魯少梅

（山東省棲霞市公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心，山東 棲霞 265300）

如今，企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作均提出了更高的要求，檔案管理的工作職責(zé)已經(jīng)不僅限于對(duì)檔案資料的整理歸納，還需要進(jìn)行高效率的檢索，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案利用率。在信息技術(shù)及現(xiàn)代化辦公設(shè)備的支持下，完全可以滿足上述工作需求，并且未來還需促進(jìn)檔案管理信息化的縱深發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理普遍存在的問題

1）檔案資料管理制度不夠完善。檔案管理制度是開展這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)規(guī)范，制度上的缺失將造成工作中的疏漏。目前由于許多單位對(duì)檔案管理的要求較低，甚至對(duì)這項(xiàng)工作的重視度不足，沒有對(duì)陳舊的檔案管理制度進(jìn)行更新和補(bǔ)充，這在檔案管理方式向信息化轉(zhuǎn)變的情況下，無疑會(huì)帶來信息丟失、泄露、損壞等隱患。

2）檔案信息化管理尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和法治化。隨著現(xiàn)代化辦公設(shè)備的普及，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種常態(tài)，但是卻并沒有形成統(tǒng)一的工作規(guī)范，存在許多隱性的問題，時(shí)刻威脅檔案的完整性。比如，不同部門之間的檔案管理沒有形成統(tǒng)一體系，各自分散，對(duì)檔案管理軟件的使用操作不規(guī)范，部分檔案管理行為得不到監(jiān)管，資料丟失情況存在[1]。

2 我國檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展與創(chuàng)新路徑

1）構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化首先需要以大容量的數(shù)據(jù)庫作為支撐，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫是首要的工作。具體需要做好以下三個(gè)方面的工作。第一，將大量的紙質(zhì)檔案資料錄入為信息化資料，與錄音、錄像、圖像等資料一同妥善存儲(chǔ)。第二，為所有的數(shù)字化檔案資料編排目錄，分類、分項(xiàng)保存，方便查找。將重復(fù)的信息刪除，減少內(nèi)存占用。第三，打造開放化的信息共享平臺(tái)，支持部分信息的內(nèi)部共享，部分信息公開發(fā)布，提高檔案資料利用率。如今，有許多企業(yè)開發(fā)的檔案管理平臺(tái)都支持信息自動(dòng)整理、內(nèi)部分享、信息檢索查閱等功能，能夠?yàn)闄n案管理帶來許多便利，可選擇性價(jià)比較高的軟件購買，也可以自主建立檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建特色化功能，滿足個(gè)性化的檔案管理需要。

2）建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制。由于檔案管理信息化具有開放性、互動(dòng)性和滲透性的特點(diǎn)，因而要構(gòu)建具有科學(xué)化、規(guī)范化、效能化的運(yùn)行機(jī)制，努力提升檔案管理信息化的整體效能。具體做到以下幾點(diǎn)：（1）完善檔案信息化管理制度。無論是何種管理，完善的管理制度都是其重要的支撐條件，而檔案管理信息化建設(shè)也必須積極建立完善的相關(guān)管理制度，清晰地劃分相關(guān)人員的工作職責(zé)，確保工作人員的工作能夠有章可循、有據(jù)可依，以此來提高工作效率，強(qiáng)化檔案管理的信息化水平；領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，并建立科學(xué)合理的監(jiān)督制度，以此來確保相關(guān)管理制度能夠落到實(shí)處，最終有效提高檔案信息化管理。比如，針對(duì)信息錄入的規(guī)范性、信息調(diào)閱的權(quán)限、信息保存的完整性、實(shí)效性等分別制定出工作制度，規(guī)范信息化檔案管理行為。（2）完善檔案管理系統(tǒng)。需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結(jié)合自身具體的情況和工作需求，對(duì)檔案管理的硬件建設(shè)進(jìn)行科學(xué)地規(guī)劃和實(shí)施，配備適合企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)設(shè)備，如專門的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、錄像機(jī)、打印機(jī)等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規(guī)范化庫房；同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，涉及智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等建設(shè)，盡可能符合檔案管理收集、識(shí)別、分別、存儲(chǔ)及檢索等功能需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[2]。（3）運(yùn)用多樣化的檔案信息服務(wù)形式。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理服務(wù)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，積極建設(shè)檔案管理信息化，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效引入到檔案管理服務(wù)之中，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源，讓檔案信息服務(wù)形式更加多樣化。第一，借助微縮技術(shù)服務(wù)。由于檔案管理中往往會(huì)涉及很多十分珍貴和重要的檔案資料，工作人員必須非常謹(jǐn)慎地保管這類資料，不僅要避免其受到損壞，還要避免其被盜或是丟失，這就需要借助微縮技術(shù)來縮減資料，從而更加妥善地保管[3]；第二，借助信息技術(shù)。由于檔案管理中往往涵蓋著極多的資料信息，并且非常繁雜，故而必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，從而更加高效、科學(xué)地處理檔案信息。（4）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)。由于電子檔案很難從表面辨別出文件有沒有被篡改，所以工作人員必須保證在具體工作中不會(huì)隨意修改相關(guān)資料，確保電子檔案資料的原始性，并且在檔案資料收集時(shí)應(yīng)把文件設(shè)置成只讀模式，防止他人在閱讀時(shí)修改檔案資料；同時(shí)，由于電子檔案保管是以硬盤為介質(zhì)，極易受到溫濕度的影響，嚴(yán)重情況下則會(huì)導(dǎo)致其完全無法識(shí)別，故而相關(guān)工作人員必須高度重視電子檔案資料的保管工作，為其提供合適的物理環(huán)境，還應(yīng)定期對(duì)硬盤進(jìn)行嚴(yán)格檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的危險(xiǎn)并加以有效處理，從而更加妥善地保管電子檔案[4]。

3）有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)。為了能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，相關(guān)部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，調(diào)整其服務(wù)態(tài)度，提高其應(yīng)變能力，使之樹立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識(shí)和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，具備較強(qiáng)的信息整合能力和較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平；（2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系，定期對(duì)檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進(jìn)行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專業(yè)性人才，然后進(jìn)一步強(qiáng)化這類人才的培訓(xùn)，從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

4）不斷改革檔案部門的職能。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，促使檔案部門的職能處于動(dòng)態(tài)變化之中，為了能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，工作人員需要及時(shí)調(diào)整和更新檔案部門中的很多環(huán)節(jié)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)整、新功能定位的更新等。同時(shí)，在檔案部門創(chuàng)新改革中需要對(duì)人員調(diào)整問題進(jìn)行恰當(dāng)處理，創(chuàng)造出功能更為健全的工作平臺(tái)，以便工作人員可以借助這一平臺(tái)為社會(huì)和大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[5]。

3 結(jié)語

社會(huì)的發(fā)展，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的提高，工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，這些因素將共同推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，并且在未來還將提出更高的工作要求。必須利用現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施達(dá)到滿足檔案管理高效化、精準(zhǔn)化、共享化的需求，打造特色化工作模式，制定新型工作機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)管理人員的能力和素質(zhì)建設(shè)，只有這樣，才能推動(dòng)檔案管理信息化取得重大突破。我們相信，做好檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作同樣可推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，行業(yè)進(jìn)步。