李 莉

（滕州市中潤(rùn)供水有限公司，山東 滕州 277599）

1 信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

1.1 提升檔案儲(chǔ)存的安全性

在新時(shí)期的社會(huì)形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對(duì)于檔案的儲(chǔ)存是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。因此，檔案儲(chǔ)存的安全性和儲(chǔ)存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于檔案的管理和安全性來(lái)說(shuō)，無(wú)法有效保障，由于儲(chǔ)存的時(shí)間長(zhǎng)，并且需要進(jìn)行隨時(shí)查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過(guò)程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來(lái)開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問(wèn)題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時(shí)候只需通過(guò)電腦就能進(jìn)行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強(qiáng)信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

1.2 滿足社會(huì)發(fā)展需求

檔案管理工作的信息化發(fā)展標(biāo)志著一個(gè)單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來(lái)說(shuō)，反映了單位的發(fā)展實(shí)力，以及國(guó)家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時(shí)期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是人類文明進(jìn)步的前提。利用信息化技術(shù)來(lái)執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是滿足國(guó)家和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機(jī)制，從而達(dá)到透明的狀態(tài)，促進(jìn)檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)代檔案信息化管理模式中存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息與其載體的分離，從而將檔案信息錄入到信息系統(tǒng)內(nèi)，提升檔案信息的深度與使用范圍，充分發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。另一方面檔案數(shù)字化管理的安全性問(wèn)題有待關(guān)注，快速便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)也為電子檔案的管理提供一定的難度。當(dāng)前對(duì)于電子檔案的保護(hù)僅僅是對(duì)用戶名與密碼的安全性能進(jìn)行一次防護(hù)，一旦出現(xiàn)密碼泄露等情況，極有可能會(huì)影響到電子檔案的安全性。此外，檔案的安全防護(hù)工作與檔案管理的制度化建設(shè)密不可分。盡管如此，部分單位仍然沒(méi)有建立起一套完善的檔案管理制度，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法運(yùn)行、檔案被非法竊取的問(wèn)題得不到妥善解決，在部分檔案信息丟失后，檔案追蹤工作并沒(méi)有建立起來(lái)，致使檔案數(shù)字管理工作的安全問(wèn)題仍然停在表面，無(wú)法得到有力解決。

2.2 數(shù)字化管理人員的工作素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的有力實(shí)施者，也是檔案管理工作中最活躍的因素，其綜合素養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作的整體質(zhì)量有著重要影響。在信息化環(huán)境中，格外要求檔案管理人員具備一定的信息化操作技術(shù)，能夠運(yùn)用自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但就目前情況而言，部分工作人員仍然會(huì)依照自己原有的經(jīng)驗(yàn)而不是檔案管理制度進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案管理的隨意性比較大，管理比較混亂，并最終使得檔案信息的錄入并不完整。

3 信息時(shí)代檔案管理優(yōu)化對(duì)策

3.1 實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。當(dāng)今信息化技術(shù)已然成為當(dāng)今世界和社會(huì)勢(shì)不可擋的發(fā)展潮流，網(wǎng)絡(luò)已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對(duì)高效信息的需求也越來(lái)越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應(yīng)未來(lái)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，極有可能面臨淘汰的危機(jī)，因此，筆者呼吁我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)勢(shì)在必行。由于世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備輕松存儲(chǔ)內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會(huì)使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個(gè)挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入。

3.2 提高信息檢索工作效率的重要性

檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問(wèn)題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務(wù)可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來(lái)，從而更好地進(jìn)行更高級(jí)的信息化檔案整理工作，提高部門和企業(yè)的工作效率。

3.3 建立電子信息化的管理思想

隨著電子信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，大部分行業(yè)在實(shí)施管理過(guò)程中需要引入電子信息技術(shù)，以此來(lái)提升檔案的保管能力。有關(guān)管理人員更要充分認(rèn)識(shí)到電子化檔案管理是未來(lái)發(fā)展的核心趨勢(shì)所在，從而實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，建立規(guī)范化的管理平臺(tái)。借助電子化的管理形式，可以長(zhǎng)時(shí)間保存以及管理檔案，同時(shí)創(chuàng)建以及優(yōu)化電子化的檔案管理系統(tǒng)，還可以為管理人員提供高效的服務(wù)。

3.4 優(yōu)化檔案管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，一定會(huì)發(fā)生病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)以及電腦信息泄露等問(wèn)題，特別是在電子技術(shù)的普遍運(yùn)用下，手機(jī)以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數(shù)據(jù)資源，這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問(wèn)題。于是，如今的檔案館應(yīng)該借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效、及時(shí)地處理這些與安全隱患有關(guān)的問(wèn)題，這就需要提升檔案管理的有效性與安全性，經(jīng)過(guò)防火墻技術(shù)以及數(shù)字簽名的有效設(shè)置，能夠在后臺(tái)創(chuàng)建一套備用程序，當(dāng)出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)啟動(dòng)“異地容災(zāi)”程序，對(duì)檔案管理工作的不安全因素進(jìn)行有效杜絕，進(jìn)一步為人們提供良好服務(wù)，有效打造現(xiàn)代化的檔案管理，充分確保檔案資源的安全性以及真實(shí)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容多、涉及時(shí)間長(zhǎng)，要求檔案管理人員參與其中進(jìn)行詳細(xì)管理與處理。同時(shí)管理人員的管理意識(shí)、管理模式、管理設(shè)施以及檔案管理人員的工作水平都對(duì)檔案管理有一定影響。為此，檔案管理人員逐步完善檔案管理信息，實(shí)現(xiàn)信息的科學(xué)化、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變，方便檔案的查找與利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。