翟靜梅

（國網(wǎng)中興有限公司，北京 100761）

在企業(yè)不斷向前發(fā)展的過程當中，各類信息技術的引入給企業(yè)的發(fā)展提供了強大的支撐。然而由于種種因素的影響，當前在檔案管理工作實際進行的過程當中，部分單位依然采用傳統(tǒng)的管理方式，不僅極大地加大了工作人員的工作量，而且管理效率很難得到有效保障。因此企業(yè)要想跟上時代的發(fā)展步伐，就必須在日常工作中進一步加大對檔案管理信息化工作的重視力度，采取有效措施，全面提高檔案管理工作效率。

1 檔案管理信息化建設簡述

檔案管理信息化建設是一個抽象的概念，實際上指的是把傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞降恼麄€過程。通過各類信息技術的有效引入實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，并進一步實現(xiàn)對檔案信息的傳遞、接收、利用等一體化信息的高度分享。也就是說，檔案管理的信息化建設工作實際上指的是利用一系列高新技術，如數(shù)據(jù)壓縮技術、數(shù)據(jù)庫技術等把紙質(zhì)檔案以及一些聲像文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，將其儲存到計算機數(shù)據(jù)庫當中，從而達到檔案信息數(shù)據(jù)化的最終目的。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 檔案管理的信息化制度有待完善

在企業(yè)各項工作進程中，經(jīng)過多年的努力，當前檔案管理工作已然實現(xiàn)了信息化建設。然而由于種種因素的影響，信息化管理相關工作在實際進行過程中采取的制度依然存在一些缺陷有待完善。導致該問題出現(xiàn)的原因有以下幾點：

首先，企業(yè)領導人員對于檔案管理工作的重視力度依然有待進一步提高，有些企業(yè)的檔案利用率甚至可以忽略不計。根本原因是領導人員并未認識到檔案管理工作的正常進行對企業(yè)發(fā)展的重要意義。在這樣的情況下，即使檔案管理工作人員采取積極措施邁向信息化，但很多規(guī)定依然徒有其表，在實際落實過程當中嚴重缺乏執(zhí)行力。

其次，在檔案管理實際工作過程當中缺乏強有力的監(jiān)督制度，各項監(jiān)督措施無法有效落實，使得員工的工作積極性受到嚴重的影響，執(zhí)行力度很難得到有效保障。

2.2 檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

就當前而言，經(jīng)過多年的發(fā)展我國已然實現(xiàn)了全面信息化。然而在檔案管理工作實際過程中，信息化水平依然有待提高。很多檔案管理人員在其工作的過程當中相應的專業(yè)技能無法滿足時代的要求，常常因工作人員的操作出現(xiàn)各種問題，使得檔案管理的信息化水平無法得到有效保障。如何有效提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)已然成為當前檔案管理信息化工作落實的關鍵所在。

3 檔案管理信息化建設的措施

3.1 加強對企業(yè)檔案建設相關人員的培訓力度

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷向前發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部的電子辦公產(chǎn)品變得越來越多，各種檔案的種類以及數(shù)量在持續(xù)增加。這種情況下，對檔案管理過程中相應的分類、編號等一系列內(nèi)容有了更高的要求。同時隨著企業(yè)信息化程度越來越高，對外交流變得更加活躍，傳統(tǒng)的檔案管理模式滯后性變得越來越嚴重，因此加快檔案的信息化進程成為當務之急。要想保障企業(yè)發(fā)展不會落后于時代，必須要對檔案管理信息化工作給予足夠充分的重視。在后續(xù)工作中規(guī)劃出檔案管理信息化的進程以及長遠目標，推動檔案管理工作的全面發(fā)展。

3.2 完善檔案信息化管理制度

首先，無論是何種管理工作，要想使其質(zhì)量得到有效保障，必須要有科學合理的管理制度作為管理工作的基礎，檔案管理信息化建設工作亦是如此。只有結(jié)合檔案管理信息化工作的實際需求，不斷對管理制度進行持續(xù)性優(yōu)化，全面明確不同工作人員在檔案管理信息化工作中所需要承擔的具體工作職責。將其落實到個人身上，只有這樣才能有效保障檔案管理的信息化水平。為此企業(yè)領導人員應當認識到檔案管理信息化對于企事業(yè)單位的發(fā)展所具有的重要意義，并且在日常工作中進一步加大對檔案管理信息化建設工作的重視力度，從而給后續(xù)管理制度的不斷完善打下堅實的基礎。

其次，應就檔案管理信息化工作的實際情況制定更加嚴格的監(jiān)督制度，保障檔案管理信息化的各項制度有效落實，讓其效果充分地發(fā)揮出來，全面提高檔案信息化管理工作質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

對于檔案管理信息化建設工作而言，應當進一步加強對各類管理人員的培訓，及時更新知識技能及業(yè)務技能，從而為檔案管理信息化工作提供強大的人才支撐。同時要加大對檔案工作人員信息技術的培訓，使其能夠有效利用各種技術手段給檔案管理的信息化工作打下堅實的基礎。企業(yè)應當對檔案管理人員的職業(yè)道德進行全面考核，結(jié)合實際需求，制定合理的獎懲制度，提升檔案管理工作人員的工作積極性，推動檔案管理信息化建設工作的順利進行。

3.4 擴大資金來源渠道

要想使檔案管理信息化得到有效保障，需要進一步加大資金的投入力度，為此企業(yè)應當進一步加大預算，并全面擴大資金的來源渠道，有效保障資金供應，同時要引導社會組織加入到檔案信息化建設工作當中，從而為后續(xù)檔案管理的信息化建設打下堅實的技術基礎。

4 結(jié)束語

綜合文章所描述的內(nèi)容，在檔案管理信息化建設工作實際進行過程中，由于種種因素的影響當前依然存在一些缺陷。為此企業(yè)應當進一步完善檔案信息化管理制度，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，有效保障檔案管理信息化建設工作質(zhì)量。