付建平

（博興縣興福鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，山東 濱州 256500）

基層單位涉及的部門類型相對多樣，且檔案數(shù)量較為龐大，若沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，則會直接影響檔案管理的工作成效，且需耗費大量的人力、物力、財力資源，不利于基層單位檔案信息化建設(shè)工作的有序開展。而如何以自動化辦公系統(tǒng)為依托，推進基層單位檔案管理的信息化建設(shè)進程，確保檔案管理的總體成效，是目前相關(guān)工作人員需重點思考的問題[1]。值得注意的是，基層單位檔案是國家檔案持續(xù)補充的源泉，其信息化水平的高低，直接關(guān)系到國家檔案信息化建設(shè)的總體進程。然而，當下我國基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在較多的問題。為了解決相關(guān)問題，鑒于此本文圍繞“辦公自動化下的基層單位檔案信息化”進行分析研究具有重要的價值意義。

1 辦公自動化對基層單位檔案信息化的影響概述

常規(guī)紙質(zhì)檔案保存難度較大，深受多方面因素的影響，包括：化學(xué)腐蝕、物理磨損、蟲咬、火燒、水浸及光照等。與此同時，紙質(zhì)檔案保存占用的空間較大，需耗費大量的人力、物力、財力資源，且其共享服務(wù)差、信息提取不全、傳輸程度低下等特點較為突出[2]。值得注意的是，近年來隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展，使自動化辦公系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域，且涌現(xiàn)出一大批新興技術(shù)方法，例如：微縮數(shù)碼、高拍掃描、網(wǎng)絡(luò)通信、光盤及計算機技術(shù)等，使檔案的形態(tài)及存儲方式發(fā)生了很大程度的變化。而這些技術(shù)為檔案信息化建設(shè)工作的開展提供有效的技術(shù)支撐。由此可見，辦公自動化對基層單位檔案信息化建設(shè)工作有輔助、支持作用，需了解辦公自動化的特點、方式方法及相關(guān)技術(shù)，合理科學(xué)地應(yīng)用到基層單位信息化建設(shè)工作當中，從而促進基層單位檔案信息化建設(shè)工作效率及質(zhì)量的全面提升。

2 基層單位檔案信息化現(xiàn)存問題分析

1）重視程度不足。由于基層單位的人員數(shù)量相對較少，且辦公經(jīng)費較為緊張，若對檔案管理信息化建設(shè)的投入程度不足，則難以保證檔案信息利用率的提升。與此同時，部分基層單位受傳統(tǒng)檔案管理理念及管理模式局限的影響，對檔案信息化建設(shè)的重視程度明顯不足，進而難以保證基層檔案管理信息化建設(shè)工作所需資源分配的合理性，進而會耗費大量的人力、物力及財力資源。此外，個別基層單位對檔案管理人員安排過于隨意，呈現(xiàn)出“一人身兼多職”的現(xiàn)象，這樣在工作過程中會出現(xiàn)心有余而力不足的情況，對檔案資料僅停留在簡單收集、整理及保存的階段，難以保證檔案資料的真實性、可靠性及時效性。

2）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升。檔案管理對從業(yè)人員綜合素質(zhì)的要求相對嚴格，明確要求相關(guān)管理人員具備夯實的理論基礎(chǔ)知識及工作實踐能力，但是部分基層單位的檔案管理崗位普遍存在人員流動頻繁的問題，這樣會在不同程度上影響到總體管理工作的質(zhì)量成效。再者，部分檔案管理人員年齡偏大，且文化水平較低，綜合素質(zhì)水平相對低下，對計算機及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備、辦公技術(shù)的了解程度不足，難以全面熟練掌握計算機操作技巧[3]。此外，部分基層單位忽略組織或開展專業(yè)系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)工作，進而難以提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，使基層單位檔案信息化建設(shè)進程受阻。

