梁淑欣

（中共喀喇沁旗委機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室，內(nèi)蒙古 赤峰 024400）

在機(jī)構(gòu)編制工作中，檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，能夠提供資料信息的記錄、查詢等服務(wù)。通過檔案管理，能夠掌握機(jī)構(gòu)的人員結(jié)構(gòu)情況、工作效率情況等。而實(shí)名制檔案管理，對于提升機(jī)構(gòu)檔案管理水平起到重要的作用。而且在如今的發(fā)展形勢下，檔案管理的信息化建設(shè)也在不斷加深，在實(shí)名制管理的基礎(chǔ)上，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以更好地提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作水平。

1 實(shí)名制管理的內(nèi)涵和重要性

1.1 內(nèi)涵

實(shí)名制管理主要指的是機(jī)構(gòu)編制與人事、財(cái)政等相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)配合工作，機(jī)構(gòu)單位依照系統(tǒng)中的在編人員數(shù)目，對預(yù)算、經(jīng)費(fèi)等進(jìn)行實(shí)名分發(fā)，各部門共同實(shí)行編制數(shù)額、實(shí)發(fā)金額相對應(yīng)的一種制度。實(shí)名制管理屬于新的管理模式，可以使單位中的各項(xiàng)職能工作順利開展。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中實(shí)施這種管理方式，可以對各項(xiàng)資料進(jìn)行細(xì)致的整理、分類等，可以進(jìn)一步提高單位在檔案信息收集、管理方面的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2 重要性

在機(jī)構(gòu)編制工作中，一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是對檔案信息進(jìn)行收集、記錄、存儲管理等，是確保機(jī)構(gòu)編制工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。在沒有實(shí)施檔案信息化管理和實(shí)名制管理時(shí)，檔案的記錄、信息查詢、檔案轉(zhuǎn)出等工作量較大，工作效率較低。而在信息技術(shù)普及使用之后，機(jī)構(gòu)編制工作中對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，并且采取實(shí)名制管理的模式，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段對檔案進(jìn)行實(shí)名制記錄、管理，使檔案管理工作的水平得到了較好的提升。比如，借助于信息技術(shù)，在實(shí)名制管理的基礎(chǔ)上對檔案資料進(jìn)行分類、分時(shí)間整理，使機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和檔案資料信息相互對應(yīng)，編制人員和檔案資料中的人數(shù)、名字等信息都相互符合，這樣相關(guān)工作的開展才會更加順利。而且實(shí)施檔案實(shí)名制管理，能夠使機(jī)構(gòu)中的管理人員更好的掌握內(nèi)部實(shí)際情況。

2 機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制和檔案信息化管理措施

2.1 對實(shí)名制和檔案信息化管理加強(qiáng)宣傳力度

機(jī)構(gòu)編制的檔案管理工作是確保機(jī)構(gòu)中各項(xiàng)職能工作順利開展的基礎(chǔ)，在實(shí)名制管理的模式下，機(jī)構(gòu)的管理人員能夠更好地掌握工作的實(shí)際情況，可以為決策者提供更好的參考。因此，需要對實(shí)名制和檔案信息化管理進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳。機(jī)構(gòu)的決策者需要對實(shí)名制和檔案信息化管理的重要性有全面地認(rèn)識，制定出完善的宣傳方案。比如，機(jī)構(gòu)可以將實(shí)名制管理方面的內(nèi)容以及信息化管理檔案的方法制作成圖冊，讓工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。也可以定期開展相關(guān)講座，讓機(jī)構(gòu)編制人員對實(shí)名制和檔案信息化管理的意識不斷增強(qiáng)。

2.2 對工作制度進(jìn)行完善，提高信息管理系統(tǒng)使用的規(guī)范性

機(jī)構(gòu)編制實(shí)施實(shí)名制和檔案信息化管理，需要對工作制度進(jìn)行有效完善。比如，某市編辦依照相關(guān)的政策規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際情況，對機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理信息系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)行檔案信息化管理，對其中在編人員的實(shí)名制信息進(jìn)行有效地維護(hù)，獲得了較好的成效。完善建立信息管理系統(tǒng)的使用制度，通過科室協(xié)同、一人一號、專機(jī)專用等形式，機(jī)構(gòu)編制部門主要收集錄入機(jī)構(gòu)名稱、機(jī)構(gòu)規(guī)格、編制數(shù)額、經(jīng)費(fèi)形式等基本的數(shù)據(jù)信息，電子中心對相關(guān)數(shù)據(jù)錄入、轉(zhuǎn)出等操作提供信息技術(shù)支持。另外，為了保證檔案信息實(shí)名制管理的安全性，對實(shí)名制數(shù)據(jù)信息進(jìn)行線上操作時(shí)，使用了專用的保密計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)其保密性。并且在進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)使用刻錄數(shù)據(jù)光盤的形式，使機(jī)構(gòu)編制人員信息和網(wǎng)絡(luò)之間形成安全隔離。

