趙春輝

（阜新市精神病防治院，遼寧 阜新 123000）

近年來，面對檔案信息資源的需求量、檢索率、時效性等需求的提高，檔案館傳統(tǒng)的檔案倒排架、館藏利用、清點(diǎn)與服務(wù)等業(yè)務(wù)流程及檔案管理模式漸顯乏力，難以適應(yīng)現(xiàn)時檔案管理工作的需要，因此，將RFID技術(shù)嵌入到檔案機(jī)構(gòu)管理工作中，將檔案館員從繁重的體力勞動中解放出來，提高檔案流通效率和工作效率。筆者認(rèn)為，推行與利用RFID技術(shù)完成檔案資源的收集、整理、管理與利用及傳播是實(shí)現(xiàn)檔案智慧化與智能化管理的目標(biāo)和歸宿，助力檔案信息化效能和降低成本的有效保障，具有重要的劃時代意義。

1 RFID技術(shù)的概念明晰與前瞻

RFID技術(shù)的概念明晰。Radio Frequency Identification技術(shù)，簡稱RFID，中文為射頻識別技術(shù)，它是物聯(lián)網(wǎng)最常用的技術(shù)之一，它借助無線信號的非接觸式的自動傳輸識別技術(shù)，以其自動識別、移動獲取、超越時空限制等特性和優(yōu)勢被廣泛運(yùn)用在社會和人們生活的諸多領(lǐng)域。天線、標(biāo)簽與閱讀器是RFID技術(shù)的三大重要組成部分，分別負(fù)責(zé)傳遞、存儲、讀取和識別信息。

2 RFID技術(shù)在檔案館業(yè)務(wù)流程與管理模式中的應(yīng)用探討

2.1 傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)管理流程與管理模式

傳統(tǒng)的檔案館采用的是傳統(tǒng)手工的業(yè)務(wù)流程與管理模式，這種管理模式在一段時間內(nèi)滿足讀者的用戶需求，但是在長期運(yùn)營過程中展現(xiàn)出諸多弊端。主要體現(xiàn)在：1）繁重的順架排架使得檔案管理員無暇顧及其他基礎(chǔ)工作；2）進(jìn)行檔案查找和館藏檔案清點(diǎn)時繁瑣而耗時；3）音像讀物難以流通；4）磁條容易消磁，防盜效果較差；5）檔案自動化與信息化水平較低，缺少人性化服務(wù)。

2.2 在檔案機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程與管理模式中嵌入RFID技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢

RFID技術(shù)與傳統(tǒng)的條形碼相比，明顯優(yōu)勢在于使用壽命長、安全性能好、信息存儲量大、無線通信讀取方式先進(jìn)快捷等諸多優(yōu)勢，同時，RFID技術(shù)可以緩解傳統(tǒng)的檔案管理的壓力，使檔案管理員從繁瑣而繁重的工作中解脫出來，基于RFID檔案智能管理系統(tǒng)，將檔案定位與導(dǎo)航、門禁系統(tǒng)、標(biāo)簽典藏、排架與盤點(diǎn)平臺、自助借還檔案以及檔案服務(wù)工作站等系統(tǒng)軟件整合與優(yōu)化，推動個性化的檔案服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)快捷而高效的檔案館業(yè)務(wù)管理模式。

1）檔案區(qū)域定位與導(dǎo)航系統(tǒng)。在智慧檔案館建設(shè)中，RFID前端技術(shù)可以完成對檔案資料位置、格式、數(shù)量、內(nèi)容等信息進(jìn)行標(biāo)識，對文獻(xiàn)屬性加工，識別設(shè)備讀取標(biāo)識信息，RFID技術(shù)將檔案上的電子標(biāo)簽掃描后，通過電子標(biāo)簽對檔案區(qū)域進(jìn)行定位，中央服務(wù)器負(fù)責(zé)核準(zhǔn)信息，將允許閱讀的檔案信息傳送到信息處理中心進(jìn)行轉(zhuǎn)碼之后通過物聯(lián)網(wǎng)和用戶的端口實(shí)時進(jìn)行頁面導(dǎo)航，就可以獲取檔案的名稱與編號等，實(shí)現(xiàn)人與檔案、檔案與檔案之間的智能感知，方便讀者自助查找。

2）檔案庫房門禁智能系統(tǒng)。首先，RFID系統(tǒng)通過掃描借閱者的個人信息，由此掌控每日來館數(shù)量、進(jìn)出館的時間等情況，根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，做好檔案館的檔案資源配置和共享，優(yōu)化業(yè)務(wù)管理程序，提高工作效率。其次，門禁智能系統(tǒng)能夠起到安全防控的作用，RFID系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)上傳到檔案管理系統(tǒng)后，當(dāng)利用這些帶檔案履行借閱手續(xù)后，門禁會智能感應(yīng)識別信息，若有特殊情況，門禁系統(tǒng)會自動報警，保障檔案資料的安全。

