高海軍

（臨縣檢驗(yàn)測(cè)試所，山西 呂梁 033000）

在以往的生活以及工作過(guò)程中，人們對(duì)于信息技術(shù)的使用較少，其中的重要原因之一是，人們對(duì)于信息技術(shù)的信任度較低。近年來(lái)，技術(shù)水平的不斷提高，越來(lái)越多的事業(yè)單位，以及企業(yè)，使用信息技術(shù)對(duì)于檔案以及其他事項(xiàng)進(jìn)行管理以及統(tǒng)計(jì)，在節(jié)省人工時(shí)間成本的同時(shí)，也可以充分的保證信息的安全性以及保密性，防止檔案信息出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致事業(yè)單位發(fā)展不夠安全。進(jìn)行檔案管理的改革創(chuàng)新，可以體現(xiàn)了對(duì)于新技術(shù)以及新事物的接受度，使得整體的發(fā)展更加順應(yīng)時(shí)代潮流。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

事業(yè)單位的檔案管理工作近幾年一直有不同的規(guī)定和要求在不斷地更新和完善，但在實(shí)際檔案管理工作中其所表現(xiàn)出的效果與預(yù)期有些很大的差距，這些問(wèn)題的出現(xiàn)必須得到系統(tǒng)的分析和研究，同時(shí)要想將事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)的改革和創(chuàng)新就必須將實(shí)際工作中存在的問(wèn)題科學(xué)的解決。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中并沒(méi)有一套嚴(yán)格的檔案管理體系和管理規(guī)范，其中相關(guān)事業(yè)單位管理層的管理人員對(duì)于檔案管理工作也沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，這種情況的出現(xiàn)直接導(dǎo)致事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有管理人員的管理和管理人員的嚴(yán)格監(jiān)督。在實(shí)際的檔案管理制度規(guī)范的制定中也未根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)所要求的規(guī)定嚴(yán)格的進(jìn)行，不同管理模式所適應(yīng)的事業(yè)單位也有所不同如果不系統(tǒng)的進(jìn)行設(shè)計(jì)和要求其最后的所表現(xiàn)的效果也很有可能是無(wú)效[1]。

大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)對(duì)檔案管理設(shè)備的要求并不是更高，現(xiàn)代化的檔案管理工作如果脫離現(xiàn)代科技而單獨(dú)存在就很有可能造成嚴(yán)重的后果發(fā)生。一些事業(yè)單位考慮到資金投入方面的問(wèn)題就會(huì)放棄現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的引進(jìn)工作，傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備的儲(chǔ)存容量并不是很大并且對(duì)于重要檔案資料的保護(hù)也并不安全，傳統(tǒng)管理設(shè)備自身的防火墻很容易造成重要資料的丟失或被不法分子盜取。甚至還有些事業(yè)單位在進(jìn)行資料管理中仍采用最基礎(chǔ)的紙字版保存方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式很容易造成檔案資料的丟失，特殊情況下還會(huì)在檔案的裝訂中出現(xiàn)裝訂錯(cuò)誤的情況發(fā)生。并且還有些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中過(guò)于死板，檔案管理部門(mén)在工作時(shí)與其他部門(mén)并沒(méi)有很好的溝通，科學(xué)的檔案管理工作不能夠獨(dú)立進(jìn)行如果有些檔案管理信息出現(xiàn)問(wèn)題的不及時(shí)與其他部門(mén)進(jìn)行交流就稱(chēng)不上科學(xué)的檔案管理[2]。

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新中有些管理人員并不認(rèn)真的配合，一些管理人員傳統(tǒng)的管理思想促使其錯(cuò)誤地認(rèn)為只有嚴(yán)格的遵循傳統(tǒng)檔案管理理念和要求才能進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理。還有些檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)有一定的“缺陷”，在進(jìn)行服務(wù)中沒(méi)有臨場(chǎng)應(yīng)變的能力以及與客戶溝通時(shí)其自身的溝通能力也存在一定的問(wèn)題。各大事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員的轉(zhuǎn)聘時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的招聘要求，有些時(shí)候只是單純的重視管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備量對(duì)于其實(shí)踐能力、溝通能力所要求的并不明顯。傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用并不熟練，事業(yè)單位對(duì)這些管理人員的培訓(xùn)并不重視不僅沒(méi)有系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制就連基本的操作規(guī)范也沒(méi)有其后果只能是造成檔案的流失或設(shè)備的損壞[3]。