2.3 對實(shí)名制和檔案信息化管理的服務(wù)意識進(jìn)行強(qiáng)化

機(jī)構(gòu)編制和檔案信息化管理的建設(shè)主要是為了更好地提供服務(wù)，因此，工作人員的服務(wù)意識和工作能力非常重要。采取合理的措施對工作人員的素質(zhì)和工作能力進(jìn)行不斷強(qiáng)化，對實(shí)名制和檔案信息化方面的知識進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，逐步提升服務(wù)意識和工作能力。此外，機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制和檔案信息化管理的人員服務(wù)意識增強(qiáng)后，還要對管理業(yè)務(wù)的服務(wù)水平進(jìn)行有效提升。比如，依照本地的具體情況，實(shí)行機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)的網(wǎng)上辦理，如人員增減的網(wǎng)上申報(bào)、實(shí)名制信息的遠(yuǎn)程維護(hù)等業(yè)務(wù)。如果機(jī)構(gòu)單位沒有接入實(shí)名制專網(wǎng)，需要按年度到市編辦進(jìn)行信息維護(hù)和業(yè)務(wù)報(bào)送。另外，在機(jī)構(gòu)編制的電子中心構(gòu)建實(shí)名制業(yè)務(wù)的專門辦理區(qū)域，開辟“綠色通道”，安排專門人員對現(xiàn)場業(yè)務(wù)進(jìn)行受理，使機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制和檔案管理的網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理效率得到了大大提升。

2.4 完善實(shí)名制檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)信息的存儲方面發(fā)揮著重要作用，機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制檔案管理要想提高工作的現(xiàn)代化水平，就需要重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息使用信息技術(shù)進(jìn)行存儲可以通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)，這樣信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性可以得到更好的保證，可以防止機(jī)構(gòu)工作的不必要損失。如果出現(xiàn)不可預(yù)測的因素，檔案資料容易損毀，而通過使用數(shù)據(jù)庫，可以避免這種情況出現(xiàn)。某機(jī)構(gòu)編制建立了網(wǎng)絡(luò)管理平臺，其中包含實(shí)名制管理系統(tǒng)、聯(lián)動管理系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)查詢系統(tǒng)、辦公管理系統(tǒng)等，而實(shí)名制系統(tǒng)中又細(xì)分了編制信息、機(jī)構(gòu)信息、人員信息等多項(xiàng)，可以將機(jī)構(gòu)中多項(xiàng)職能工作內(nèi)容進(jìn)行反饋。通過實(shí)名制和檔案信息化管理，使機(jī)構(gòu)編制工作的實(shí)效得到大大提升。

此外，對各部門之間工作的協(xié)同配合進(jìn)行強(qiáng)化，以保證實(shí)名制檔案信息更加準(zhǔn)確詳細(xì)。機(jī)構(gòu)編制建立了完善的協(xié)同工作機(jī)制，各個部門維護(hù)在編人員的個人、家庭等子集信息，市編辦依照機(jī)構(gòu)編制文件，對機(jī)構(gòu)信息、編制數(shù)額、職數(shù)等關(guān)鍵子集信息進(jìn)行維護(hù)。其他各個相關(guān)部門依照本部門的職責(zé)權(quán)限，通過人事信息系統(tǒng)、檔案文件查詢，審核機(jī)構(gòu)人員信息，信息在審核無誤后錄入數(shù)據(jù)庫。對于存在信息變動的情況，接入到實(shí)名制專網(wǎng)單位，在規(guī)定的工作日內(nèi)提交信息變動申請，完成信息變更，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)束語

總而言之，在如今的社會發(fā)展形勢下，信息化管理的模式在不斷多元化發(fā)展，對人們生產(chǎn)和生活產(chǎn)生了較大的影響。對于機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作來講，實(shí)行實(shí)名制檔案信息化管理，可以使管理工作的成效得到較好的提高，使檔案管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)行管理機(jī)制得到完善。因此，對機(jī)構(gòu)編制檔案管理實(shí)施實(shí)名制和信息化建設(shè)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，各相關(guān)部門需要在實(shí)名制管理的基礎(chǔ)上，積極借助信息化手段，對機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平進(jìn)行有效提升。