高文靜

（山西警察學(xué)院圖書館，山西 太原 030401）

信息化技術(shù)若在檔案管理當(dāng)中得到充分合理的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)檔案信息資料的高效、有序管理，近些年公安檔案數(shù)據(jù)信息量大幅度增多，數(shù)據(jù)信息種類也較為紛雜，對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)完善已經(jīng)成為公安檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，目前公安檔案管理信息化建設(shè)化存在很多弊端需要改進(jìn)，對(duì)其信息化建設(shè)進(jìn)行研究具有必要性。

1 新形勢(shì)下公安檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化的重點(diǎn)分析

1.1 改善公安檔案管理信息化意識(shí)及重視性

公安檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利開展和高效推進(jìn)的前提，是公安部門能夠?qū)n案信息化管理建設(shè)意義和作用有充分的認(rèn)知，但是目前公安對(duì)于信息化管理的意識(shí)和重視性還是不足，是需要強(qiáng)化的重點(diǎn)問題。由于對(duì)信息化管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程難以推進(jìn)，無(wú)法得到有效的人力、物力支持，信息化建設(shè)的資金也非常緊缺。使得很多公安部門的檔案管理水平還保留原有傳統(tǒng)的狀態(tài)，檔案管理工作實(shí)效性較差，工作質(zhì)量與效率無(wú)法提升。

1.2 改善檔案管理信息化先進(jìn)性和管理能效不足的問題

信息化發(fā)展時(shí)代的到來，為公安檔案管理信息化建設(shè)工作提供了明顯的推助作用，各地區(qū)公安部門也逐漸落實(shí)信息化的檔案管理模式。但是在檔案管理信息化技術(shù)方面，先進(jìn)性不足。構(gòu)建的檔案管理信息化系統(tǒng)在功能和信息更新方面就存在一定的問題。很多公安部門建立的電子檔案信息庫(kù)中，只是對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行錄入儲(chǔ)存，實(shí)際每一階段都會(huì)有新的檔案信息需要得到管理，但檔案管理人員并沒有對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新錄入，信息化的檔案信息真實(shí)性和全面性不足，這也使得檔案信息化管理制度與檔案管理工作實(shí)際開展的質(zhì)量與效率大打折扣，沒有充分發(fā)揮信息化管理的能效。

1.3 改善檔案管理人員信息化專業(yè)技能水平

目前，公安部門的檔案管理人員，在信息化專業(yè)技術(shù)和管理素養(yǎng)方面都需要得到有效地強(qiáng)化改善，檔案管理人員自身的信息化水平就弱，直接影響檔案管理信息化的建設(shè)運(yùn)行水平。檔案管理人員無(wú)法掌握信息化檔案管理知識(shí)，對(duì)信息化技術(shù)和智能設(shè)備操作技術(shù)無(wú)法掌握，就無(wú)法讓檔案管理信息化模式真正達(dá)到建設(shè)完善的水平，即使檔案管理信息化設(shè)備與技術(shù)建設(shè)達(dá)到良好的水平，檔案管理人員也無(wú)法很好的應(yīng)用，信息化建設(shè)也無(wú)法有效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來，阻礙檔案管理信息化的長(zhǎng)久發(fā)展。因而對(duì)檔案管理人員的信息化專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行強(qiáng)化是信息化建設(shè)的重中之重。

2 新形勢(shì)下公安檔案管理信息化建設(shè)的途徑探究

2.1 深化新形勢(shì)下公安檔案管理信息化建設(shè)的意義和理念

首先，公安部門的領(lǐng)導(dǎo)人員要提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視性，要明確檔案管理信息化的建設(shè)，是將現(xiàn)代信息化技術(shù)手段充分的融入到檔案管理工作當(dāng)中去，是新時(shí)期發(fā)展的必經(jīng)路程。并且檔案管理工作與公安部門各項(xiàng)工作開展之間都有關(guān)聯(lián)性，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作決策提供真實(shí)、完整、有價(jià)值的檔案信息資料，那么面對(duì)龐大的公安檔案資料庫(kù)，需要信息化的手段來提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，信息化管理的規(guī)范、有序落實(shí)開展，對(duì)于公安工作水平提升也有重要意義[1]。

