衣 蕾

（中海油石化工程有限公司，山東 青島 266100）

企業(yè)檔案是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中形成的，在檔案的內(nèi)容中記載著關(guān)于企業(yè)發(fā)展的歷程、相關(guān)的經(jīng)營管理與發(fā)展狀況等，是企業(yè)進行經(jīng)營決策的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)化的，這種檔案管理具有繁重的特點，在實踐領(lǐng)域中，因受到種種因素的影響，不僅需要耗費很多資源，增加工作量，還容易產(chǎn)生損毀和丟失，導(dǎo)致檔案信息的完整性、真實性和有效性受到影響。同時，還存在查詢、利用不夠方便的情況。隨著信息科技在各行業(yè)的應(yīng)用，企業(yè)檔案在具體管理工作中也面臨新問題。這就需要企業(yè)應(yīng)當加快信息化建設(shè)，在檔案管理中引進信息技術(shù)，推動檔案信息數(shù)字化管理，使企業(yè)檔案能夠更好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性和意義

對企業(yè)檔案管理進行信息化建設(shè)，主要就是指在信息科技得到廣泛應(yīng)用的情況下，利用信息化技術(shù)于企業(yè)檔案管理中，對檔案資料開展快捷、高效的組織與規(guī)劃管理，以促進檔案管理提質(zhì)增效。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)，不僅對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生較大的影響，還關(guān)系到企業(yè)員工的利益。檔案管理信息化是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的，將檔案資源與數(shù)字檔案進行結(jié)合，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢促進檔案管理全面發(fā)展，是檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)，提高了檔案查閱和利用的便利性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有一定的不足，不管是進行檔案信息填寫，還是進行檔案資料收集、調(diào)閱及遷徙等各項工作，都因受到多種因素的影響，存在諸多不便，如字跡潦草、內(nèi)容不全等，降低了企業(yè)檔案的有效性。此外，如果人員的資料發(fā)生變動，后期添加新檔案資料等內(nèi)容，也比較麻煩，需要花費較多的資源。實現(xiàn)信息化檔案管理，其裨益非常顯著，能有效地將紙質(zhì)化檔案管理出現(xiàn)的問題與不足進行貴博，可對檔案資料進行規(guī)范化的統(tǒng)一處理，而且處理速度非?？旖?，能極大地提高檔案的利用率。同時，還能保證檔案的真實性和有效性。紙質(zhì)化檔案保存難度大，保存中還易出現(xiàn)損毀和丟失，而實施信息化管理，就能利用云端、移動存儲介質(zhì)等進行保存，能更好地保存檔案，更加綠色環(huán)保，也能使檔案管理成本降低。

2 基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革策略

2.1 強化對檔案信息化建設(shè)與管理的重視

企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)，需要多方面資源的支持。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從思想意識和行動上加強支持與重視，通過上行下效來影響全員積極參與進來，才能確保上述資源到位。要引進相關(guān)的專業(yè)化人才，夯實信息化建設(shè)人才保障。檔案作為企業(yè)的精神及物質(zhì)財富，既有收藏價值，又有實用價值，對企業(yè)的發(fā)展有良好的促進作用。檔案管理人員也要充分認識到檔案管理工作的重要價值，重視崗位工作，增強責任心，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)信息化時代對檔案管理的需求進行檔案創(chuàng)新管理，提高檔案信息化管理的技術(shù)與技能，認真負責的做好檔案管理。

