共享與傳遞，進而消除以往部門之間存在的“信息孤島”現象。同時，基于ICT構建的檔案管理系統(tǒng)，囊括多個文檔組織路線，并且可以為不同部門、崗位人員進行差異化查詢、使用功能的提供。此管理模式的應用可以在降低組織機構對檔案管理成本、人力投入成本的同時，實現對檔案管理效率的提升。當然，數字化檔案管理的開展意味著數據量會呈現出海量化增長的態(tài)勢，但是相較于傳統(tǒng)人工管理模式的應用，在工作量方面仍有大幅度的縮減。

2）信息通信推送技術。人們在信息技術的普及下有效轉變其溝通交流形式，并為檔案信息服務提供轉型、創(chuàng)新的契機[5]?？v觀現階段數字化檔案管理的開展，其中信息通信推送技術的應用取得一定成效，如OA系統(tǒng)、平臺信息咨詢、電子郵箱信息傳遞對接、電子政務與公文流轉、文件下載、用戶對話等功能。網絡信息溝通工具的應用，能夠在為用戶提供更為開放交流空間的同時，實現對相關功能的集成化。但是縱觀現階段信息通信技術的應用，其溝通交流服務仍以信息咨詢反饋等被動服務方式為主，再加上平臺體系的更新周期相對較長，所以部分組織機構仍未重視對信息推送服務的增設。為此，需要重視對信息通信技術應用加以整合，以此為用戶提供高效、不受時空限制、快捷的檔案管理服務?？v觀現階段數字化檔案管理中信息通信技術的應用，仍尚存技術應用未深入、研發(fā)滯后以及兼容性差等問題，未來需加大在檔案管理終端中信息通信技術的開發(fā)與研究，并通過對新技術的持續(xù)研發(fā)來實現對數字化檔案管理的創(chuàng)新。

3）電子信息轉化。數字化檔案管理開展涉及對檔案資源的全面收集與利用，而分析現階段檔案管理過程中對于檔案資源的利用，具體體現為兩種形式，第一種主要是為了實現對檔案資源利用率的提升，將以往傳統(tǒng)紙質檔案資源進行信息化加工，通過信息化的收集、處理來實現其加工效果的提升。另一種則是在數字化管理期間直接進行信息化檔案資源的存儲與利用[6]。而得益于信息通信技術的應用，促使其檔案管理實現信息檢索、信息反饋等功能，并以信息技術標準為依據進行檔案管理的網絡化、數字化創(chuàng)新。

4）信息通信技術提升服務質量。數字化檔案的數據共享需要以信息通信技術的應用為基礎，在實際管理過程中，檔案數據信息得益于網絡服務平臺的應用可實現實時更新，并為信息服務的優(yōu)化提供幫助。同時，借助信息通信技術可實現對用戶檔案需求的及時掌握，在此基礎上進行的檔案管理的針對性反饋。首先，數字化檔案管理相關功能的實現離不來對信息通信技術的應用，用戶在操控檔案管理平臺時，可通過互聯網實現對所需檔案資源的及時獲取，確保其檔案服務效率得以提升。其次，基于我國信息公開化的發(fā)展環(huán)境，可通過對用戶需求的掌握來實現對檔案管理的個性化發(fā)展，通過為用戶提供個性化的管理服務，實現對數字化檔案管理服務質量的提升。第三，基于對信息通信技術應用及可能性網頁聚合、推廣站點等功能的增設，能夠實現對數字化檔案信息的全面利用，為企業(yè)、組織檔案共享創(chuàng)建平臺。最后，在充分融合信息通信技術的前提下，融合對OA、電子郵箱等平臺的應用實現對電子檔案劉轉型效率的提升，并為用戶下載相關檔案信息提供智能化服務。

3 結束語

綜上所述，數字化檔案管理之所以能夠取得較為顯著的成效，離不開對信息通信技術的有效應用。但是受限于發(fā)展時間尚短、資金局限等因素的影響，使得現階段檔案管理中信息通信技術的應用有待提升。對此，需繼續(xù)加大對信息通信技術的開發(fā)、使用力度，進而為我國數字化檔案管理的發(fā)展提供動力，并促進信息通信技術作用及其功能的最大程度發(fā)揮。