蔡春容

（東莞市樟木頭鎮(zhèn)城市發(fā)展總公司，廣東 東莞 523600）

國(guó)家的信息化建設(shè)水平不斷提升，各行業(yè)利用信息技術(shù)都得到了飛速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)也趨于成熟，電子檔案是結(jié)合信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)方式的改變，使得檔案信息得以有效地保存，但是在管理工作中存在一些問(wèn)題，例如信息存儲(chǔ)中一受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或者肆意篡改信息，或者磁盤存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)損壞或者丟失等，需要相關(guān)人員深入總結(jié)電子檔案管理中的問(wèn)題，并不斷提升管理保密工作質(zhì)量，以保障檔案管理信息化水平的提升。

1 電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)分析

進(jìn)行電子檔案管理后，可以使得管理方式更加便捷，通過(guò)將信息數(shù)據(jù)壓縮，可以節(jié)約信息數(shù)據(jù)的內(nèi)存空間，另外電子檔案的信息傳輸速度比較快，相關(guān)人員在需要調(diào)閱檔案信息時(shí)，可以根據(jù)權(quán)限實(shí)時(shí)查看。但是電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中也存在一些隱患，比如當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為繁雜，很容易造成信息數(shù)據(jù)的泄漏，私密性較差，并且檔案都屬于企業(yè)的機(jī)密文件，一旦被泄漏，就會(huì)對(duì)企業(yè)造成不可逆的危害，并且還容易受到不法分子的侵入，肆意篡改數(shù)據(jù)，造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的精確度下降，進(jìn)而失去參考價(jià)值。

2 現(xiàn)階段電子檔案的主要泄密路徑

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理工作也實(shí)施了信息化建設(shè)，通過(guò)電子存檔的方式顯著提高了工作效率，但是在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如果沒(méi)有做好電子檔案的管理保密工作，很容易造成檔案數(shù)據(jù)的泄漏，這是現(xiàn)階段電子檔案管理工作中的重大隱患問(wèn)題，電子檔案的使用、數(shù)據(jù)傳輸以及日常的管理過(guò)程中，容易被泄漏，比如在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)被拷貝，或者被人為在計(jì)算機(jī)的端口進(jìn)行復(fù)制，比如USB接口或者藍(lán)牙技術(shù)等，還例如網(wǎng)絡(luò)黑客或者病毒的侵入，很容易造成電子檔案數(shù)據(jù)的損壞[1]。

3 在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案管理保密工作中的困境

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)辦公基本實(shí)現(xiàn)了電子自動(dòng)化，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，電子檔案為企業(yè)工作的便捷性提供了重要幫助，但是在保密環(huán)節(jié)卻存在一些問(wèn)題，檔案信息屬于企業(yè)的機(jī)密性內(nèi)容，一旦保密工作不夠完善，極容易造成企業(yè)的嚴(yán)重?fù)p失，甚至對(duì)國(guó)家安全造成嚴(yán)重威脅，進(jìn)而會(huì)造成人民、企業(yè)甚至國(guó)家的重大損失，在當(dāng)前的工作中電子檔案管理保密工作有著一定的難度，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1）缺少健全的電子檔案法律體系。我國(guó)的保密法頒布并執(zhí)行的時(shí)間較短，但是對(duì)國(guó)家企事業(yè)的建設(shè)工作也做出了巨大的貢獻(xiàn)，但是目前執(zhí)行的保密法仍在不斷地摸索與完善中，仍有較大的完善空間。這種情況造成了電子檔案管理工作中不能將保密法的相關(guān)內(nèi)容作為重要參考，并且當(dāng)前我國(guó)的計(jì)算機(jī)管理機(jī)制也比較落后，追不上信息技術(shù)飛速發(fā)展的步伐，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案管理人員無(wú)法可依、無(wú)章可循，對(duì)電子檔案管理的保密工作造成了影響。2）檔案管理人員缺少較強(qiáng)的保密理念。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作人員的保密形式是不對(duì)外開(kāi)口、不對(duì)外動(dòng)手，但是電子檔案的保密工作中，缺少相關(guān)的保密觀念，比如沒(méi)有專設(shè)的電子檔案管理專用線纜以及專用的計(jì)算機(jī)設(shè)備，隨意對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存或者傳輸，還有部分檔案管理人員的計(jì)算機(jī)沒(méi)有設(shè)置密碼，一些機(jī)密文件的存儲(chǔ)設(shè)備也隨意交由外部人員使用，這樣極易造成檔案數(shù)據(jù)的泄密[2]。3）缺少先進(jìn)的保密技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較開(kāi)放，為黑客以及其他不法分子提供了便利條件，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，竊取和反竊取的形勢(shì)較為嚴(yán)峻，并且我國(guó)的信息化保密技術(shù)仍然處于摸索階段，使得保密技術(shù)不能始終符合當(dāng)下快速發(fā)展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需要，所以對(duì)當(dāng)前的電子檔案管理保密工作帶來(lái)了一些防控風(fēng)險(xiǎn)。