2 在信息時(shí)代如何科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

2.1 各事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格的要求

信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新需要相關(guān)管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際要求完善其管理規(guī)范和管理要求，將檔案管理工作的管理體系進(jìn)行科學(xué)的完善和創(chuàng)新。信息時(shí)代的檔案管理工作不能脫離信息技術(shù)而單獨(dú)存在，同時(shí)管理層在進(jìn)行整個(gè)檔案管理管理工作的檢查和監(jiān)督中更應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的有效融合。將檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效的完善并定期對(duì)各檔案管理部門(mén)的工作情況進(jìn)行審查和監(jiān)督，檔案管理工作的改革和創(chuàng)新不能夠脫離某一方面而單獨(dú)存在同時(shí)加強(qiáng)人員的管理更是促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作改革最正確的方法。事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間一定要合理的配合檔案管理工作，在明確檔案管理工作的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確地將不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行歸類(lèi)和劃分[4]。

2.2 科學(xué)的建立檔案管理平臺(tái)并加強(qiáng)對(duì)各種信息化設(shè)備的融入

其次相關(guān)事業(yè)單位一定要重視內(nèi)部檔案管理平臺(tái)的建立，其中檔案管理工作的創(chuàng)新就必須有效的融入信息化、智能化以及數(shù)據(jù)化，事業(yè)單位可以與某一智能化平臺(tái)進(jìn)行合作并通過(guò)智能化平臺(tái)合理的設(shè)立符合自身檔案管理工作的黃管理平臺(tái)。管理平臺(tái)更要與互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算進(jìn)行協(xié)同發(fā)展，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)整理和儲(chǔ)存檔案的方法，通過(guò)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效檔案的整理并使用云計(jì)算進(jìn)行檔案的歸類(lèi)和計(jì)算最后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將重要的檔案?jìng)魉偷絻?chǔ)存平臺(tái)。檔案管理平臺(tái)的改革創(chuàng)新不僅能夠縮短檔案的規(guī)劃時(shí)間而且還能夠?qū)⒅匾臋n案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，有效的建立符合數(shù)據(jù)事業(yè)單位自身實(shí)際需求的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)改革創(chuàng)新并改變其傳統(tǒng)的管理思想

事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理人員思想能力的培訓(xùn)工作，在進(jìn)行培訓(xùn)中其重點(diǎn)以創(chuàng)新管理人員的管理思想和管理能力為主要工作，在改善管理人員思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上還應(yīng)系統(tǒng)地培訓(xùn)其對(duì)各種信息化平臺(tái)的操作和管理，要確保在信息化時(shí)代大背景下各檔案管理工作都能夠以科技、信息為運(yùn)行基礎(chǔ)。檔案管理工作的重要一步還包括檔案的收集和掃描工作，是我單位應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)代化信息掃描儀的引進(jìn)和配備工作，不論是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送的重要檔案還是紙質(zhì)版遞交的備份檔案都能夠通過(guò)自動(dòng)掃描儀快速進(jìn)行數(shù)據(jù)的掃描、收錄和備份整個(gè)過(guò)程能夠嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行并減少錯(cuò)誤問(wèn)題的發(fā)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

談信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新可以根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)的分析和要求，在確保事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)穩(wěn)定進(jìn)行的基礎(chǔ)上將其檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和創(chuàng)新[5]。檔案管理工作的改革和創(chuàng)新需要相關(guān)管理部門(mén)和管理人員加大重視力度，在改變傳統(tǒng)的管理理念的同時(shí)更多地注重現(xiàn)代化的管理要求和管理模式。加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的引進(jìn)和投入，以科學(xué)的檔案管理方式為基礎(chǔ)并以嚴(yán)格的檔案管理內(nèi)容為要求加強(qiáng)信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。提升信息化技術(shù)的使用能力以及提高內(nèi)部檔案管理的整體規(guī)范和要求，從傳統(tǒng)到現(xiàn)代進(jìn)行科學(xué)的轉(zhuǎn)變和有效地提升。