劉殿強(qiáng)

（山東省沂水縣縣委機(jī)關(guān)政務(wù)保障中心，山東 臨沂 276400）

檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占據(jù)重要的作用，其單位應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性。其傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于信息化時(shí)代下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，因此需要加強(qiáng)信息化檔案管理，這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)合理的應(yīng)用信息化技術(shù)，使其能夠科學(xué)有效地提升檔案管理的效率，更好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

1.1 管理更加省時(shí)省力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中傳統(tǒng)的檔案管理工作在開展中，其對(duì)資料信息進(jìn)行查找時(shí)，會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間，同時(shí)其需要手動(dòng)查找，這種人工進(jìn)行查找的方式就導(dǎo)致檔案管理的工作效率較差，同時(shí)其在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過程中還容易出現(xiàn)失誤。但是信息化檔案管理在對(duì)檔案進(jìn)行查詢的過程中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行查詢，能夠有效對(duì)檔案資料進(jìn)行查找，同時(shí)減少人工查詢的時(shí)間[1]。信息化檔案管理模式中對(duì)檔案進(jìn)行錄用后，能夠多次的進(jìn)行使用，對(duì)檔案整理中的準(zhǔn)確性得到改善，使得檔案管理效率得到提升。

1.2 檢索查詢更加便捷

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中信息化檔案管理工作的開展，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的過程中，可以編制檢索工具，使得后期在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，能夠根據(jù)其關(guān)鍵詞或者的其編號(hào)可以在系統(tǒng)中對(duì)檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)的查詢。這種信息化檔案管理工作的開展，能夠有效的資料信息實(shí)時(shí)的進(jìn)行查詢，同時(shí)還能夠有效地提升檔案資料的利用率，信息化檔案管理還能夠更好地減輕管理人員的工作量，同時(shí)信息化管理模式還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的共享，提升檔案資料的查詢效率。這種信息化檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理具有較多的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)其信息化檔案管理直接通過檢索工具對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，無需在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行查詢，使其查詢效率有效的得到提升。

1.3 存儲(chǔ)更加安全

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其檔案資料大都為紙質(zhì)資料，這就導(dǎo)致其對(duì)檔案資料管理的過程中是需要紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這種紙質(zhì)資料在保存的過程中需要對(duì)環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格的要求，應(yīng)選擇干燥的環(huán)境，使得其資料防止出現(xiàn)受潮，但是在干燥的環(huán)境下，還存在一定的火災(zāi)隱患，因此其紙質(zhì)資料在保存中需要嚴(yán)格的環(huán)境要求，這就導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)環(huán)境進(jìn)行不斷的優(yōu)化。同時(shí)紙質(zhì)檔案在反復(fù)查閱容易出現(xiàn)磨損，同時(shí)還會(huì)伴隨檔案丟失的現(xiàn)象[2]。但是信息化檔案管理中，其存儲(chǔ)更為方便，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資料形式進(jìn)行存儲(chǔ)，其存儲(chǔ)更為方便，也更為安全，針對(duì)保密性的檔案資料進(jìn)行加密處理，能夠更好地防止檔案資料出現(xiàn)丟失。

2 信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 管理性質(zhì)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變

在檔案管理工作的開展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理模式，這就需要對(duì)其管理性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。檔案管理的目的主要是提升檔案在使用中的便捷性，針對(duì)這一現(xiàn)象，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中應(yīng)將檔案管理工作性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性質(zhì)，以此來提升檔案在使用時(shí)的便捷性。在信息化技術(shù)的應(yīng)用中，檔案管理工作在開展中對(duì)檔案的整理效率也是越來越快，同時(shí)對(duì)檔案資料的收集也是愈發(fā)的全面，因此在這種狀態(tài)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理中的管理性質(zhì)向服務(wù)性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

2.2 對(duì)管理方式的轉(zhuǎn)變

機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致檔案管理工作在開展中，其工作模式較為枯燥乏味[3]。但是在信息化檔案管理工作的開展中，其中檔案資料大多數(shù)都是電子檔案，根據(jù)多樣化的電子檔案進(jìn)行管理，就需要檔案的管理人員在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)對(duì)其相關(guān)領(lǐng)域都有一定的涉及，使其能夠有效地對(duì)其進(jìn)行管理。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，其管理人員應(yīng)對(duì)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從被動(dòng)管理應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，同時(shí)其管理人員還應(yīng)加強(qiáng)檔案服務(wù)，使其工作人員能夠及時(shí)地對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，以此能夠更好地將信息化檔案管理的便捷性有效的體現(xiàn)。

3 創(chuàng)新檔案管理的有效對(duì)策

3.1 推動(dòng)檔案信息化發(fā)展

機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是紙質(zhì)檔案在管理的過程中容易因?yàn)榄h(huán)境問題導(dǎo)致資料出現(xiàn)受潮或者磨損等現(xiàn)象，這就能夠體現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中的缺陷較為明顯。這就需要在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中應(yīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使其能夠通過信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠更好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的開展。這就需要單位中應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作的有效開展。信息化檔案管理還能夠更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，使其檔案能夠發(fā)揮出其最大的作用。

3.2 健全檔案信息化的體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理在開展的過程中，需要檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)相結(jié)合，使得檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)[4]。其機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，并建立完善的檔案信息化體系，使其機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠更好地提升檔案管理的水平，使得檔案管理的質(zhì)量以及效率得到有效地提升。合理地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠幫助員工及時(shí)的接收到單位中的通知，使其能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建立，還能夠有效的減低紙質(zhì)資源內(nèi)的浪費(fèi)，更好的優(yōu)化環(huán)境。

3.3 實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作開展中，管理人員只是對(duì)檔案進(jìn)行管理，并未有一定的服務(wù)意識(shí)。因此需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員在檔案管理工作開展中，需要重視其服務(wù)性，檔案管理人員還應(yīng)提升檔案管理中檔案服務(wù)的便捷性，其便捷性也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中所需重視的特征。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理模式在進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，應(yīng)先檔案管理的工作性質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化，將服務(wù)性質(zhì)在檔案管理工作中得到體現(xiàn)。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，還能夠有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，以此來提升檔案的查詢速度，使得檔案管理中的效率得到有效地提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代的發(fā)展下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作中。信息化檔案管理能夠有效地提升檔案管理工作的效率，同時(shí)在查詢資料的過程中更加方便，其檔案資料的存儲(chǔ)也更加的安全。好的檔案管理工作能夠更好地推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。