朱莉鳳

（湖南省假肢矯形康復(fù)中心（湖南省康復(fù)輔具技術(shù)指導(dǎo)中心），湖南 長(zhǎng)沙 410118）

實(shí)現(xiàn)我國(guó)文書檔案管理相關(guān)工作的創(chuàng)新、快速發(fā)展，不僅對(duì)推動(dòng)政府、學(xué)校等社會(huì)組織的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，而且符合新時(shí)代推動(dòng)文書檔案管理相關(guān)工作發(fā)展的要求。因此，在新形勢(shì)下，我國(guó)文書檔案管理工作的基本管理模式，應(yīng)隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和科技進(jìn)步而不斷探索和創(chuàng)新。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的缺陷

第一，傳統(tǒng)用于紙質(zhì)或者印制絲帛等金屬制品的文書檔案在實(shí)際運(yùn)輸使用過(guò)程中，容易與人發(fā)生重大碰撞或者磨損，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)形中也會(huì)加大了文書檔案運(yùn)輸上的難度。第二，傳統(tǒng)文書檔案受限于原料材質(zhì)各種原因，對(duì)文書檔案保存護(hù)理?xiàng)l件上的要求相對(duì)較高，如通風(fēng)忌潮濕、怕陽(yáng)光暴曬等等，日常保存文書檔案工作中的程序非常復(fù)雜，人力物力成本消耗大。第三，傳統(tǒng)文書檔案往往也總是含有海量的歷史文獻(xiàn)資料，即便文書檔案經(jīng)過(guò)了多次分類整理，但在公眾查閱文書檔案過(guò)程中還可能需要反復(fù)消耗大量查閱時(shí)間，造成公眾閱讀文書檔案效率難以得到提高。可以這么說(shuō)，傳統(tǒng)上的文書檔案業(yè)務(wù)管理員們的工作往往是非常繁重、復(fù)雜的[1]。

2 事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 文書檔案管理工作職責(zé)不明確

事業(yè)單位文書檔案管理不到位，文書檔案管理人員變動(dòng)頻繁。多數(shù)情況下，文書檔案管理工作人員職責(zé)不清，分工不當(dāng)，直接導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作人員精力投入不足。事業(yè)單位文書檔案管理工作往往具有很高的專業(yè)性和技術(shù)性，這就必然要求各類文書檔案管理工作人員具有較好的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)。在開展文書檔案管理工作的過(guò)程中，要樹立創(chuàng)新精神，改革一些傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方式，減少各類文書檔案管理工作中的失誤，不斷促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作健康快速發(fā)展。

2.2 過(guò)于落后的文書檔案管理工作模式

目前，我國(guó)大部分地區(qū)和事業(yè)單位的文書檔案保護(hù)和管理手段相對(duì)落后。雖然現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)進(jìn)步迅速，但仍有不少地區(qū)和機(jī)構(gòu)采用手工方式進(jìn)行記錄。在傳統(tǒng)的管理模式下，它不僅僅是一種落后的管理方式，而且會(huì)直接影響工作效率。在這個(gè)新的信息時(shí)代，各類信息的數(shù)量也在不斷增加，這意味著如果有大量的信息需要記錄和歸檔，那么這些傳統(tǒng)的管理模式就不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位的變化，需要進(jìn)行改革和調(diào)整。

2.3 文書檔案管理工作的運(yùn)行及其操作所需要的硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施不健全

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化和社會(huì)主義信息化時(shí)代，事業(yè)單位文書檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了信息化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案逐漸被一些電子文書檔案所取代。在這個(gè)時(shí)代，要盡快建立起比較完善的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)體系，引進(jìn)先進(jìn)的硬件和相關(guān)軟件設(shè)施，但目前我國(guó)很多事業(yè)單位在這方面還存在很多問(wèn)題，軟硬件建設(shè)還不夠，設(shè)備建設(shè)不完善，導(dǎo)致電子文書檔案管理工作質(zhì)量下降。

3 信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的措施

3.1 提高文書檔案管理工作人員素質(zhì)

基層事業(yè)單位文書檔案管理工作相關(guān)人員，特別是文書檔案管理相關(guān)工作的從業(yè)人員，其管理工作態(tài)度和管理工作能力，直接關(guān)系到文書檔案管理相關(guān)工作的組織效能和服務(wù)質(zhì)量。要高度重視對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作人員基本職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)和教育，樹立其職業(yè)責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，使其真正做到以身作則，鼓勵(lì)文書檔案管理工作人員認(rèn)真思考，深入工作實(shí)際，不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，及時(shí)解決實(shí)際問(wèn)題。此外，要積極加強(qiáng)文書檔案管理職能部門之間的各種實(shí)時(shí)互動(dòng)交流與合作，及時(shí)對(duì)文書檔案工作中可能遇到的難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行深入探討、分析和研究，探索文書檔案管理工作不斷創(chuàng)新和進(jìn)步的方法[2]。

