郭莎莎

（邯鄲市人事培訓(xùn)考試中心，河北 邯鄲 056000）

從目前的階段可以看出，國家處于一個信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟的背景之中，國家正在不斷的改善產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系，而這一體系主要是通過計算機所輔助運轉(zhuǎn)而成的。這也讓絕大多數(shù)的人們逐漸意識到了計算機所具備的強大功能。所以，國家的事業(yè)單位要想在這一領(lǐng)域中有更大的提升，就需要不斷的加強信息化管理以及信息化管理。只有這樣，才能夠更好地在這一領(lǐng)域中長久的發(fā)展下去。

1 事業(yè)單位數(shù)字檔案資源建設(shè)的必要性

事業(yè)單位數(shù)字檔案資源的建設(shè)是順應(yīng)信息化發(fā)展，構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字檔案室的發(fā)展需要。檔案資源多樣化、檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，是檔案資源信息化建設(shè)的目標(biāo)與任務(wù)，能夠更好地發(fā)揮檔案的價值。傳統(tǒng)的檔案查閱方式越來越難以滿足檔案利用者對檔案信息的需求。運用信息檢索技術(shù)對龐大的檔案信息進行篩查，提供精準(zhǔn)、高效、便捷的利用，才能夠滿足大數(shù)據(jù)時代檔案利用者對檔案信息的需求。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位的重要信息資源，在工作的各個方面發(fā)揮著日益重要的作用。由于事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴大，歸檔文件數(shù)量不斷增加，檔案利用率與利用量也不斷提高和增長。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問題

1）長時間被傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念約束。新形態(tài)下，我國各個行業(yè)檔案在建設(shè)過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔(dān)負的職責(zé)，了解自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關(guān)聯(lián)性，確保檔案信息化建設(shè)水平在有效提升的同時，也能夠與社會發(fā)展的總體方向保持一致。然而，綜合現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)效果來看，與國外的一些發(fā)達國家相比，我國的檔案信息化建設(shè)還存在較強的滯后性，不能與社會發(fā)展保持同步，存在的問題頗多。此外，在傳統(tǒng)觀念的約束下，檔案信息化建設(shè)也受到了嚴(yán)重制約，無法積極迎合現(xiàn)代化先進技術(shù)發(fā)展步伐，深入提升自動化以及信息化水平，傳統(tǒng)觀念根深蒂固，不能實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。2）信息化建設(shè)的硬軟件設(shè)備滯后性較強。若想全面提升檔案信息化建設(shè)水平，需要有較為先進的硬件以及軟件設(shè)備作為支撐。然而，結(jié)合目前我國很多單位的檔案信息化建設(shè)效果來看，在硬件設(shè)備的應(yīng)用上，存在較強的落后性，軟件信息管理功能缺乏健全性，整體的硬件和軟件系統(tǒng)都處于滯后的狀態(tài)，無法與高速發(fā)展的信息技術(shù)相一致。同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，對于計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的依賴度很強，只有借助網(wǎng)絡(luò)終端上才能讀取信息。因而，在這一背景下，信息安全問題也逐漸凸顯出來，如若發(fā)生網(wǎng)絡(luò)癱瘓以及計算機損壞等問題，檔案存儲和共享都無法實現(xiàn)，從而在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)水平。

3 檔案信息化建設(shè)問題的解決路徑研究

1）轉(zhuǎn)變觀念，深入推進文書檔案信息化建設(shè)工作。只有充分對文書檔案進行信息化處理，做到文書檔案信息化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及事業(yè)單位實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)文書檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端；另一方面，事業(yè)單位要購置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結(jié)合事業(yè)單位人事管理實際，進一步引進專業(yè)化人才，實現(xiàn)文書檔案信息化工作專人負責(zé)的目標(biāo)，提升信息化的質(zhì)量。同時，事業(yè)單位也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部事業(yè)單位進行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進文書檔案信息化建設(shè)的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。2）積極建立檔案信息化網(wǎng)站，加快檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)。對于檔案信息化建設(shè)，首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站，保證具有單位特色，實效性較強，便于提供更加有效的檔案服務(wù)?；趯I(yè)化的網(wǎng)站，能夠為檔案使用提供便利，借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能，在最短時間內(nèi)找到所需檔案信息，突破時空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案信息網(wǎng)站，便捷性與高效性增強，避免人工方式的復(fù)雜流程以及資源浪費。信息網(wǎng)站逐步實現(xiàn)了對傳統(tǒng)手工操作的替代，代表了檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。在信息化網(wǎng)站建設(shè)中，要積極構(gòu)建完善檔案管理體系，加快機構(gòu)建設(shè)，強化檔案管理體系與行政機構(gòu)管理體系的融合，保證整體上與行政機構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性，切實提升檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理水平。另外，鑒于信息化發(fā)展的不斷深入，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)成為重點，強化對檔案原件的保護。數(shù)字化建設(shè)需要先進的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進行及時地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷，對不斷更新的數(shù)據(jù)要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內(nèi)容，促進檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。3）全面提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力。在檔案信息化建設(shè)中，發(fā)揮主導(dǎo)作用的是檔案管理人員，因此，要千方百計加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。檔案信息化管理需要專業(yè)的從業(yè)人員進行相關(guān)的操作和工作，需要不斷地更新管理理念。具體講，要配備專業(yè)化的檔案管理人員，設(shè)置專門的崗位。另外，要重視加強專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是以信息技術(shù)為重點，學(xué)會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網(wǎng)站的需求，發(fā)揮檔案信息內(nèi)容的最大價值和作用。落實檔案管理新方法和相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，積極完善檔案管理人員的知識儲備。除此之外，要注重行業(yè)交流，較強學(xué)習(xí)，善于吸收他人的先進經(jīng)驗和好的方法。增強責(zé)任感，加強自我學(xué)習(xí)，不斷更新知識庫。4）全面提升檔案信息化整理技術(shù)水平。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該強化對現(xiàn)代化先進技術(shù)的利用，加大對硬件以及軟件的更新，不斷優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)。各單位以及部門需要結(jié)合實際需求，為檔案室升級或者配備計算機等設(shè)備。并且隨著發(fā)展，應(yīng)該進行不斷地升級和完善，能夠綜合應(yīng)用信息平臺。同時，針對檔案信息化建設(shè)期間存在的信息安全問題，要強化對各類系統(tǒng)和軟件的升級，同一單位的檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，合理統(tǒng)一，保證能夠集中管理，切實達到檔案信息共享的目的。正通常情況下，因為計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)問題的發(fā)生根本不能預(yù)知，一旦檔案資料失真，損失影響很大。所以，相關(guān)人員在工作中，務(wù)必要科學(xué)開展人工抽檢以及人工補充工作，針對比較重要的文件以及檔案，可以進行對手工錄入，認真?zhèn)浞?，通過光盤刻錄的方式，有效管理檔案信息，強化監(jiān)督管理。此外，對于計算機無法識別的檔案，需要采取人工存儲的方式，以便檔案管理效率能夠有效提升，為信息檢索提供更多的便利。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，社會各行各業(yè)都愈加關(guān)注海量數(shù)據(jù)的價值。運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案資源進行收集整理分析是檔案工作今后的前進方向。應(yīng)處理好資金不足、人才欠缺、歷史數(shù)據(jù)不規(guī)范等困難，促進檔案工作向新的階段發(fā)展，不斷發(fā)掘檔案資源的現(xiàn)實價值。