張 靜 閔怡薇

（1.中國(guó)石油西南油氣田公司頁(yè)巖氣研究院人事科，四川 成都 610000；2.中國(guó)石油西南油氣田公司人事處，四川 成都 610000）

就當(dāng)下而言，在信息時(shí)代先進(jìn)的技術(shù)手段已經(jīng)逐步滲透到各個(gè)領(lǐng)域，給人們的生活帶來了翻天覆地的變化。尤其是伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)人事檔案管理信息化已經(jīng)成為行業(yè)改革重點(diǎn)與主要發(fā)展趨勢(shì)。但從實(shí)際來講，很多企業(yè)的人事檔案管理依然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)階段，不但效率低下，同時(shí)也浪費(fèi)了資源，增加管理成本。所以當(dāng)下如何做好企業(yè)人事檔案信息化管理，是所有管理者都應(yīng)當(dāng)著重思考的重要課題。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理存在問題

隨著時(shí)代的發(fā)展和理念的進(jìn)步，越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，因此積極融合先進(jìn)的信息化管理技術(shù)與理念。但是在實(shí)際改革與操作的過程當(dāng)中，還存在諸多問題。這些問題對(duì)于企業(yè)的整體生存和發(fā)展有一定的制約，所以需要引起充分的重視，針對(duì)這些問題進(jìn)行合理改進(jìn)?？偨Y(jié)而言，企業(yè)人事檔案信息化管理主要存在以下問題：

1.1 人事檔案信息化管理機(jī)制存在較多漏洞

正如上述所言，當(dāng)下我國(guó)企業(yè)人事檔案信息化管理方面仍然存在很多問題與不足，其中首要問題就是相關(guān)管理機(jī)制的漏洞較多。大部分企業(yè)的人事檔案管理較為混亂，部分員工檔案由企業(yè)保管，而有部分員工的檔案則放在人才交流中心進(jìn)行管理，甚至還有部分員工人事檔案由自己進(jìn)行保管[1]。員工檔案管理沒有形成統(tǒng)一的管理規(guī)定，十分分散，而這樣的情況也導(dǎo)致了許多不良后果的出現(xiàn)：首先，有人利用政策和相關(guān)機(jī)制漏洞，變更工作時(shí)間與年齡，捏造虛假文件，導(dǎo)致檔案喪失了真實(shí)性；其次，人事檔案的傳遞沒有規(guī)律。在傳遞程序與運(yùn)轉(zhuǎn)上存在很多不足，比如很多離職員工的檔案并沒有按照相關(guān)程序傳遞，而是采用普通郵件郵寄，極容易出現(xiàn)檔案遺失的情況。

1.2 人才專業(yè)性不足

要做好企業(yè)人事檔案信息化管理，那么相關(guān)人員專業(yè)性是非常重要的影響因素，直接關(guān)乎到信息化管理的進(jìn)程與水平，因此只有具備相關(guān)計(jì)算機(jī)技能與基本數(shù)字化知識(shí)的從業(yè)人員，才能夠滿足企業(yè)人事檔案信息化管理的需求。但是，就當(dāng)下企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際情況來講，大多數(shù)企業(yè)在人事檔案管理相關(guān)崗位招聘時(shí)，選拔人才更加看重個(gè)人工作情況、政治面貌以及相關(guān)學(xué)歷，對(duì)于專業(yè)性要求并不高，甚至有部分企業(yè)的人事檔案管理工作相關(guān)人員是其他部門選調(diào)過去的，或者是行政部門兼職，專業(yè)性不夠，信息化操作的能力不強(qiáng)，這對(duì)于人事檔案信息化管理的推進(jìn)是十分不利的[2]。

1.3 信息化管理硬件設(shè)施不足

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化是所有企業(yè)生存與發(fā)展的核心追求。在這個(gè)前提之下，大部分企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，將大部分的財(cái)力與精力都投入到實(shí)際的生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)當(dāng)中，對(duì)于企業(yè)管理方面尤其是人事檔案管理投入較少，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，在硬件設(shè)備方面并沒有進(jìn)行相應(yīng)的革新，導(dǎo)致阻礙了企業(yè)人事檔案信息化管理的進(jìn)程。同時(shí)，由于管理水平與效率低下，人事檔案在企業(yè)實(shí)際發(fā)展過程中并沒有發(fā)揮相應(yīng)的作用，對(duì)于企業(yè)發(fā)展毫無(wú)助益。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

