徐 蔚

（濰坊職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 262737）

高職院校檔案管理工作的質(zhì)量及效率，集中體現(xiàn)高職院自身的教學(xué)質(zhì)量、代表高職院校自身的教學(xué)管理能力，是高職院校發(fā)展的文化、管理業(yè)績(jī)集中呈現(xiàn)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用工具，高職院校的檔案管理工作變得的方便快捷的同時(shí)也為高校檔案信息化迎來(lái)了全新挑戰(zhàn)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升高職院校檔案信息化工作效率和質(zhì)量，高職院校檔案信息化難點(diǎn)問(wèn)題。

1 大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理信息化典型問(wèn)題

1）缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案信息化管理的科學(xué)認(rèn)知。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)的信息化程度極大提高，特別是高校對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用，使得其檔案信息化管理得到長(zhǎng)足發(fā)展，從紙質(zhì)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子檔案輔助管理。目前，高職院校檔案管理人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)仍然停留在傳統(tǒng)的管理知識(shí)水平上，尚未與大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)背景同步，仍舊把實(shí)物檔案管理作為檔案管理的工作重點(diǎn)，電子化檔案僅停留在掃描、拍照留檔作為附輔助手段的層面。

對(duì)于高職院校檔案管理職能部門來(lái)說(shuō)，未給予足夠重視，通常作為附屬、服務(wù)業(yè)務(wù)部門存在，尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化對(duì)教學(xué)、教研、科研等高職院校核心業(yè)務(wù)的意義及價(jià)值。

多數(shù)高職院校缺乏科學(xué)系統(tǒng)的檔案信息化規(guī)劃，這是嚴(yán)重阻礙高職院校檔案管理信息化的發(fā)展的首要問(wèn)題，導(dǎo)致高校檔案信息化管理工作效率低下。

2）高職院校檔案信息管理手段落后。理隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高職院校的檔案管理工作尚未與科技的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、速度快、據(jù)具有價(jià)值性、多樣性的特點(diǎn)，高職院校傳統(tǒng)檔案管理模式傳播和儲(chǔ)存媒介通常以紙質(zhì)媒介為主，受紙質(zhì)媒介特性影響在儲(chǔ)存時(shí)間和傳播范圍增加方面限制頗多，檔案信息丟失、查找的問(wèn)題嚴(yán)重，對(duì)高職院校的檔案管理效率產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

在高職院校傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中都采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)檔案信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放占空間大，檔案信息的調(diào)動(dòng)、查詢占用時(shí)間多。即便傳統(tǒng)高職院校檔案管理規(guī)范要求檔案管理人員按照檔案管理規(guī)范對(duì)各種檔案信息分門別類地編號(hào)、整理、歸納，受學(xué)校檔案的管理時(shí)限較長(zhǎng)因素影響，對(duì)于時(shí)間較長(zhǎng)久的檔案信息的調(diào)用、查詢，占用高職院校檔案管理工作人員的時(shí)間較長(zhǎng)且頗費(fèi)精力，對(duì)占用高職院校檔案管理工作人員的工作量的比例較大。

在高職院校傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，檔案材料的傳遞主要依靠人員郵寄和快遞，對(duì)于特殊類型的檔案主要自取的方式，嚴(yán)重受到時(shí)間和空間的限制，嚴(yán)重影響到了檔案?jìng)鬟f效率，為檔案利用者帶來(lái)諸多不便，傳統(tǒng)的檔案紙質(zhì)資料郵寄、快遞、自取都可能出現(xiàn)傳遞過(guò)程中的材料丟失問(wèn)題，這對(duì)檔案利用者是最嚴(yán)重的問(wèn)題。為解決這個(gè)問(wèn)題，在高職院校傳統(tǒng)檔案管理傳遞、查詢、調(diào)取中會(huì)要求到校辦理相關(guān)手續(xù)自取，最常見(jiàn)的是畢業(yè)生檔案材料的、查詢、調(diào)取過(guò)程中，受工作時(shí)間限制和空間限制，畢業(yè)生利用工作日只能請(qǐng)假專門到校辦理相關(guān)業(yè)務(wù)；盡管學(xué)校方面相關(guān)責(zé)任得到免除，檔案利用者檔案材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。