2.2 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

企業(yè)檔案管理實踐中，要主動進行檔案管理創(chuàng)新，將信息技術(shù)等先進的技術(shù)手段，引入到企業(yè)檔案管理實踐過程中。企業(yè)應(yīng)建立檔案管理信息化管理平臺，通過橫向及縱向的聯(lián)系，促進企業(yè)檔案資源快速收集和共享、利用，以此來提高檔案的利用效率。加快推進企業(yè)檔案資源數(shù)字化和信息化建設(shè)，配置齊全硬件設(shè)施設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源利用信息技術(shù)整理成電子文件，上傳到檔案管理平臺進行保存和利用。在日常工作中，各部門的檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)和平臺進行收集、上傳，對相應(yīng)的檔案進行豐富和完善。傳統(tǒng)的檔案利用從整體來看，方式比較單一，主要是對檔案進行編研、借閱、檔案咨詢等與展覽等。在新的時代背景下，企業(yè)檔案利用要在方式方法上進一步進行創(chuàng)新和改革。如組織開展網(wǎng)絡(luò)編研，通過專業(yè)的檔案人員對檔案資料進行加工編研，建立檔案信息資源專題數(shù)據(jù)庫，方便檔案利用者從數(shù)量眾多的檔案資料中進行查找，準確地找到有價值的檔案資料。檔案工作專業(yè)人員可根據(jù)用戶實際的需求情況，提供個性化服務(wù)，主動為用戶提供檔案服務(wù)。檔案管理平臺上要根據(jù)用戶需求設(shè)置能夠共享檔案資料的區(qū)域，檔案利用者憑借權(quán)限，可自主搜索查閱、下載資料。

2.3 強化企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)保護

企業(yè)檔案中含有很多保密性的商業(yè)信息資料，同時，為了避免檔案信息化管理因病毒、黑客等入侵而造成泄密，就需要在檔案管理中加強安全管理，做好檔案資料的保密工作。企業(yè)要提高全員的檔案安全防護意識和能力，為檔案管理工作的順利有序開展，配置先進的所用到的各種軟硬件設(shè)備，采用先進的軟件系統(tǒng)進行檔案管理。還要配備專門的檔案管理信息化設(shè)備維修人員，在設(shè)施設(shè)備使用過程中，不定期地開展殺毒及檢測，加強檔案平臺及外部的網(wǎng)絡(luò)鏈接管理，設(shè)置防火墻。同時，還要安全技術(shù)來為企業(yè)檔案資源的完整性提供保護，登錄檔案管理平臺需要通過身份認證，然后，檔案利用者才能憑借相應(yīng)的權(quán)限來查閱和利用檔案資源。選擇性能優(yōu)越的存儲設(shè)備，定期對檔案信息資源進行備份。在備份的同時，還要檢查存儲介質(zhì)，避免出現(xiàn)備份數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，盡量使用安全性較強的云存儲，這樣能夠保證企業(yè)檔案的備份數(shù)據(jù)安全可靠。另外，還要充分應(yīng)用訪問控制技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、加密技術(shù)等增強防護能力。

2.4 夯實檔案信息化管理梯隊建設(shè)

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理中，人才是第一要著。企業(yè)檔案管理人員在新形勢下，不僅要掌握扎實的檔案管理知識，還要能應(yīng)用信息化技術(shù)手段進行熟練操作。這就需要企業(yè)要采取走出去、請進來的方式，對檔案管理人員進行培訓(xùn)教育，提高其專業(yè)技能與信息化素養(yǎng)。還可聘請信息技術(shù)人員進行針對性培訓(xùn)，使檔案管理人員快速掌握基本的信息化管理知識與技能。企業(yè)要大力引進信息素養(yǎng)高的檔案專業(yè)人才，使整體工作隊伍的素質(zhì)水平不斷提高，鼓勵現(xiàn)有檔案管理人員不斷提升自我知識水平，及時更新知識結(jié)構(gòu)，為企業(yè)檔案信息化管理夯實人才基礎(chǔ)保障。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息化管理是時代發(fā)展的趨勢，利用信息技術(shù)管理檔案，可使得檔案管理有效性得到極大提升，企業(yè)在內(nèi)部管理中，要加大對企業(yè)檔案開展信息化建設(shè)的步伐，充分利用信息技術(shù)，使企業(yè)檔案能充分地發(fā)揮出其功能作用，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供針對性的數(shù)據(jù)。