3）管理設(shè)備不夠健全。部分基層單位因資金匱乏，其檔案室建設(shè)條件相對簡陋，且檔案管理設(shè)備趨向老化，甚至檔案柜難以達到統(tǒng)一、規(guī)范及整齊的基礎(chǔ)要求，加上缺乏引進現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的條件及環(huán)境。與此同時，即便個別基層單位檔案室配置相應(yīng)的計算機設(shè)備，但是未能配備相應(yīng)的檔案管理軟件或管理系統(tǒng)，會在不同程度上影響檔案信息資源的利用率，進而嚴重阻礙檔案管理信息化建設(shè)進程。此外，受基層單位缺少相匹配的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的影響，使檔案管理工作仍以紙質(zhì)檔案為主要載體，管理人員停留在手工操作的階段，顯然這會影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

3 基層單位檔案信息化的建設(shè)要點分析

1）引進檔案管理信息化建設(shè)所需的現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備。在實際建設(shè)工作開展過程中，相關(guān)基層單位需加大對檔案信息化建設(shè)的重視程度，持續(xù)擴大資金投入，為檔案室引進現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備，側(cè)重普及計算機網(wǎng)絡(luò)，滿足計算機與相關(guān)設(shè)施設(shè)備配套的要求，進而提高檔案信息資源的利用率。并且，需主動與上級業(yè)務(wù)主管部門相互溝通，做好基層單位檔案室與本部門、本行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)之間的鏈接工作，特別是市級別的檔案局，需肩負起自身工作職責(zé)，努力建設(shè)不同行業(yè)的檔案管理部門局域網(wǎng)絡(luò)，真正意義上做到與地方政府辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間相互聯(lián)通，有效形成一、二級檔案單位專網(wǎng)，搭建以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)、以遠程服務(wù)為目標的數(shù)字化檔案管理體系，使基層單位檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量成效得到全面提升。

2）提升檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)水平?；鶎訖n案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力是影響檔案管理成效的主要因素，尤其是在檔案信息化建設(shè)進程中，檔案管理人員勢必需要熱愛本職工作，具備從事信息化工作的智力、現(xiàn)代化管理能力及完整的檔案信息化管理知識結(jié)構(gòu)等[4]。與此同時，相關(guān)基層單位必須加快檔案管理人員理論知識結(jié)構(gòu)的變革進程，大力推行多渠道多層次的人才培育模式。并且，上級業(yè)務(wù)部門需定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)或信息化專業(yè)培訓(xùn)等活動，幫助檔案管理人員全面掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識，了解局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息技術(shù)，真正意義上成為復(fù)合型管理人才，為基層單位檔案信息化建設(shè)工作的順利、高效開展起到保駕護航的作用。

3）構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)管理機制。新形勢下，檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞及檔案資源的共享，均難以脫離統(tǒng)一標準及規(guī)范的支持。因此，在實際建設(shè)工作開展過程中，相關(guān)基層單位需以《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》為參考依據(jù)，結(jié)合單位自身發(fā)展需求及特點，擬定切實可行的內(nèi)部管理標準，盡量在實踐中完善相關(guān)制度體系。與此同時，檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)需遵循國家及行業(yè)現(xiàn)行標準，以此便于基層單位檔案信息化建設(shè)過程中各項工作的順利、有序開展，比如：統(tǒng)一規(guī)定著錄項目、檔案內(nèi)容及文檔文件，規(guī)范數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及格式、軟硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等，以此形成完整的基層檔案規(guī)范化管理體系[5]。此外，還有必要推行數(shù)字化檔案目錄信息，組建目錄數(shù)據(jù)庫，以達到升級檔案信息檢索方式方法的目標，提升檔案檢索效率，進而促進電子檔案服務(wù)利用效率的提升。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公自動化下的基層單位檔案信息化建設(shè)是非常重要的一項工作，基層單位需秉持“具體問題、具體分析”的工作原則，加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視，全面分析檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題及相關(guān)原因，采取切實可行的解決措施，并以自動化辦公系統(tǒng)為依托，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用及應(yīng)用優(yōu)勢，提高基層單位信息檔案的利用率，進一步使基層單位檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量效益得到全面提升。