毛雅婷

（廣西南寧人才智力交流開發(fā)中心，廣西 南寧 530201）

人事檔案管理工作是企業(yè)人力資源管理的重要部分，傳統(tǒng)的人事檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，需要消耗大量人力和物力，且工作成效不高，很難滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求。新型人事檔案信息化管理模式成為企業(yè)人事檔案管理發(fā)展的主要趨勢，也是對傳統(tǒng)人事管理的創(chuàng)新改革。

1 企業(yè)人事檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

1）認(rèn)識上的問題。某些企業(yè)對員工人事檔案管理工作并不重視，在日常的工作中對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，也沒有給予檔案管理工作相應(yīng)的支持。這也是企業(yè)人事檔案管理工作開展比較困難的主要原因之一。人事檔案管理工作看似非常的簡單實(shí)際是非常復(fù)雜的工作量也比較大，且具有一定的保密性和專業(yè)性。

2）人事檔案管理制度不夠完善?，F(xiàn)階段很多企業(yè)的人事檔案管理制度都不是很嚴(yán)謹(jǐn)，管理人員并不是按照單位的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案接收、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案查閱、檔案材料歸檔等工作。個別企業(yè)還缺乏一整套合理、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，在工作中也沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的管理制度和操作規(guī)范。不具有科學(xué)性和規(guī)范性的管理制度會直接導(dǎo)致后期人事檔案管理工作開展產(chǎn)生嚴(yán)重問題。由此可見健全的人事檔案管理制度可以更好地推進(jìn)企業(yè)選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才[1]。因此建立一個科學(xué)的人事檔案管理制度和運(yùn)用最新的信息化手段改革人事檔案管理方式，有力的保障企業(yè)人力資源管理基礎(chǔ)工作的開展。

3）人事檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用不足。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)對人事檔案管理工作提出了新的要求。在人事檔案管理工作當(dāng)中如何正確運(yùn)用信息化技術(shù)，成為檔案管理部門發(fā)展當(dāng)中需要不斷去探索的問題。部分企業(yè)的人事檔案管理人員對于信息技術(shù)的應(yīng)用不是很了解，在進(jìn)行工作中，還是運(yùn)用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，包括編輯人事檔案原始紙質(zhì)清單、未按標(biāo)準(zhǔn)整理人事檔案、人工查詢檔案、現(xiàn)場查閱紙質(zhì)檔案等，所以在開展工作當(dāng)中直接性影響了檔案管理工作的開展[2]。

4）檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能。企業(yè)的人事檔案管理工作相比其他人力資源模塊工作來說比較枯燥，以整理、分類、組卷、裝訂檔案文件材料為主，但是干部人事檔案整理必須遵循《干部人事檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等規(guī)范性文件，這要求了從事該項(xiàng)工作的人員需具備細(xì)心、耐心、責(zé)任感、邏輯性等多項(xiàng)工作能力。從事的工作人員對各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范學(xué)習(xí)不深、認(rèn)識不透、專業(yè)不足、邏輯不強(qiáng)，在開展人事檔案管理工作時經(jīng)常會出現(xiàn)材料分類錯誤，歸檔文件錯放漏放等工作紕漏。近幾年，數(shù)字化檔案管理方式成為企業(yè)人事檔案管理的主要發(fā)展方向，但是不少員工對檔案數(shù)字化系統(tǒng)并不了解，對信息化管理檔案認(rèn)知度也不高，導(dǎo)致工作產(chǎn)生的問題無法科學(xué)高效的解決。

2 推進(jìn)企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的重要意義分析

1）運(yùn)用人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠有效提升企業(yè)人力資源工作效率。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)生建立在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下社會，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以促進(jìn)人事檔案信息的深度開發(fā)利用，加快檔案管理工作由傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)工作效能。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案掃描、掛接、上傳的一體化功能，智能實(shí)現(xiàn)掃描后的校正、去污、裁邊等圖片處理，最終生成與檔案目錄相配套的電子檔案，該功能極大程度降低了對操作人員的技術(shù)水平要求，普通檔案管理員即可操作。除此之外，還可實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)計(jì)功能，以及所有系統(tǒng)字段的導(dǎo)出功能，既方便又靈活。除此之外，還可以將處理好的圖片文件中的印刷體文字內(nèi)容進(jìn)行智能提取，形成檢索文件，支持對檔案內(nèi)容的高效識別、檢索及圖片匹配，極大地提升人事檔案管理效率和信息化管理水平，提高企業(yè)人力資源管理隊(duì)伍的管理水平和專業(yè)素質(zhì)。