其次，要對(duì)公安檔案管理信息化建設(shè)的理念進(jìn)行明確和深化，信息化的管理首要任務(wù)是將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行錄入，但是在管理期間要保留紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案作為電子檔案的對(duì)照憑據(jù)，保證電子信息檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性和完整性，利用電子檔案來實(shí)現(xiàn)更加便捷的檔案信息的儲(chǔ)存、查閱、提取、統(tǒng)計(jì)等工作開展。最后，要注重檔案開發(fā)，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)檔案信息管理的價(jià)值發(fā)揮和服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)。因而檔案信息化管理人員就需要充分意識(shí)到檔案利用的重要性，只有檔案信息資料能夠得到充分地利用，才能在新形勢(shì)下獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，并實(shí)現(xiàn)自身的崗位職業(yè)價(jià)值[2]。

2.2 全面引進(jìn)應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理信息化技術(shù)和模式

公安檔案管理人員在明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性之后，要對(duì)檔案信息化技術(shù)和信息化管理模式進(jìn)行全面的強(qiáng)化，引進(jìn)更為先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)，對(duì)信息化管理設(shè)備進(jìn)行完善，構(gòu)建高效運(yùn)行的信息化管理系統(tǒng)，應(yīng)用全新的信息化管理理念，形成健全、成熟的檔案信息化管理體系。對(duì)于檔案管理信息技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)強(qiáng)化，需要根據(jù)公安部門的實(shí)際情況進(jìn)行合理的規(guī)劃，要對(duì)信息化建設(shè)的資金進(jìn)行預(yù)算規(guī)劃，根據(jù)預(yù)算水平合理調(diào)控信息化設(shè)備的使用，資金非常充足的情況下，可以引進(jìn)智能自動(dòng)測(cè)控技術(shù)，建立更加智能的信息化管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)防護(hù)墻。

同時(shí)還要依托檔案信息網(wǎng)站平臺(tái)，盡可能建立檔案信息網(wǎng)站，開設(shè)多個(gè)欄目（比如：通知通報(bào)、工作動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)交流、檔案利用、業(yè)務(wù)指南及檔案查詢等欄目），實(shí)現(xiàn)照片、音頻、視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，照片、實(shí)物圖片網(wǎng)上直接調(diào)閱使用，通過網(wǎng)站與單位內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)相連接[3]，實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)上運(yùn)行、檔案資源網(wǎng)上共享，充分發(fā)揮了檔案網(wǎng)站服務(wù)、指導(dǎo)和信息化交流作用，使傳統(tǒng)封閉服務(wù)能夠轉(zhuǎn)變成為開放服務(wù)，促進(jìn)檔案信息化管理服務(wù)意識(shí)和水平的提升，讓檔案信息化管理運(yùn)行化被動(dòng)為主動(dòng)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息化管理的價(jià)值和能效。

2.3 促進(jìn)檔案管理人員工作技能提升，建立完善的信息化機(jī)制

檔案信息化管理的建設(shè)運(yùn)行，還需要充分依靠檔案管理人員來掌控執(zhí)行，因而需要對(duì)公安檔案管理人員的信息化專業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平進(jìn)行全面的強(qiáng)化，組織檔案管理人員進(jìn)行信息化的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，為檔案管理人員提供信息化學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，尤其要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)和操作技能，提高管理和應(yīng)用檔案信息化軟件的能力，同步要在檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間建立相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員學(xué)習(xí)的結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證檔案管理人員學(xué)習(xí)的實(shí)效性，才能讓檔案管理人員更好地運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)開展工作。

另外，還要建立完善的檔案信息化管理機(jī)制，來對(duì)檔案信息化管理工作流程規(guī)范性進(jìn)行指導(dǎo)和強(qiáng)化，為檔案信息化管理工作的具體落實(shí)提供引導(dǎo)作用，從而促進(jìn)檔案信息化管理工作能夠盡快落實(shí)，更快的提高檔案信息化管理水平。建立檔案管理信息化的長(zhǎng)效管理機(jī)制。制定出適應(yīng)公安當(dāng)前新形勢(shì)的，切合工作實(shí)際的、科學(xué)合理的檔案管理工作制度，健全檔案管理信息化考核管理機(jī)制，確保檔案管理信息化管理規(guī)范、有章可循[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)新形勢(shì)的發(fā)展環(huán)境，公安檔案管理工作必須要積極推進(jìn)信息化的建設(shè)，才能更好地對(duì)每日俱增的公安檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)全面的管理和儲(chǔ)存，保證檔案管理信息的真實(shí)性與完整性、安全性，優(yōu)化檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效率的有效提升。