鐘嬌花

（福建省永安市社會(huì)保險(xiǎn)中心，福建 永安 366000）

近年來(lái)我國(guó)社會(huì)保障制度規(guī)模的不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)和參保信息查詢逐漸增加，社保檔案管理工作的強(qiáng)度也越來(lái)越大，加快提升社保檔案管理工作的效率已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化進(jìn)程快速推進(jìn)，數(shù)字化管理已經(jīng)成為管理工作的主要方式，而通過(guò)傳統(tǒng)模式開(kāi)展檔案管理，已經(jīng)較難對(duì)當(dāng)前我國(guó)社保檔案的管理需求進(jìn)行滿足。

1 社保檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1）缺乏數(shù)字化管理意識(shí)。受傳統(tǒng)管理理念影響，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的管理方法，但這與新時(shí)期檔案管理工作較難匹配，降低了檔案管理效率。檔案管理的方式缺乏創(chuàng)新意識(shí)，也缺乏在每個(gè)環(huán)節(jié)都采用信息化的方式開(kāi)展檔案管理，這導(dǎo)致檔案信息化管理工作開(kāi)展受到不同程度制約，實(shí)踐中也比較難以提高檔案管理工作的實(shí)效性[2]。其次，缺少相關(guān)的硬件及軟件環(huán)境支持，缺乏對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，因此，開(kāi)展社保檔案信息化管理的方式仍舊有待提升。2）數(shù)字化管理程序不夠規(guī)范。首先，由于管理機(jī)構(gòu)和檔案管理員對(duì)檔案數(shù)字化管理方向不夠明確，管理制度不夠完善，進(jìn)而容易導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展缺乏合理性支持。其次，由于管理程序缺乏規(guī)范性，對(duì)數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)理解不夠到位，對(duì)社保檔案管理應(yīng)有的管理流程執(zhí)行不夠到位，導(dǎo)致各地社保機(jī)構(gòu)工作的開(kāi)展程度不一。3）欠缺團(tuán)隊(duì)建設(shè)意識(shí)。作為一種全新的管理模式，數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展需要注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)的管理，但在傳統(tǒng)管理觀念和習(xí)慣的引導(dǎo)下，大都是注重人的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，缺乏人機(jī)協(xié)同，缺乏吸收先進(jìn)數(shù)字化檔案管理理念的依據(jù)，導(dǎo)致人與人之間的交流意識(shí)不夠，更缺乏部門(mén)之間的團(tuán)隊(duì)建設(shè)意識(shí)，因此，這也在一定程度上制約了數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展。

2 開(kāi)展數(shù)字化社保檔案管理工作的必要性

1）提高管理效率。由于各個(gè)地方參保人數(shù)逐年增加，傳統(tǒng)的人工管理形式已經(jīng)不能有效保證社保檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，而使用信息化管理可以有效地提高社保檔案管理工作的效率。例如：《福建省社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)（2017年）》，就羅列了參保人員登記業(yè)務(wù)規(guī)范、工傷保險(xiǎn)待遇核定業(yè)務(wù)規(guī)范等22個(gè)業(yè)務(wù)要求。通過(guò)明確社保管理各部門(mén)的工作分類(lèi)，將錄入的信息自動(dòng)生成電子檔案，在工作人員需要調(diào)閱檔案信息時(shí)添加檢索工具，建立社保檔案管理信息使用平臺(tái)，根據(jù)錄入的數(shù)據(jù)信息自動(dòng)形成各類(lèi)報(bào)表，幫助社保檔案管理工作有序進(jìn)行。2）提升管理水平。傳統(tǒng)的社保檔案管理形式是通過(guò)手動(dòng)錄入相關(guān)信息進(jìn)行收集管理的，這樣的工作形式效率較低，工作人員需要消耗較長(zhǎng)的時(shí)間對(duì)社保檔案進(jìn)行收集和管理，單純的信息收集工作就已經(jīng)耗費(fèi)了管理人員大部分的工作時(shí)間。無(wú)力對(duì)已經(jīng)存在的社保檔案進(jìn)行研究和分析，不能夠?qū)⑸绫n案的數(shù)據(jù)信息有效地運(yùn)用到工作中。社會(huì)保障制度是我國(guó)政府為人民群眾提供的基礎(chǔ)保障項(xiàng)目之一，包含著很多具有參考性的數(shù)據(jù)內(nèi)容，檔案數(shù)字化管理可以對(duì)社會(huì)保障制度各方面的有用信息進(jìn)行有效的整理和發(fā)掘，提升社保檔案管理工作的管理水平。3）提高服務(wù)水平。傳統(tǒng)的社保檔案管理工作通常是利用紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔和管理的，這樣的管理方式在管理過(guò)程中可能會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，其中包括人為原因和自然因素導(dǎo)致的社保信息丟失和損壞。隨著社會(huì)保障制度管理信息化的推進(jìn)，數(shù)據(jù)信息可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行儲(chǔ)存和備份。不僅可以為社保檔案增加預(yù)存保障，還可以更好地為群眾追尋社保數(shù)據(jù)使用情況的歷史，提高社保經(jīng)辦部門(mén)的服務(wù)水平[1]。同時(shí)，利用這些信息對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行更加深入有序的管理，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以利用信息化平臺(tái)第一時(shí)間掌握社保檔案的發(fā)展動(dòng)向，根據(jù)檔案管理中反映出來(lái)的實(shí)際情況適時(shí)的對(duì)當(dāng)前的社保政策做出有效調(diào)整，在實(shí)踐中努力提高社保管理工作的效率。