3.2 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作信息資源共享

現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理職能部門相對(duì)分散，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，部門之間的管理信息資源缺乏有效流通，在管理軟件的廣泛使用和軟硬件管理功能的應(yīng)用上，還存在著混亂和能力不足的問(wèn)題。因此，導(dǎo)致文書檔案管理工作信息被封鎖，各部門的文書檔案管理工作信息資源管理一般都是自己操作，資源共享存在諸多障礙。針對(duì)這一困難局面，首先要明確文書檔案管理工作的具體內(nèi)容和職責(zé)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格監(jiān)督和規(guī)范文書檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和環(huán)節(jié)，并盡快鞏固和建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的系統(tǒng)工程，從而促進(jìn)信息管理資源的共享，為文書檔案管理工作綜合利用提供暢通的渠道。此外，還應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變國(guó)家相關(guān)服務(wù)管理行政職能部門的工作管理模式，促進(jìn)其由開展管理型向推進(jìn)服務(wù)型工作過(guò)渡，簡(jiǎn)化服務(wù)審批辦理程序，形成部門協(xié)同推進(jìn)服務(wù)的有力工作局面。

3.3 加強(qiáng)文書檔案管理工作信息化建設(shè)后的互聯(lián)網(wǎng)安全監(jiān)督和管理

文書檔案管理工作的深入開展和文書檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，不斷提高了工作效率，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的切身利益，同時(shí)也給文書檔案管理工作信息網(wǎng)絡(luò)資源的保護(hù)，帶來(lái)諸多網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。例如：網(wǎng)站遭受網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意入侵，感染勒索病毒等，這些特殊情況往往直接導(dǎo)致整個(gè)機(jī)構(gòu)文書檔案信息和數(shù)據(jù)資源的大量丟失、泄露或惡意非法篡改，這些特殊情況將直接造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益和發(fā)展效益產(chǎn)生不利影響。因此，改革建設(shè)文書檔案管理工作和信息管理系統(tǒng)后，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的監(jiān)督、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)專機(jī)，確保每次密碼登錄都有安全記錄，并通過(guò)系統(tǒng)引入一些信息安全系數(shù)較高的殺毒軟件，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全監(jiān)督、維護(hù)和管理，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中可能存在的安全漏洞，及時(shí)修復(fù)，避免一切被網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒攻擊的機(jī)會(huì)，保證系統(tǒng)文件管理信息和網(wǎng)絡(luò)資源的穩(wěn)定性和安全性。

3.4 加大對(duì)文書檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)扶持

目前，由于事業(yè)單位規(guī)模小或經(jīng)濟(jì)狀況差，我國(guó)大部分事業(yè)單位文書檔案管理工作條件落后。在這樣的條件下，事業(yè)單位如果只借助自身力量，在短時(shí)間內(nèi)完成文書檔案管理工作，顯然是異想天開。針對(duì)這一突出問(wèn)題，事業(yè)單位要積極主動(dòng)地向地方政府提出資金和技術(shù)支持，幫助事業(yè)單位逐步改善工作環(huán)境和條件，并進(jìn)一步幫助事業(yè)單位改進(jìn)和更新文書檔案管理技術(shù)和設(shè)備，從而有效地保證事業(yè)單位文書檔案管理工作的快速有效健康發(fā)展。加大財(cái)政資金對(duì)文書檔案管理工作的投入途徑，要特別注意財(cái)政資金運(yùn)用是否科學(xué)合理。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息時(shí)代背景下，文書檔案信息作為人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息管理的重要資源，越來(lái)越受到人們的重視。它促進(jìn)了我國(guó)文書檔案管理的創(chuàng)新、改革和發(fā)展，從而與時(shí)俱進(jìn)，更好地為人民服務(wù)，是當(dāng)前我國(guó)文書檔案管理工作的主要任務(wù)。但當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案工作的理論建設(shè)還比較滯后，這就必然要求我們密切關(guān)注現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，努力在管理方式、內(nèi)容、管理體制等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，加強(qiáng)人事等方面的文書檔案工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位信息時(shí)代文書檔案管理工作的跨越式發(fā)展。