王艷玲

（同江市退役軍人事務(wù)局，黑龍江 同江 156411）

人事檔案管理工作中加入現(xiàn)代信息化技術(shù)，是在新時(shí)代中事業(yè)單位對(duì)自身人事檔案管理工作作出的一項(xiàng)創(chuàng)新改革方式。在人事檔案管理信息化中會(huì)涉及大量的信息數(shù)據(jù)，通過運(yùn)用信息化的手段開展人事檔案管理工作，能夠使工作的開展更具全面性、系統(tǒng)性，使得人事檔案管理中的信息及資源得以共享，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的開展更為高效。

1 提高事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位中開展的人事檔案管理工作是依據(jù)國家出具的相關(guān)法律法規(guī)而開展的，同時(shí)也是其必須履行的一項(xiàng)社會(huì)職責(zé)，具有極好的社會(huì)價(jià)值意義。我國人民的個(gè)人檔案都是由事業(yè)單位中的人事檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一保管，在人民群眾需要時(shí)能夠快速地查找到檔案所在地。另外，事業(yè)單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)也是對(duì)社會(huì)人力資源進(jìn)行整合的一種方式。從國家這一層面來看，好的人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)能夠有效推動(dòng)國家的發(fā)展，而事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作則能夠做到對(duì)人力資源進(jìn)行有效整合，能夠?yàn)槠渌髽I(yè)及單位在人力資源管理中提供一定的幫助和支持，通過這一方式必然就能有效提升人力資源整合的效率及質(zhì)量，促使企業(yè)及單位得到好的發(fā)展，進(jìn)而推進(jìn)國家的發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)今事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

1）軟硬件設(shè)施設(shè)備配備不齊全。我國各個(gè)地區(qū)、各個(gè)級(jí)別以及各個(gè)部門在人事檔案管理信息化方面都有著不同的需求，但是在事業(yè)單位中其人事檔案管理開發(fā)軟件不能都各自為營，若出現(xiàn)這一現(xiàn)象那么必然就會(huì)導(dǎo)致管理軟件的開發(fā)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。在大部分事業(yè)單位中，其計(jì)算機(jī)、掃描儀以及網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備都沒有配備齊全，大多都采用手動(dòng)這一方式，計(jì)算機(jī)也只能起到一個(gè)輔助的作用，而這就對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化的建設(shè)起到了一定的阻礙和影響。

2）沒有統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。在有統(tǒng)一且合理的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)后，方能促使事業(yè)單位人事檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展得更好。但是在實(shí)際的人事檔案管理工作的開展中，大部分事業(yè)單位都只會(huì)從自身實(shí)際利益角度出發(fā)，沒有構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)信息自然就無法達(dá)成共享這一目的，事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化的建設(shè)也就必然會(huì)受到一定的阻礙[2]。

3 提高事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)的具體措施

1）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)。在建設(shè)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備中，需要依據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況進(jìn)行，像是經(jīng)濟(jì)方面，數(shù)據(jù)信息的管理規(guī)模等，以此來優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)施設(shè)備、信息文件的保管設(shè)施和具體的工作環(huán)境等。在有條件的情況下，事業(yè)單位需要對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫中的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行升級(jí)及完善處理，以此來確保人事檔案管理工作中對(duì)信息數(shù)據(jù)的傳輸更為高效、穩(wěn)定、安全。另外，還需對(duì)人事檔案儲(chǔ)存方式進(jìn)行信息化建設(shè)，在這之中可以為人事檔案室配備對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)刻錄儀器，對(duì)需要?dú)w檔的檔案信息文件或資源等運(yùn)用計(jì)算機(jī)刻錄儀器將其中的信息刻成對(duì)應(yīng)的光盤或網(wǎng)盤進(jìn)行保存。同時(shí)，相關(guān)工作人員還需定期對(duì)軟硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、檢修，在硬件檢修中主要是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行一個(gè)常規(guī)的保養(yǎng)操作，可以將重心放置在軟件設(shè)施設(shè)備的養(yǎng)護(hù)中，主要就是需要及時(shí)找出人事檔案管理信息化系統(tǒng)中存在的漏洞，并進(jìn)行修補(bǔ)，并對(duì)計(jì)算機(jī)安全方面進(jìn)行管理，定期檢查防火墻是否穩(wěn)定安全運(yùn)行，對(duì)計(jì)算機(jī)中的殺毒軟件也進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)，并對(duì)人事檔案中的下載、上傳訪問以及安全等級(jí)工作做好。此外，事業(yè)單位在人事檔案管理信息化中還需構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，以此來保證信息數(shù)據(jù)的安全性，在管理制度體制方面，也需要建立起完善的法律法規(guī)及安全標(biāo)準(zhǔn)，并依據(jù)實(shí)際的情況來完善信息安全，進(jìn)而為其提供較好的保障。最后，在人事檔案管理存儲(chǔ)過程中，紙質(zhì)檔案與信息檔案需要分開儲(chǔ)存，并在信息檔案構(gòu)建過程中，還需完成對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案的創(chuàng)建，以便能夠在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或問題時(shí)，檔案信息的安全性及完整性依然能夠得到有效地保障[3]。