在信息化時(shí)代之下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)已經(jīng)成為助力各行各業(yè)發(fā)展的有效工具，因此在企業(yè)人事檔案管理方面必須要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合最新技術(shù)進(jìn)行革新，改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理效率，充分發(fā)揮人事檔案管理的相關(guān)作用，為企業(yè)發(fā)展助力。

2.1 加強(qiáng)人事檔案信息化管理機(jī)制的完善

對(duì)于企業(yè)管理工作而言，任何工作的有效開展都離不開完善的管理制度作為保障，人事檔案管理也同樣如此，需要制度作為支撐。當(dāng)下企業(yè)人事檔案管理逐步走向信息化、智慧化，那么就企業(yè)內(nèi)部而言，其管理制度就要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，在傳統(tǒng)制度的基礎(chǔ)之上進(jìn)行完善和升級(jí)，讓檔案管理制度更加的科學(xué)、合理以及規(guī)范，保證該制度能夠有效落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，保證人事檔案管理工作的高效開展[3]。另外，還要不斷完善管理體系，及時(shí)的收集完整的人事信息，保證人事檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，給企業(yè)的實(shí)際人力資源管理提供最為科學(xué)和真實(shí)的參考，同時(shí)也給企業(yè)人事檔案管理提供更好的服務(wù)，最終達(dá)到提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和盈利能力的目的。

2.2 提升人才專業(yè)性

企業(yè)要做好人事檔案信息化管理，那么就必須要提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，培養(yǎng)和招聘相關(guān)人才，打造專業(yè)化人才隊(duì)伍。對(duì)于檔案管理而言，人員素質(zhì)的高低直接影響工作效率與工作水平。因此要更好、更迅速的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變，那么就要充分認(rèn)識(shí)專業(yè)人才對(duì)于檔案管理的重要性，具體而言可以從以下三點(diǎn)來入手：

首先對(duì)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)有工作人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，夯實(shí)理論知識(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)還要提高其計(jì)算機(jī)操作能力與水平，使其能夠熟練的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理；其次，做好理論基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要進(jìn)行檔案信息化相關(guān)的技術(shù)型培訓(xùn)，培訓(xùn)的核心與重點(diǎn)圍繞著信息采集、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及相關(guān)軟件的實(shí)際應(yīng)用上面，保證人事檔案管理的水平與效率；最后，在人才招聘方面，需要著重引進(jìn)信息化專業(yè)水平較高的人才，為人事檔案管理工作注入新鮮的血液，使之帶領(lǐng)企業(yè)人事檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)信息化管理硬件設(shè)施完善

檔案管理工作信息化不僅僅需要專業(yè)的管理人員，同時(shí)還需要相應(yīng)的信息化管理硬件與設(shè)備作為支撐，輔以相應(yīng)的技術(shù)，給企業(yè)的發(fā)展提供更加全面和專業(yè)的服務(wù)。尤其是在數(shù)字化時(shí)代，相應(yīng)的技術(shù)與設(shè)備更新速度較快，因此要求企業(yè)不能僅僅將關(guān)注重點(diǎn)放在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)方面，同樣要加大對(duì)人事檔案信息化管理的關(guān)注度，加大資金、人力與精力的投入，而且還可以為人事檔案管理開設(shè)專項(xiàng)的投入，滿足檔案管理信息化的需求[4]。在這方面尤其是民營(yíng)企業(yè)應(yīng)當(dāng)引起充分的重視，將其作為企業(yè)建設(shè)的重要組成部分，讓人事檔案管理在企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)決策當(dāng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。如若不然，企業(yè)人事檔案管理依然滯留在傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，不能為企業(yè)提供更有效的參考信息，那么將對(duì)企業(yè)發(fā)展形成阻力。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)人事檔案管理工作只有積極融合先進(jìn)的技術(shù)與理念，跟上時(shí)代需求，才能夠有效擺脫舊理念的影響，用信息化手段武裝自己，提升企業(yè)人事檔案管理的水平與效率。讓人事檔案管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，都能充分發(fā)揮作用，做好人才培養(yǎng)和儲(chǔ)備，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。