呂海濤

（煙臺市環(huán)境監(jiān)控中心，山東 煙臺 264003）

信息技術(shù)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中非常重要的手段之一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時要堅持與時俱進(jìn)的管理理念，注重各種現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用和靈活調(diào)整，實現(xiàn)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的密切結(jié)合，才能打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，進(jìn)一步提高檔案管理水平。經(jīng)過多年的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位運用信息技術(shù)管理檔案取得了長足的發(fā)展，也出現(xiàn)了一些問題，需要引起我們的重視，采取有效的對策加以解決。

1 信息技術(shù)應(yīng)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 對檔案管理信息化的認(rèn)知不夠深刻

與國外相比，我國的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度較快，但起步晚，尚未建立完善的運營體系和框架。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合時受到外部條件的制約，缺乏完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系。大部分單位主要以檔案管理工作人員現(xiàn)有的信息技術(shù)水平和工作經(jīng)驗為主，主觀隨意性和可變性多，使得整體工作質(zhì)量大幅下降。這個問題的出現(xiàn)主要在于機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理信息化的認(rèn)識還不夠充分，存在很多認(rèn)識上的偏差。大部分檔案管理工作人員過于依賴管理系統(tǒng)和計算機(jī)，沒有從宏觀角度深入分析各種信息技術(shù)風(fēng)險，管理系統(tǒng)和計算機(jī)難以實現(xiàn)穩(wěn)定的運營時，各種檔案管理數(shù)據(jù)可能會直接丟失或損壞。

1.2 缺乏高素質(zhì)的管理隊伍

目前，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，認(rèn)為只要管理好檔案就可以了，因此對檔案管理人員隊伍建設(shè)缺乏足夠的重視，檔案管理團(tuán)隊缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才，這對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的高效開展產(chǎn)生非常大的影響。與此同時，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時沒有明確的聘用標(biāo)準(zhǔn)，即使有相關(guān)的聘用標(biāo)準(zhǔn)，在招聘時也不能嚴(yán)格執(zhí)行，最終招聘的檔案管理人員能力良莠不齊。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也沒有定期培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理人才隊伍，很難提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，阻礙了檔案管理工作的開展。

1.3 電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現(xiàn)和發(fā)展符合時代發(fā)展的要求，更能體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化趨勢。但是，目前的電子檔案管理工作缺乏充分的安全保障，無法真正體現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理工作相融合的重要優(yōu)勢，影響著整體的管理質(zhì)量和效率。一些檔案管理人員只能機(jī)械地使用不同的計算機(jī)和系統(tǒng)來保存、使用不同的文件。難以真正地體現(xiàn)脫機(jī)管理以及下載過程中的特殊要求，如發(fā)生計算機(jī)后臺受到病毒入侵，或是因為外部客觀因素而導(dǎo)致各類故障，就會直接使得整個檔案資料丟失或者被毀損，嚴(yán)重影響電子檔案文件的穩(wěn)定操作和安全保障。此外，部分檔案管理人員工作能力不足，工作經(jīng)驗少，在處理檔案資料和文件時未能做好后期歸檔和備份工作，因此，整個檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，檔案安全缺乏應(yīng)有的保障。

2 信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用對策

2.1 加深對檔案管理信息化的認(rèn)知

提高對檔案信息化管理的認(rèn)知非常重要，這是推進(jìn)檔案管理信息化的重要前提。現(xiàn)階段檔案信息管理出現(xiàn)困難的原因主要是機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案管理工作人員對檔案信息化的認(rèn)知不全面和不深刻，導(dǎo)致了很多思路的偏差和誤區(qū)。因此，檔案管理工作人員要充分了解檔案管理信息化的重要性和基本要求，積極開展與檔案信息管理相關(guān)的工作。一、檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)整個管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級，積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用和共享。二、檔案管理工作人員要注重基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格遵循不同的檔案收集整理和分類要求，注重按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析研究，加強(qiáng)對整體檔案管理質(zhì)量的控制和調(diào)整，及時修訂不合格標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的有效性、科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。第三，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化意識的樹立為基礎(chǔ)，構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理工作人員要定期接受專業(yè)考核，參加培訓(xùn)，全面提高自己的職業(yè)素養(yǎng)及信息技術(shù)能力，真正認(rèn)識到信息技術(shù)的價值和作用，靈活運用信息技術(shù)，提高工作能力和水平。

2.2 組建高素質(zhì)檔案管理隊伍

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在組建檔案管理人才隊伍時，要加大投資，招聘專業(yè)的檔案文件管理人才，組建專業(yè)檔案管理隊伍，隊伍的檔案管理人才不僅要具備比較高的專業(yè)素養(yǎng)，還要具備應(yīng)用信息技術(shù)的能力。這樣才能在檔案管理中科學(xué)合理的應(yīng)用信息技術(shù)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員，包括但不限于信息技術(shù)的各項技術(shù)與能力。從而使檔案管理人員能夠及時提高自己的知識儲備和技能，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作作出突出的貢獻(xiàn)。與此同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，將檔案管理工作與職務(wù)晉升、工資待遇聯(lián)系起來，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性，建立完善的考核制度，讓檔案管理人員以更加熱情積極的態(tài)度投入工作，提高檔案管理的工作效率。

2.3 加強(qiáng)對電子檔案安全性的管理

檔案管理人員應(yīng)著眼于當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀及今后的發(fā)展趨勢，通過對信息技術(shù)特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理人員應(yīng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。提高電子檔案安全性是一個長期的過程，檔案管理人員需要長期做好這項工作。相關(guān)管理部門要意識到自身的社會責(zé)任，出臺相應(yīng)的技術(shù)措施和政策，加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，不斷提高監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效實施。同時，檔案部門要重視提高檔案管理工作人員的安全素質(zhì)，組建高水平的檔案安全管理隊伍，為檔案安全工作提供人力保障。

3 結(jié)束語

在新時代，信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的運用越來越普及，使用率越來越高。作為現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分之一，信息技術(shù)直接影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展及創(chuàng)新。隨著時間的推移，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的各種問題都顯露了出來，而要想解決這些問題，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位就必須加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，通過利用信息技術(shù)的各種優(yōu)勢，讓檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以緊隨時代發(fā)展，朝著信息化管理的方向邁進(jìn)，從而滿足社會以及公眾對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的要求。