楊 赫

（中國鐵路哈爾濱局集團有限公司檔案史志室，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術的進步，計算機技術和網(wǎng)絡技術在建設工程中的應用越來越廣泛。采用信息化管理方法，使歸檔的信息化管理系統(tǒng)完全集成，不僅能有效地掌握項目建設的全過程，實現(xiàn)環(huán)境的動態(tài)監(jiān)測，而且能及時、準確地對項目進行監(jiān)控。資料文件正確、完整、一致地分類。企業(yè)檔案管理工作要有章可循，就必須創(chuàng)新管理方式方法，使之成為科學決策的重要依據(jù)，更好地為工程建設服務。

1 建設項目檔案管理特點

1）完整性。作為項目檔案的重要功能，它主要通過對項目啟動到項目實施的整個過程的所有文件進行歸檔，包括項目的設立、項目的評審等。建設工程項目活動中，完整性包括工作程序的完整性，單元工程的完整性，分類單元的完整性。在項目歸檔中，完整性是最重要的功能。2）準確性。工程建設過程中，建設項目檔案成為工程建設過程的副產(chǎn)品，也是工程建設過程中建立起來的主要資料。這樣，這些建設項目檔案就具有一定的可錄性和真實性，不能再進行復制。3）總體性。建設工程的實施應該建立在總體規(guī)劃的基礎上，應該通過發(fā)展許多單獨的工程來實現(xiàn)[1]。它是對整個項目所涉及的不同領域的文獻記錄，以及不同管理活動的內容。

2 信息化對建設項目檔案管理的重要意義

建設項目檔案是建設行業(yè)的重要組成部分和內容。信息化對建設項目檔案管理的影響具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，影響項目檔案管理的內容。計算機、數(shù)字化背景下，建設項目檔案管理內容發(fā)生了重大變化。其范圍不僅僅局限于傳統(tǒng)的造紙工程項目檔案，還包括各類計算機文件，如工程施工的圖像、照片，工程設計及圖像處理文件。這類信息化電子檔案，大大豐富了項目檔案管理的內容。第二，對項目文件管理方法的影響。項目檔案管理采用遠程自動控制技術和方法，更好地實現(xiàn)文件的計算機收集和分類的自動化。確保建設項目檔案的及時、完整、統(tǒng)一。第三，影響建設項目檔案管理的方向。信息化在很大程度上改變了項目文件管理。利用計算機數(shù)據(jù)的精確計算，可充分實現(xiàn)項目施工狀態(tài)和公司盈利情況，項目施工參與者能更好地挖掘出所需文檔，可見，在信息化和數(shù)字化的背景下，項目檔案的管理由文件管理向管理服務轉移。

3 當前建設項目檔案管理信息化的問題

通過信息化建設和工程項目檔案管理，可以保證工程項目檔案的完整、統(tǒng)一，為工程決策提供良好的數(shù)據(jù)支持，減少工程決策失誤，但在也暴露出一些管理上的問題。1）項目檔案信息化建設意識不強。當前，我國大部分建設項目檔案工作人員對信息化建設認識不足，使其在建設項目檔案工作中的作用受到限制。具體地說，許多檔案管理員對項目檔案的信息化建設并不完全了解，也不擅長信息技術在項目檔案管理中的應用，對項目檔案信息化的具體流程和建設方法也不清楚。2）項目文件管理的技術和手段落后。目前大多數(shù)信息技術和項目文檔管理方法需要改進。有些檔案工作者仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段，只把檔案管理當作數(shù)據(jù)存儲，缺乏先進的檔案建設技術。由于工程項目文件中的信息太多，導致管理效率低下。3）缺乏標準化的項目文件管理。當前，由于缺乏完善的信息化管理制度，導致建設項目檔案信息化管理工作存在諸多不規(guī)范之處。多個電子工程項目記錄在存儲和使用方面存在著不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題，使其很容易丟失和損壞。4）項目檔案信息化人才不足。隨著計算機和數(shù)字技術的發(fā)展，項目檔案信息化人才依然短缺。因為大部分公司負責管理工程項目檔案的人員知識結構不合理，文化底蘊較低，導致公司缺乏工程項目管理方面的高素質人才。