3 新時(shí)期推進(jìn)社保檔案數(shù)字化管理工作的具體措施

1）建立完善的社保管理體系。在新時(shí)期背景下，為了確保社保管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)部門(mén)要建立適合的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確社保管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人，在提前做好社保管理工作規(guī)劃的同時(shí)，有的放矢的做好傳統(tǒng)社保管理與信息化社保管理工作的銜接。同時(shí)社保檔案管理部門(mén)還要確立明確的規(guī)章制度，要求前置業(yè)務(wù)科室按照規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，明確社保檔案管理工作的相關(guān)流程，保證每一項(xiàng)流程都能夠及時(shí)、快速、完整的根據(jù)有關(guān)規(guī)定順利進(jìn)行。再者，政府部門(mén)也應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的支持力度，確保檔案硬件管理系統(tǒng)能夠滿足檔案管理工作的開(kāi)展需要。檔案管理主管部門(mén)也應(yīng)尋求專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的幫助，以此逐步確保檔案管理信息平臺(tái)能夠得到高效建設(shè)，提高信息化檔案管理能力。2）提高檔案管理各環(huán)節(jié)的數(shù)字化意識(shí)。社保檔案管理工作的信息化管理是我國(guó)社保制度不斷完善、管理工作不斷增加的必然要求，而傳統(tǒng)層面的檔案管理模式，與當(dāng)前的社保管理部門(mén)的要求缺乏匹配性。因此，需要檔案管理人員應(yīng)對(duì)自身原有的管理理念進(jìn)行突破，以此能夠確保管理理念可以與信息化管理意識(shí)相吻合。要想真正的銜接好傳統(tǒng)社保檔案管理工作與信息化社保檔案管理工作，必須要加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)意識(shí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，使他們適應(yīng)信息化的工作手段，認(rèn)識(shí)到信息化社保檔案管理工作重要性以及能夠起到的實(shí)際積極作用。社保管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要增強(qiáng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，帶頭大力推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。與此同時(shí)，還要利用社保檔案信息團(tuán)隊(duì)建設(shè)對(duì)原本的信息共享功能進(jìn)行改革，使社保檔案登記的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中得到體現(xiàn)。3）規(guī)范數(shù)字化管理程序。想要利用數(shù)字化對(duì)社保檔案進(jìn)行管理，首先要規(guī)定明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)以往的社保檔案管理程序已經(jīng)不能夠適用于數(shù)字化建設(shè)下的全新工作模式，相關(guān)部門(mén)要根據(jù)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)，重新制定相應(yīng)的工作制度和程序。在推進(jìn)社保檔案管理工作數(shù)字化的同時(shí)，社保部門(mén)還要積極地與其他部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享，連接各個(gè)部門(mén)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使相應(yīng)的資料信息能夠得到有效利用。例如：推進(jìn)社保檔案信息系統(tǒng)與民政、公安、檢察院和法院等相關(guān)部門(mén)的信息共享和聯(lián)動(dòng)，可以加大對(duì)社保基金冒領(lǐng)、核減等情況的監(jiān)管。同時(shí)還要積極地對(duì)傳統(tǒng)模式下存檔的社保檔案資料進(jìn)行電子化管理，利用現(xiàn)代化設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等等，對(duì)原本的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，為檔案管理提供“二次保障”。在將社保檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹镜倪^(guò)程中，一定要注意社保檔案資料的連續(xù)性和完整性，這樣才能夠真正的實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案的有效管理。有關(guān)部門(mén)要根據(jù)數(shù)字化管理方向，制定完善的電子文檔管理制度，通過(guò)制度來(lái)保障社保檔案管理工作的科學(xué)性和合理性[3]。4）加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。面對(duì)數(shù)字化改革這一全新的管理模式，主動(dòng)將其運(yùn)用在社保檔案數(shù)字化管理工作中，雖然具有重要現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)際價(jià)值，但由于有一部分工作人員完全沒(méi)有接觸過(guò)數(shù)字化工作，并沒(méi)有獨(dú)自完成數(shù)字化管理的能力，這時(shí)就需要相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才對(duì)工作人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，并發(fā)揮集體作用實(shí)現(xiàn)1+1大于2的效果。此外，社保檔案管理承載著非常巨大的信息量，關(guān)系著大量服務(wù)對(duì)象的個(gè)人信息以及資料儲(chǔ)存，因此社保檔案管理平臺(tái)中會(huì)存在很多功能，想要對(duì)社保檔案進(jìn)行有效管理，工作人員員一定要熟練地對(duì)相關(guān)程序進(jìn)行操作。因此，社保檔案管理部門(mén)工作人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)十分重要，相關(guān)部門(mén)要提高本單位在職職工的工作素質(zhì)，對(duì)員工進(jìn)行技能培訓(xùn)。除此之外，社保部門(mén)還要積極吸收相關(guān)的高水平復(fù)合型人才，只有這樣才能夠更好地推進(jìn)社保檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。