任惠敏

（江蘇徐州沛縣自然資源和規(guī)劃局局，江蘇 徐州 221600）

數(shù)字化檔案管理工作可以運(yùn)用信息化技術(shù)提升檔案管理工作效果，使相關(guān)工作的數(shù)字化程度得到提升。和傳統(tǒng)模式下所開(kāi)展的檔案管理工作進(jìn)行對(duì)比，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)較為明顯，可以更加高效的對(duì)于現(xiàn)有資源進(jìn)行整合、匯總，達(dá)成信息共享目標(biāo)，降低自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理工作的壓力。

1 數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理中應(yīng)用價(jià)值

從當(dāng)前的情況分析發(fā)現(xiàn)自然資源和規(guī)劃部門正處在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要時(shí)期。數(shù)字化管理主要是指借助于信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)到互聯(lián)網(wǎng)之中，從而借助于數(shù)字技術(shù)對(duì)于檔案資源進(jìn)行管理，推動(dòng)自然資源和規(guī)劃部門數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展，從而提升有關(guān)部門工作效果，降低檔案管理工作人員壓力，使檔案管理工作更加有序、順利地開(kāi)展。并且在推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中需要合理的對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)以及設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用。只有有關(guān)人員操作處在正確狀態(tài)下，才能夠使自然資源和規(guī)劃部門數(shù)字化檔案管理工作更加順利地開(kāi)展[1]。

目前，我國(guó)大部分自然資源和規(guī)劃部門仍然運(yùn)用傳統(tǒng)模式開(kāi)展檔案管理工作，這不但會(huì)在存儲(chǔ)檔案的過(guò)程中出現(xiàn)一些問(wèn)題，并且很可能會(huì)由于檔案信息的增加，提升信息共享的困難程度，導(dǎo)致信息無(wú)法及時(shí)傳遞。而隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，將自然資源和規(guī)劃部門檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，可以較為有效地解決在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。并且，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提升，單位開(kāi)展組網(wǎng)現(xiàn)象越發(fā)常見(jiàn)，更多單位認(rèn)識(shí)到了數(shù)字技術(shù)信息技術(shù)的重要性，部分自然資源和規(guī)劃部門在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)，使我國(guó)自然資源和規(guī)劃部門形成了數(shù)字化檔案盒紙質(zhì)檔案并存局面。但是，隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，數(shù)字化檔案管理趨勢(shì)將會(huì)越發(fā)明顯，成為今后檔案管理的主要方式。只有如此，才能夠使自然資源和規(guī)劃部門所開(kāi)展的檔案管理工作更加順利地開(kāi)展，提升檔案資源的利用率，充分發(fā)揮出自然資源和規(guī)劃部門作用，使資源能夠更加合理的應(yīng)用，在保護(hù)環(huán)境的同時(shí)，為社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2 數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理中的適用性

2.1 能夠降低檔案對(duì)于空間的消耗

隨著經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)，技術(shù)水平提升，需要開(kāi)展的自然資源和規(guī)劃工作不斷增加，這就導(dǎo)致自然資源和規(guī)劃?rùn)n案更加多樣、數(shù)量明確提升。并且，因?yàn)樽匀毁Y源和規(guī)劃部門檔案正處在轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，從某種角度來(lái)說(shuō)豐富了檔案的類型。因?yàn)闄n期檔案展現(xiàn)方式較為多樣化，為此必須要有針對(duì)性的對(duì)于檔案進(jìn)行管理，并將不同類型檔案信息進(jìn)行匯總，借助于互聯(lián)網(wǎng)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，這在一定程度上，可以降低檔案占用空間面積[2]。

2.2 能夠改善目前檔案較為復(fù)雜情況

在推動(dòng)自然資源和規(guī)劃部門開(kāi)展數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，需要考慮到不同檔案的特征。這不但是指檔案的類型較為多樣，還需要考慮到不同類型檔案需要應(yīng)用的數(shù)字化管理手段存在一定差異。增加了自然資源和規(guī)劃部門開(kāi)展數(shù)字化檔案管理的困難程度。在這一情況下，有關(guān)人員必須要加大力度對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠掌握較多和數(shù)字化檔案管理相關(guān)知識(shí)，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)等對(duì)于檔案進(jìn)行管理。

3 將數(shù)字化管理應(yīng)用到自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理中措施

3.1 認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性

在開(kāi)展自然資源和規(guī)劃日常管理工作時(shí)，應(yīng)該從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，只有如此，才能夠在第一時(shí)間更新數(shù)字化檔案管理工作觀念，使我國(guó)自然資源和規(guī)劃部門檔案管理工作發(fā)揮最大化的作用。因?yàn)樽匀毁Y源和規(guī)劃單位下級(jí)單位數(shù)量眾多，這就導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)需要對(duì)于不同類型信息進(jìn)行整合、匯總，并且因?yàn)閿?shù)字化管理并沒(méi)有在第一時(shí)間開(kāi)展，很可能會(huì)阻礙信息更新工作的開(kāi)展，這并不利于數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作的進(jìn)行。因此，自然資源和規(guī)劃部門必須要及時(shí)地更新自身管理措施和思維。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理工作技術(shù)含量，使自然資源和規(guī)劃單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作更加有序開(kāi)展[3]。

3.2 明確數(shù)字化檔案管理規(guī)則

因?yàn)樽匀毁Y源和規(guī)劃?rùn)n案管理工作包含較為多樣的內(nèi)容，在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理時(shí)存在著一些問(wèn)題。為此，有關(guān)人員必須要對(duì)于數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新困難程度形成充分認(rèn)識(shí)，并和上級(jí)部門進(jìn)行溝通，構(gòu)建專門的平臺(tái)對(duì)于所搜集到的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行共享。除此之外，還應(yīng)該增加資金投入，為數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展提供保障，并吸引更多數(shù)字化檔案管理工作人員加入，使其具有數(shù)字化工作觀念。單位還應(yīng)該做好數(shù)字化檔案管理監(jiān)督和審核工作，確保在工作的過(guò)程中不會(huì)形成較為嚴(yán)重的問(wèn)題，這可以使自然資源和規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化程度得到提升，為管理工作的高效開(kāi)展提供保障[4]。

4 總結(jié)

根據(jù)上文進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)自然資源和規(guī)劃工作包含較多方面內(nèi)容，這從某種角度來(lái)說(shuō)增加了數(shù)字化檔案建設(shè)的困難程度，但是隨著自然資源和規(guī)劃部門對(duì)于數(shù)字化檔案管理重視程度不斷提升，將會(huì)較為有效地解決這一問(wèn)題，提升自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理的數(shù)字化程度，這從某種角度來(lái)說(shuō)，可以為自然資源和規(guī)劃部門工作的順利開(kāi)展提供支持。