邢 艷

（淄博柳泉中學(xué)，山東 淄博 255000）

在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位獲得了更加廣闊的發(fā)展空間，如何實現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)與管理工作的深度融合已經(jīng)成為當務(wù)之急。而會計檔案管理又是事業(yè)單位管理工作的重中之重，這就要求相關(guān)管理人員必須要立足實際情況，明確數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的工作要求，結(jié)合單位的實際情況采取有效的數(shù)字化管理技術(shù)，爭取在提高管理質(zhì)量和效率的同時，也能確保事業(yè)單位的信息安全，從而促進事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作中存在的問題

1）管理問題。在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位會計檔案管理工作中最突出的問題就是管理不到位，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，管理行為不規(guī)范。由于受到各種因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位在管理部門的系統(tǒng)化建設(shè)和專業(yè)化建設(shè)中還存在一些漏洞，比如專業(yè)檔案管理人員不足、管理職責不清晰等等，這些不規(guī)范的管理行為都在很大程度上制約了會計檔案管理工作的順利實施。第二，管理制度的缺失。目前，許多事業(yè)單位都缺乏一個系統(tǒng)性、針對性的管理制度，并且對于檔案的規(guī)范、移交及整理等工作存在規(guī)定不具體、不明確的情況，不僅會造成無效管理，而且還很容易造成管理資源的極大浪費，最終導(dǎo)致管理工作難以落到實處[1]。第三，數(shù)據(jù)冗繁的問題突出。這與檔案數(shù)據(jù)的隨意操作、篡改有直接關(guān)系，這種不規(guī)范的管理行為很容易造成會計檔案信息失真，不僅降低了會計檔案管理的整體質(zhì)量，而且還會影響檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性和有效性。

2）安全問題。數(shù)字化背景下，許多數(shù)字化管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為事業(yè)單位會計檔案管理工作提供了巨大的便利，但同時也為實際工作的開展帶來了安全隱患，這是由科學(xué)技術(shù)的雙面性特點決定的。一般來說，事業(yè)單位會計檔案管理中存在的安全隱患主要包括以下幾點內(nèi)容：第一，管理人員因疏忽或操作失誤等情況，影響了檔案材料的真實性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息失真。第二，硬件設(shè)備出現(xiàn)技術(shù)故障，即計算機的防火墻、網(wǎng)絡(luò)管理軟件的選擇與應(yīng)用存在不足，使得系統(tǒng)發(fā)生癱瘓；文件數(shù)據(jù)在格式、版本更新轉(zhuǎn)換方面出現(xiàn)問題，使得會計檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞情況[2]。第三，檔案管理環(huán)境存在安全風險，比如發(fā)生事故、災(zāi)害和意外等問題，會對檔案數(shù)據(jù)造成非常大的損壞，最終增加了管理難度。第四，對于數(shù)字化會計檔案來說，雖然其在實際應(yīng)用和日常保存方面具有一定的優(yōu)勢，但這部分材料屬于電子資料，如果遭受篡改，也不容易被發(fā)現(xiàn)，因此具有較強的風險性。

2 數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）樹立科學(xué)的管理意識，予以高度重視。管理理念決定著管理方式，同時也影響著管理效果，這就要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者必須要樹立科學(xué)的管理理念，充分發(fā)揮自身的帶頭作用，以便為會計檔案數(shù)字化管理的順利實施奠定良好的基礎(chǔ)。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者需要加強對數(shù)字化管理建設(shè)的重視，切實做到以身作則，通過自己的行動強化管理人員的數(shù)字化意識，從而將數(shù)字化管理上升到戰(zhàn)略高度，進一步營造良好的內(nèi)部環(huán)境。其次，領(lǐng)導(dǎo)者需要加強對會計檔案數(shù)字化管理的宣傳，將數(shù)字化管理理念滲透到會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)當中，以便形成自上而下的數(shù)字化管理模式，從而獲得理想的管理效果。

2）建立完善的管理制度，規(guī)范管理流程。任何一項管理活動的順利實施都離不開針對性的管理制度，這就要求相關(guān)管理人員必須要結(jié)合實際情況制定系統(tǒng)性、針對性的管理制度，以便規(guī)范管理流程和管理行為，從而減少安全風險。一方面，事業(yè)單位需要建立完善的規(guī)章制度，對會計檔案數(shù)字化管理工作進行細化，明確每個工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容和方法，并將管理職責落實到個人身上，以便更好地規(guī)范管理行為[3]。另一方面，事業(yè)單位需要建立與之相適應(yīng)的數(shù)字化監(jiān)管體系，借助數(shù)字化技術(shù)對管理過程進行即時追蹤，并對可能存在的管理問題進行全面分析，爭取在強化管理質(zhì)量和效率的同時，也能確保會計檔案信息的安全性和可靠性，從而將數(shù)字化技術(shù)的有效價值發(fā)揮得淋漓盡致。

3）打造專業(yè)的管理團隊，強化人員素質(zhì)。在數(shù)字化背景下，雖然數(shù)字化技術(shù)為會計檔案管理工作提供了便利的條件，但是應(yīng)用技術(shù)的始終是管理者，管理者的專業(yè)素質(zhì)水平和信息技術(shù)水平直接影響著數(shù)字化管理效果。因此，要想優(yōu)化會計檔案數(shù)字化管理體系，事業(yè)單位必須要加強對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，積極打造一支專業(yè)化的管理團隊，以便更好地勝任數(shù)字化管理工作。首先，事業(yè)單位需要積極引進專業(yè)人才，優(yōu)先錄取會計專業(yè)的人才，同時還應(yīng)對其數(shù)字化管理水平進行考察，大力推廣優(yōu)勝劣汰的用人機制。其次，事業(yè)單位需要為管理人員提供豐富學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，結(jié)合管理內(nèi)容對管理人員進行針對性培訓(xùn)，爭取在提高管理人員數(shù)字化管理水平的同時，也能更好地滿足崗位需要，從而促進會計檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的提升[4]。值得一提的是，為了調(diào)動管理人員的積極性，事業(yè)單位需要定期對管理人員的數(shù)字化管理水平進行考察，并將考察結(jié)果納入績效評價體系當中，以此促進管理人員的專業(yè)化和自主性發(fā)展。

4）營造良好的管理環(huán)境，加強硬件管理。除此之外，事業(yè)單位還需要不斷加強硬件管理，以便營造安全的管理環(huán)境，從而為會計檔案的數(shù)字化管理掃清障礙。具體來說，事業(yè)單位需要從以下幾點入手：第一，切實做好檔案室防潮、防磁及防塵工作，每天對檔案室進行清潔和檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，從而最大限度地降低安全風險。第二，制定科學(xué)的檔案批準授權(quán)制度，防止出現(xiàn)篡改信息的現(xiàn)象，從而確保檔案信息的真實性。第三，加強技術(shù)研發(fā)，尤其是對于防火墻、計算機病毒防御等技術(shù)進行重點研究，以便確保信息技術(shù)體系的安全性，從而降低信息被盜、信息丟失的風險[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化背景下，實現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)與事業(yè)單位管理工作的深度融合已經(jīng)是大勢所趨，這不僅是提高事業(yè)單位管理水平的內(nèi)在需要，同時也是促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必然要求。而會計檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重中之重，其管理效果直接決定著事業(yè)單位的發(fā)展前景，這就要求相關(guān)管理人員必須要站在時代的最前端，切實認識到應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的重要性和必要性，將數(shù)字化技術(shù)滲透到管理工作的各個環(huán)節(jié)當中，以便實現(xiàn)管理效益的最大化，從而為確保事業(yè)單位的信息安全提供可靠的保障。