3）RFID標(biāo)簽精確典藏。傳統(tǒng)的檔案入庫主要是以檔案管理員人工操作為主，容易出錯并且時有錄入檔案數(shù)量與檔案不吻合的現(xiàn)象，給檔案資料的維護(hù)與管理帶來極大不便。RFID作為流通管理介質(zhì)增強(qiáng)了館藏檔案的精準(zhǔn)性，成功地完成檔案剔除、檔案移位更改、新檔案入庫等“一站式”業(yè)務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)“應(yīng)然”館藏管理模式向現(xiàn)代“實(shí)然”館藏管理模式的轉(zhuǎn)型，提升檔案管理工作信息化步伐與工作效率。

4）自動排架、分揀和盤點(diǎn)。RFID技術(shù)不同于傳統(tǒng)的檔案排架方式，它使得檔案館的排架方式更為方便靈活，打破了檔案館樓層等時間與空間的界限，通過RFID標(biāo)簽精確典藏定位的功能，有效地解決檔案排錯架、放亂架的問題，手持射頻識別閱讀器可以快速讀取十個以上的文獻(xiàn)標(biāo)簽，通過無線網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)上，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以快速地感知檔案館館藏檔案信息資源，確保檔案信息的排列與分布的準(zhǔn)確性和可靠性。

5）自助借、還檔案功能。RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案館全天候的服務(wù)功能，例如，開學(xué)季、考研季等借檔高峰，檔案館需要借閱排隊(duì)等候，RFID技術(shù)緩解借閱的高峰，在整個檔案借閱和歸還過程中無需人工輔助，高校用戶完全可以通過自助服務(wù)機(jī)操作，還可以了解檔案超時以及延時等情況，極大地增強(qiáng)了用戶的興趣，提高了檔案資源利用效率。

6）推送“量身定制”的個性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源和檔案服務(wù)對象的類型與層次呈現(xiàn)出多樣化的高要求。因此，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)從用戶需求出發(fā)，革新傳統(tǒng)檔案館較低層次的“族群式”分眾服務(wù)，進(jìn)行用戶實(shí)際需求分析，細(xì)劃用戶類型，滿足用戶多元化的信息服務(wù)需求，進(jìn)而開展分眾式的檔案利用服務(wù)。RFID技術(shù)的感知范圍不僅包括檔案信息，還包括時間、地點(diǎn)、用戶狀態(tài)及各種類型的傳感器物聯(lián)信息。通過對用戶在移動檔案館中的行為軌跡、服務(wù)需求進(jìn)行預(yù)判，發(fā)現(xiàn)用戶的喜好，盡可能地還原移動檔案環(huán)境下用戶的行為模式、檔案利用需求等，從而更好地為用戶打造“私人定制”式的檔案信息資源服務(wù)。

3 構(gòu)建基于RFID技術(shù)的檔案機(jī)構(gòu)智能管理的創(chuàng)新路徑

RFID技術(shù)拓展與創(chuàng)新了檔案館的管理模式和服務(wù)模式，優(yōu)化了檔案館的業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)，以RFID技術(shù)揣測人心，以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)大眾，使得檔案館服務(wù)更加個性化、人性化和智能化，這也是檔案機(jī)構(gòu)的未來主流發(fā)展方向。

3.1 注重系統(tǒng)工程 呼吁統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系的出臺

每一項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用在使用過程中都會遇到一些難題，所以在RFID技術(shù)嵌入檔案館的管理過程中，也面臨著RFID 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，因此呼吁相關(guān)法律政策的出臺和標(biāo)準(zhǔn)體系的統(tǒng)一，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，找到適合自己的設(shè)備供應(yīng)商，立足本館實(shí)際，審時度勢，進(jìn)行縝密的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，科學(xué)規(guī)劃謀求創(chuàng)新發(fā)展。

3.2 增強(qiáng)技能培訓(xùn) 提升檔案館員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

在大數(shù)據(jù)與智慧檔案館的建設(shè)背景下，保證檔案機(jī)構(gòu)成功轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵是打造一批高素質(zhì)的檔案館員隊(duì)伍。

首先，構(gòu)建科學(xué)合理的培訓(xùn)體系和檔案館員隊(duì)伍。檔案機(jī)構(gòu)制定培訓(xùn)計(jì)劃要與本館的實(shí)際相契合，努力打造一批層次結(jié)構(gòu)高、梯隊(duì)合理、素質(zhì)過硬的檔案館員梯隊(duì)，在RFID技術(shù)的使用過程中，雖然不要求檔案館員懂得RFID技術(shù)的運(yùn)行原理，但是需要檔案館員有較高的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，熟練操作和使用RFID技術(shù)系統(tǒng)，深度挖掘檔案館藏信息資源。其次，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期組織館員培訓(xùn)，邀請校外專家或者檔案館學(xué)教授蒞臨學(xué)校進(jìn)檔案信息化與檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，激發(fā)檔案館員的工作積極性和熱情度，將檔案發(fā)展規(guī)劃與檔案館館員職業(yè)規(guī)劃結(jié)合起來，不斷增強(qiáng)全體館員的職業(yè)幸福感和榮譽(yù)感。