張 鹿

（太原市環(huán)境科學研究院，山西 太原 030002）

基于社會大數據基礎上，我國事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作變得更加的復雜且多元化。傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理問題依然存在，如工作效率低、管理程度復雜、文檔易損毀等，已經不能適應當前事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，必須結合信息技術的優(yōu)勢進行改革與創(chuàng)新，在文書檔案管理中引入一些先進的管理技術能夠大大提高工作的效率，從而有效推動事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作的不斷進步。

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作革新的重要性

一般來說，辦公室文書檔案是事業(yè)單位從事的一系列建立、變更等活動的所記錄的主要內容，也為開展相關管理工作提供了原始的材料，同時是相關部門查看資料的重要依據與憑證。此外，這些檔案資料對黨和國家的政治、經濟、文化等工作的開展起到了一定的數據支撐。而對于事業(yè)單位來說，辦公室文書檔案資料體現(xiàn)了自身的業(yè)務范圍、資金用度以及資源配置等具體情況，為社會的發(fā)展提供了更高價值的信息基礎。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1）管理的意識比較落后?；谛畔⑸鐣谋尘跋?，當前事業(yè)單位辦公室文檔管理工作存在的主要問題是管理人員的意識比較落后，工作上缺乏創(chuàng)新性，使得信息技術也就無法得到充分地利用，做不到信息發(fā)展的相互融合，難以實現(xiàn)與時俱進，從而導致管理工作與信息社會發(fā)展嚴重脫節(jié)[1]。就目前的辦公室文檔管理而言，管理人員的意識與理念依然是傳統(tǒng)的、落后的，并沒有真正認識到信息化的重要性，極大的阻礙了新技術、新理念的應用。信息化的創(chuàng)新理念得不到充分的落實與貫徹，也就無法讓辦公室文書檔案管理得到有效發(fā)展，嚴重影響了其管理工作的順利開展。

2）信息化管理的設施不完善。對辦公室文書檔案進行信息化管理，必須完善其信息化管理的設施，從而大大提高文書檔案管理工作的效率。就當前事業(yè)單位的信息化管理設備還比較缺乏，在一定程度上阻礙了信息化管理工作的深入發(fā)展。文書檔案的信息化管理主要是通過現(xiàn)代信息技術、計算機技術來實現(xiàn)的，若沒有完善的信息基礎設施的支持很難完成信息化的管理工作[2]。如，計算機網絡軟件、打印復印設備等都是不可或缺的。此外，相關信息化管理軟件的開發(fā)還不是很完善，而且我國事業(yè)單位文書檔案信息化管理有一定的區(qū)域差異性，信息化的軟件與資源無法實現(xiàn)共享，在內外部因素共同影響下，辦公室文書檔案管理工作設施是不完善的，不利于信息化管理工作的開展。

3）管理人員的專業(yè)素質不高。事業(yè)單位大力發(fā)展文書檔案信息化管理，管理人員的專業(yè)素質、業(yè)務水平、管理方式、以及認知程度等都會對檔案管理工作產生很大的影響。這就需要一個科學、合理、規(guī)范的機制與制度，對其進行統(tǒng)一化管理，以實現(xiàn)文書檔案管理水平的提高[3]。雖然我國事業(yè)單位也非常重視檔案管理人員的專業(yè)素質的提升，但實際管理技術水平還比較低，自認為已經有了人才培養(yǎng)方式，而對人才培養(yǎng)的機制進行創(chuàng)新，消極對待不利于文書檔案管理工作的開展，也阻礙了信息化管理工作的效率與質量的提高。

3 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的革新措施

1）創(chuàng)新文書檔案管理的方式。首先，要提高文書檔案管理人員對信息化管理的認識，及時掌握信息化管理的方法。信息化的管理能夠大大提高管理工作的效率，使其朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。其次，必須明確文書檔案管理工作的責任，實行誰管理誰負責，對管理人員進行分工，將具體工作落實到人，以防文書檔案管理工作出現(xiàn)重復、遺漏的情況。最后，要加強文書檔案管理防保障工作。一方面是確保查找各項信息與資料的便捷性，另一方面也保障了事業(yè)單位的信息安全性[4]。所以，加強文書檔案個安全保障工作，需要單位辦公室投入一定的人力、物力、財力，并吸收先進的信息技術，全面完善和提高文書檔案保障工作，從而確保文書檔案的安全、可靠。

2）完善文書檔案信息化管理的基礎設施。在事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中，為了提高其信息化的管理程度，必須要注重信息化管理基礎設施的建設，并逐漸完善文書檔案信息化管理設施，才是事業(yè)單位文書檔案工作的基礎保障。鑒于事業(yè)單位不同的部門對文書檔案管理的制度上也有很大的不同，所以對文書檔案的管理與規(guī)劃工作也要有一點的針對性。而信息化基礎設施的建立與完善，為文書檔案管理提供了物質支持，對所以部門而言都是具有很大益處的[5]。因此，事業(yè)單位應不斷完善和發(fā)展文書檔案信息化管理規(guī)章制度，強化其基礎設施建設。

3）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質。在信息社會背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作離不開信息技術的支持，為了能夠將信息技術融入到管理工作的各個方面，應全面提高文書檔案管理人員的信息化專業(yè)知識與技能，通過加強培訓與教育，讓管理人員的工作變得更加信息化，從而大大提高其管理的效率與質量。實際工作中，對于一些過期的普通紙質文檔可循環(huán)利用，若是電子檔案，則需要依據實際情況核實后進行壓縮或刪除，清除過期或者多余的檔案才能為新的文檔騰出空間儲存。這些工作就需要檔案管理人員具備一定的信息技術操作水平和檔案的管理意識，從而在相應的監(jiān)督下，快速、有效地完成文書檔案信息化管理工作。

4）健全監(jiān)督、抽查制度。文書檔案資料的保管是管理工作中一個非常重要的內容，是事業(yè)單位辦公室具有很高價值的資料。因此，管理者要程度重視對文檔的管理工作，可按照實際情況建立健全監(jiān)督和抽查機制。通過不定期或與其他工作一起開展的形式，如查閱某個文檔時，管理人員可在借閱的同時檢查相應的保管工作[6]。而對一些非常重要的文檔，需要通過抽查機制，以每月或者每個季度為周期開展抽查工作，并將抽查的結果與管理人員的績效相掛鉤，激勵其將保管工作做好。此外，還應不斷創(chuàng)新文書檔案保管工作，加強安保系統(tǒng)的建立。

4 結語

綜上，在信息社會背景下，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理具有一定的社會價值，同時也為單位內部提供一定的資料支持。為了實現(xiàn)文書檔案信息化管理，必須創(chuàng)新和改革現(xiàn)有的管理方式，創(chuàng)新出新的思路與方向。所以，事業(yè)單位首先要重視信息化管理，認識到以往管理中的不足，并通過一系列改革與創(chuàng)新的方法，不斷提高文書檔案管理工作的效率水平，從而有效發(fā)揮文書檔案資料的真正的價值。