4 做好電子檔案管理的保密工作具體方法

1）建立并完善電子檔案保密管理體系。建立并完善電子檔案保密管理體系是保密工作的保障條件，同時(shí)也是必要基礎(chǔ)。因此企業(yè)需要依據(jù)自身的發(fā)展需要和實(shí)際情況，建立并完善電子檔案保密管理體系，包括電子檔案管理的制度內(nèi)容，對(duì)于檔案資料的錄入、調(diào)閱、復(fù)制以及管理等方面的內(nèi)容。對(duì)于電子檔案保密工作，需要根據(jù)具體的需要以及應(yīng)用的方式，制定并完善保密標(biāo)準(zhǔn)、安全規(guī)范、管理原則以及具體的防范措施等，確保電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)泄漏等問(wèn)題。另外，在進(jìn)行電子檔案管理工作中，需要根據(jù)具體的需要調(diào)整保密管理體系的制度內(nèi)容，這樣可以為電子檔案管理工作提供更加有力的保障條件。2）提升電子檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。電子檔案管理工作人員是電子檔案保密工作的主導(dǎo)人員，同時(shí)也是重要組成部分，所產(chǎn)生的作用極其關(guān)鍵和重要，而且需要肩負(fù)重要的檔案信息管理工作職責(zé)，因此工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力關(guān)系到了工作的開(kāi)展和實(shí)施。所以工作人員需要積極提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，深刻認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，這就需要加強(qiáng)對(duì)于工作人員的保密工作認(rèn)識(shí)和工作能力的培訓(xùn)，讓工作人員時(shí)刻保持警惕，不能對(duì)保密工作產(chǎn)生松懈的心理，積極提高電子檔案管理工作能力，最終可以積極地投入到電子檔案的安全管理工作中，并且還要以積極的工作狀態(tài)和負(fù)責(zé)的工作精神提升工作效率和質(zhì)量，明確自身的崗位要求和需求，積極提升電子檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，熟練掌握電子檔案管理方式方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理工作的改革和創(chuàng)新，為電子檔案保密工作提供有力的保障[3]。3）重視電子檔案保管于技術(shù)的應(yīng)用。電子檔案一般會(huì)被保存到計(jì)算機(jī)的硬盤中或者移動(dòng)硬盤中，為了防范在存儲(chǔ)過(guò)程中電子檔案信息的損壞，那么需要重視電子檔案保管與技術(shù)的應(yīng)用。一般情況下需要在保存電子檔案的過(guò)程中確保與其他的介質(zhì)不會(huì)出現(xiàn)刮擦，另外還要及時(shí)升級(jí)電子檔案的備份，如果計(jì)算機(jī)或者移動(dòng)硬盤產(chǎn)生了故障問(wèn)題，那么就需要確保電子檔案的備份不會(huì)受到影響；其次，還需要將電子檔案存儲(chǔ)戒指置放于比較適宜的環(huán)境中，保證所處的環(huán)境溫度濕度都能夠達(dá)到存儲(chǔ)介質(zhì)的材料要求。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，一些計(jì)算機(jī)病毒在不斷侵犯計(jì)算機(jī)或者移動(dòng)硬盤系統(tǒng)，而這就需要加強(qiáng)對(duì)于病毒的查殺工作。首先，需要應(yīng)用科學(xué)有效的防火墻技術(shù)和病毒查殺軟件加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，確保電子檔案不受到病毒的侵犯；另外，還要注重計(jì)算機(jī)硬件和移動(dòng)硬盤自身的防病毒措施的加強(qiáng)，這就需要及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)查殺軟件，并根據(jù)需要完善計(jì)算機(jī)查查軟件的功能，進(jìn)而提高軟件殺毒效果[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用需要重視互聯(lián)網(wǎng)的安全。因此，對(duì)于電子檔案管理工作需要得到相關(guān)人員的關(guān)注和重視，認(rèn)識(shí)到電子檔案管理保密工作的重要性，因此在這種情況下，需要根據(jù)實(shí)際情況應(yīng)用有效的保密措施，制定并完善科學(xué)有效地防范體系，提高電子檔案的安全性，要能夠滿足用戶的需求以及電子檔案管理的需要，以此不斷建立并完善電子檔案保密管理體系，提升管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，重視電子檔案保管與技術(shù)的應(yīng)用，以此逐漸完善電子檔案保密管理工作的模式，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。