2）設(shè)立統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中，相關(guān)管理人員一定要重視設(shè)立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，這一標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立不僅能夠有效提升人事檔案管理信息化的建設(shè)，還能夠促使各個(gè)事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)信息得到有效共享，這樣能夠極大的有關(guān)人事檔案管理工作的簡便性，能夠讓其在信息共享中提升工作開展的效率及質(zhì)量，簡化工作開展模式，不論對(duì)于工作人員還是人民群眾來說都是有利的。

3）完善人事檔案管理信息化中數(shù)據(jù)庫建設(shè)及安全防護(hù)。在人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫之前，相關(guān)工作人員一定要做好對(duì)應(yīng)的識(shí)別工作，管理工作人員需要對(duì)方便利用與檔案進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的具體成本之間的關(guān)系進(jìn)行有效的梳理。檔案管理工作人員在工作的開展中需要嚴(yán)格遵守人事檔案管理部門依據(jù)檔案管理工作開展而設(shè)立的各項(xiàng)規(guī)章條例，并嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)構(gòu)完善、科學(xué)合理的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。值得注意的是，通過引入信息技術(shù)，事業(yè)單位中人事檔案管理工作的開展能夠有更為高效、便捷的方式，不過信息技術(shù)的加入也帶來了不小的安全隱患。對(duì)人事檔案信息中的安全進(jìn)行有效的確保是人事檔案管理信息化建設(shè)中需要密切關(guān)注的一個(gè)重心。首先，在人事檔案信息化管理中需要建立健全對(duì)應(yīng)的法規(guī)及安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并不斷依據(jù)實(shí)際情況來建立健全檔案信息安全保障體制。在人事檔案管理工作的開展中，人事檔案信息數(shù)據(jù)需要做好對(duì)應(yīng)的備份，其人事檔案管理信息化系統(tǒng)中也需要建設(shè)對(duì)應(yīng)的恢復(fù)體系，進(jìn)而有效保障人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全。其次，事業(yè)單位中需要對(duì)人事檔案信息中的借閱體系進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，通過這一規(guī)范操作來保障人事檔案信息數(shù)據(jù)運(yùn)用中的安全性。最后，人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，不是說全部采用信息化技術(shù)或手段來開展人事檔案管理工作，在這之中，人事檔案管理工作人員依然有其存在的價(jià)值，對(duì)此，人事檔案管理工作人員自身職業(yè)素質(zhì)及現(xiàn)代信息化使用技能需要得到有效地提升，事業(yè)單位中的人事檔案管理部門需要對(duì)其定期開展培訓(xùn)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位中人事檔案管理信息化建設(shè)中一定要首先認(rèn)識(shí)到新時(shí)代中提升人事檔案管理工作信息化水平的重要性，并以此促使人事檔案管理部門中的各個(gè)工作人員在信息化建設(shè)方面的意識(shí)得以提升。其次，要發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，并針對(duì)問題來提出人事檔案信息化建設(shè)具體方法，以此來提升事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化水平。通過將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，不僅僅是時(shí)代發(fā)展所提出的具體要求，同時(shí)還是信息化技術(shù)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，這一創(chuàng)新性改革舉措對(duì)人事檔案服務(wù)社會(huì)體制改革有著重要的作用和價(jià)值。