3）高職院校檔案管理信息化建設(shè)軟件、硬件投入不足。高職院校檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜、全面的系統(tǒng)性工作，需要充足的資源投入，先進(jìn)的硬件設(shè)備以及方便高效的信息管理、處理軟件都是檔案管理信息化的基礎(chǔ)投入。高職院校受自己金、硬件、軟件投入限制，嚴(yán)重影響高職院校檔案管理信息化推進(jìn)速度，這是導(dǎo)致目前高職院校檔案管理效率低下的直接原因。高職院校檔案管理信息化投入問(wèn)題集中體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是硬件方面。高職院校檔案管理信息化首先要求高職院校搭建足夠傳輸速度的校園網(wǎng)絡(luò)，滿足檔案管理信息傳輸網(wǎng)絡(luò)傳的業(yè)務(wù)需求。二是軟件方面。當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)需要獨(dú)立安全的管理軟件，相關(guān)檔案管理工作人員必須熟練操作、維護(hù)身份認(rèn)證系統(tǒng)；熟練進(jìn)行視頻、圖像處理及存儲(chǔ)、整理，而這些針對(duì)具體高職院校的個(gè)性化需要專門的人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，這大多數(shù)高職院校來(lái)說(shuō)都是難度最大的問(wèn)題。

4）高職院校檔案管理相關(guān)工作人員隊(duì)伍需要提升重組。高職院校受政策關(guān)注、規(guī)模發(fā)展、生源增加等方面的影響，高職院校在教學(xué)、教研、科研、人事管理等方面的工作復(fù)雜程度越來(lái)越高。隨之而來(lái)的是高職院校檔案管理工作的復(fù)雜程度、工作量的增加，但是多數(shù)高職院校檔案信息管理工作人員數(shù)量、專業(yè)構(gòu)成都沒(méi)有同步更新。

高職院校檔案管理工作人員多數(shù)都是非檔案管理專業(yè)出身，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的系統(tǒng)的訓(xùn)練學(xué)習(xí)以及檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致目前高職院校檔案管理工作人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不到位。大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理信息化工作，不僅僅需要具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的工作人員，同時(shí)還要擁有具備專業(yè)計(jì)算機(jī)、信息處理等相關(guān)專業(yè)技術(shù)背景的工作人員，才能將大數(shù)據(jù)應(yīng)用、信息管理電子化與高職院校既有檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的高效運(yùn)行。

5）高職院校檔案管理信息化制度急需不斷提升完善。目前高職院校檔案管理信息化建設(shè)才處于摸索階段，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，普遍在檔案信息化管理制度、規(guī)范、流程等方面不夠健全健，缺乏更高效、人性化、現(xiàn)代化的建設(shè)實(shí)踐。導(dǎo)致當(dāng)前高職院校檔案信息化管理管理效率很低下。

并且，高職院校檔案管理信息化工作與校內(nèi)各個(gè)職能部門關(guān)系密切，只有在工作中與各個(gè)職能部門協(xié)調(diào)、配合才能更大的發(fā)揮檔案管理信息化的作用，不斷完善檔案管理系統(tǒng)；現(xiàn)實(shí)情況是不同職能部門間工作的制度、規(guī)范、內(nèi)容的差異性，阻礙高職院校檔案管理信息化工作的推進(jìn)效率。

2 大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理信息化典型問(wèn)題的應(yīng)對(duì)分析

首先，作為高校檔案管理信息化工作推進(jìn)的實(shí)施部門，首先自身要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，對(duì)高職院校各個(gè)階段的檔案管理信息化工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，主動(dòng)提升檔案管理信息化的相關(guān)知識(shí)和技能，引進(jìn)檔案管理、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)信息處理等專業(yè)性人才，按部就班的推進(jìn)、執(zhí)行。有計(jì)劃、有目的、有步驟地對(duì)高職院校實(shí)物檔案管理進(jìn)行整改，快速推進(jìn)高職院校檔案管理信息化工作。

其次，通過(guò)把高職院校檔案管理信息化融入到高職院校的發(fā)展戰(zhàn)略中，明確高職院校檔管理信息化發(fā)展的方向，以提升高職院校檔案管理工作人員信息化意識(shí)為前提，增加高職院校檔案管理信息化工作的軟件、硬件投入，以科學(xué)高效實(shí)用做基礎(chǔ)，對(duì)各種檔案管理軟件升級(jí)優(yōu)化，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)；不斷更新檔案信息管理的硬件設(shè)備更新，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)等；加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)支撐，滿足高職院校檔案管理信息化的高速傳輸、大容量保存的需求。

第三、健全優(yōu)化高職院校檔案管理信息化制度使高職院校檔案管理信息化工作有章可依。高職院校要根據(jù)自身情況，明確檔案管理信息化的工作流程，建立科學(xué)、完善的檔案管理信息化工作機(jī)制；高職院校要制定檔案管理信息工作制度，規(guī)范的檔案信息化管理工作，明確各個(gè)部門在檔案信息化職責(zé)分工，健全完善高職院校檔案管理信息化工作。

3 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，高職院校檔案管理信息化的檔案載體介質(zhì)包括使用等變化極大，檔案管理信息化提升勢(shì)在必行。以大數(shù)據(jù)作為高職院校檔案管理信息化的基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為信托，應(yīng)用新技術(shù)，使檔案管理信息化與其有機(jī)結(jié)合，快速推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)信息資源共享。