4 提高對建設檔案信息化管理的對策

在檔案信息化管理方面，行業(yè)相關人員對信息建設認識的深入程度對其自身的工作效率和質量有很大影響。由于在建立檔案資料時，這些從業(yè)者是關鍵的力量。假如他們自己都沒有認識到推動信息化建設的重要性，那么他們就很難主動地去做，也就會變得很難去做[2]。所以，如果要促進建設公司檔案的信息化管理，就需要通過培訓提高他們對信息化的認識。在思想層面，要充分重視建設信息化的重要性，然后積極推進信息化。要搞好信息技術建設和管理信息化。

1）健全建設材料管理制度。建設資料綜合管理系統(tǒng)的建立，可在建設資料綜合管理中起規(guī)范作用。建立健全建設數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，首先要建立完善的規(guī)章制度。一旦制定了相關規(guī)定，相關標準及具體施工資料的具體實施依據(jù)的管理可有效防止施工中的盲管現(xiàn)象。另外，施工資料管理人員應明確各管理環(huán)節(jié)的具體責任人的資料，使施工資料管理工作有條不紊地進行。為提高施工數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的效率，應建立相應的責任追究制度，對系統(tǒng)進行完善。若建設材料管理中存在某些關聯(lián)問題，相關責任人應承擔責任，且責任應由個人承擔。從而使得施工數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)更加權威，給整個施工數(shù)據(jù)管理帶來極大的壓力，保證了施工數(shù)據(jù)管理工作的順利進行。2）確保收集和存檔原始數(shù)據(jù)。施工項目檔案管理信息建設應是信息和相關資料的收集、歸檔保存。第一，收集相關數(shù)據(jù)。有關資料應由計算機輸入，對資料、土質資料及有關文件進行分類、儲存，并將這些資料存入計算機。通過這種方式，可以避免大量無用信息的出現(xiàn)。儲存之后，要將信息按相關內容進行分類，以便于相關人員方便地查找信息。3）建立成熟的機制。為充分發(fā)揮施工記錄的作用，應對施工管理記錄進行詳盡的整理。不是因為形式上的原因，而是為了實現(xiàn)對建設工程參考數(shù)據(jù)限額的全面管理，而對建設工程的全部信息進行了整理。建立了工程數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了不同工程的標準化施工。該系統(tǒng)應能完整反映各建設工程項目的概況，為今后的建設工程提供完整的參考資料。在不斷規(guī)范和提高項目檔案管理水平的同時，應把項目檔案管理納入項目管理的全過程，并建立一套全過程、全職責、全責任的工作機制。4）加強層級管理，深化層級編研。強化原始數(shù)據(jù)分類整理，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)與信息的互聯(lián)互通，實現(xiàn)邏輯一致性，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)體系，方便查詢。第一，檔案管理員在歸檔前應對收集到的資料進行分類；第二，檔案文件必須經(jīng)過科學、細致的分類；最后，必須根據(jù)綜合資料的使用價值和倉庫的性質分析資料，并評估未分類資料的價值[3]。5）管理全面數(shù)字化。做好項目檔案數(shù)字化和數(shù)字化硬件平臺的搭建工作。為提高管理效率，必須建立起計算機網(wǎng)絡平臺，為了更好地為信息化開發(fā)和項目檔案平臺的使用提供物質基礎。6）項目文件管理數(shù)字化。對項目檔案進行收集、分類、加工和錄入，使之與數(shù)據(jù)庫結構規(guī)范統(tǒng)一，形成共享的數(shù)字化資源。與此同時，公司還應做好檔案的分類工作，將不同的工程項目檔案納入不同的管理軟件，各參與單位相互配合，分工協(xié)作，進行數(shù)字化建設。

5 結語

總之，在建設管理領域，信息技術的重要性已經(jīng)得到了社會的普遍認同?？茖W地利用這些信息技術，可以幫助企業(yè)降低運營和維護成本，提高企業(yè)的核心競爭力。