2）人事檔案的數(shù)字化管理能夠提高管理綜合水平。人事檔案數(shù)字化管理不僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還可以提高企業(yè)內(nèi)部整體的管理水平。之前人事檔案管理工作主要以紙質(zhì)文件為主，想要調(diào)取檔案需要查詢大量的紙質(zhì)資料，找到資料之后還需要一一的核實(shí)和整理，不僅降低了工作效率，并且可能對文件造成損傷，分析的結(jié)果的可信度也并不高。而運(yùn)用數(shù)字化人事檔案管理模式可以對檔案進(jìn)行數(shù)字編碼，并且每一份檔案都會有特點(diǎn)的編碼，在查詢時就可以節(jié)省大量的時間，提高查詢速度也提高了信息分析的準(zhǔn)確性。同時，數(shù)字化檔案管理還幫助人工對檔案進(jìn)行搜索，使得人事檔案管理工作變得信息化和智能化。

3）人事檔案的數(shù)字化管理能夠?yàn)樾畔⒖继峁┛煽恳罁?jù)。數(shù)字化的人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)HR更好的發(fā)現(xiàn)更有價(jià)值的人才資源，為企業(yè)的人才儲備，隊(duì)伍建設(shè)提供有力的支持[3]。當(dāng)前人力資源工作已成為企業(yè)管理中的重要組成部分，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)想要對人事管理工作進(jìn)行把控，首先重視人事檔案管理工作的開展，提高管理人員的對基礎(chǔ)工作的認(rèn)識。

4）人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理能夠加強(qiáng)組織安全信息建設(shè)。信息安全是檔案管理工作的主要難點(diǎn)，人事檔案管理工作相對比較復(fù)雜，忽視管理可能埋下一定的安全隱患。數(shù)字化人事檔案系統(tǒng)可以在一定程度上來提高檔案管理工作的安全性。企業(yè)的人事檔案管理工作內(nèi)容比較多，流程也相對比較復(fù)雜，和企業(yè)其他管理工作相對比，這項(xiàng)工作不僅比較枯燥并且還比較繁瑣，涉及對信息的錄入、收集、分析、管理等。依舊運(yùn)用人工管理模式長久下去可能會導(dǎo)致信息泄漏的情況，還會增加工作人員的工作量。因此，在建立數(shù)字檔案的同時，還需要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全備份，防止病毒入侵。

5）借助信息技術(shù)手段，打造高素質(zhì)專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)。使用數(shù)字人事檔案管理系統(tǒng)，在日常工作當(dāng)中對企業(yè)員工的基本信息進(jìn)行錄入，通過各類條件對離職員工信息分析，找出員工離職的具體原因，也可以拉近企業(yè)和員工之間的距離，傳統(tǒng)人工管理當(dāng)中企業(yè)宣布消息主要以紙質(zhì)文件為主，現(xiàn)如今可以運(yùn)用系統(tǒng)來收集員工各種信息，可以對員工職業(yè)生涯規(guī)劃做出一定的數(shù)據(jù)判斷。在人事檔案管理中會產(chǎn)生很多有效工作數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以反映出員工的工作態(tài)度和工作情況。在傳統(tǒng)人事管理當(dāng)中，人力資源部門都是通過紙質(zhì)材料記錄員工的工作情況，現(xiàn)如今可以通過數(shù)字化管理系統(tǒng)自動去收集員工的日常工作情況、各類獎懲記錄、每年考核記錄等，使得員工在進(jìn)行綜合素質(zhì)測評時有據(jù)可依[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作已經(jīng)有傳統(tǒng)的人工管理模式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式。使用人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理也是人事檔案管理工作發(fā)展的主要方向。推進(jìn)企業(yè)運(yùn)用數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行員工人事檔案管理是當(dāng)今人力資源管理方式轉(zhuǎn)變進(jìn)步的里程碑。