陳素冬

（湖南琴海數(shù)碼股份有限公司，湖南 長沙 410000）

科技檔案作為重要的部分，其中包含了大量的科技文件材料，具有參考分析的價(jià)值，能夠?yàn)槿藗兲峁┫鄳?yīng)的技術(shù)研究資料。當(dāng)前科技檔案管理隨著技術(shù)的發(fā)展得到了改善，數(shù)字化管理是一種新的模式，對我國的檔案發(fā)展有著重要的意義，通過對檔案的數(shù)字化管理可使檔案管理水平得到提升，滿足檔案發(fā)展的需求。因此，應(yīng)對科技檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行分析，采取有效方式加強(qiáng)管理效果。

1 檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

首先，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)可借助數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行文件加密，避免信息盜取或者泄露的問題，還具有用戶權(quán)限分配及規(guī)則定義查詢等功能，經(jīng)過系統(tǒng)的授權(quán)之后，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，避免非授權(quán)訪問，使系統(tǒng)更加安全。其次，可進(jìn)行數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的安全性，可使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)崩潰之后盡快恢復(fù)，同時(shí)這種管理方式可使操作變得更加簡單，結(jié)合系統(tǒng)的界面來進(jìn)行操作，其中有清晰的功能模塊，使不同的檔案可采用相同步驟進(jìn)行編輯查詢。最后，數(shù)據(jù)采集功能比較方便，系統(tǒng)可與0A、PDM、MIS等系統(tǒng)之間建立接口程序，將數(shù)據(jù)采集到檔案系統(tǒng)中，通過對紙質(zhì)檔案、照片檔案等掃描、非線性編輯等方式采集到檔案系統(tǒng)中，還可將以前的歷史數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換引入到檔案系統(tǒng)中。此外，還具備自定義功能，可提供用戶對檔案類別、二級類目自定義，還可進(jìn)行報(bào)表自定義。

2 加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化管理的有效措施

2.1 改變檔案管理觀念

科技檔案作為重要的信息數(shù)據(jù)源，可使我國各領(lǐng)域發(fā)展獲得有效支持，通過對科技檔案的開發(fā)利用可使其發(fā)揮出更好的作用。由于科技檔案管理作為一項(xiàng)重要的舉措，影響著不同行業(yè)的發(fā)展，要想實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理，需要先改變管理觀念，通過對管理理念的創(chuàng)新來實(shí)現(xiàn)檔案的全面發(fā)展，使檔案管理具有相應(yīng)的技術(shù)條件。在當(dāng)前的背景下，科技檔案趨向于市場化方向發(fā)展，為了使科技檔案管理順利創(chuàng)新，應(yīng)對管理人員的理念進(jìn)行改善，使其能夠認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的重要性。可借助數(shù)字化及信息化技術(shù)來提供相應(yīng)的服務(wù)，使科技檔案管理服務(wù)的效果加強(qiáng)。

2.2 加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化管理技術(shù)的開發(fā)

通過對技術(shù)的有效應(yīng)用，可使檔案管理工作質(zhì)量得到提升，使原本的檔案管理模式改善，達(dá)到數(shù)字化發(fā)展的目的。在數(shù)字化建設(shè)過程中需要投入較多的資金，還涉及了法律等問題，但是技術(shù)作為重要的內(nèi)容，對檔案管理有著重要的意義。在傳統(tǒng)的科技檔案管理中，一般工作集中于技術(shù)檔案資料管理中，在數(shù)字化管理背景下，可借助云服務(wù)提供商等來建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫的支持下可使檔案內(nèi)容得到備份，解決了檔案查詢借用出入庫等復(fù)雜工作，使工作強(qiáng)度降低，提升了工作效率，使檔案的管理效果加強(qiáng)，為數(shù)字化檔案管理提供了良好條件。

2.3 落實(shí)電子文檔整理工作

1）對檔案進(jìn)行分類、排序。進(jìn)行科技檔案分類及排序的時(shí)候，可使混亂的電子文件經(jīng)過分類及標(biāo)引等方式使其存儲(chǔ)格式能夠具有有序化的特點(diǎn)。其中文件的名稱、文件號及分類等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來進(jìn)行。電子文件的著錄標(biāo)引工作在整理中有著重要的作用，質(zhì)量好壞對電子檔案的利用有著直接的影響，應(yīng)將電子文件的分類及排序工作落實(shí)，使檔案的管理具備完善的基礎(chǔ)。2）建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。需要進(jìn)行電子文件分類及編號，由于電子文件種類比較多，通過分類管理可使檔案的使用更加便捷，保證了管理的效果?？筛鶕?jù)類型進(jìn)行明確劃分，并且對電子文件內(nèi)容制定相應(yīng)的編號。在分類編號過程中，需要根據(jù)分類編號方法規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，給每份電子文件一個(gè)固定唯一的號碼，使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)整體。同時(shí)，需要進(jìn)行電子文件等級，數(shù)據(jù)庫的建立可使檔案的利用效率得到提升，保證了檔案的質(zhì)量。3）完成電子文件歸檔工作。需要將電子文件從計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上拷貝到移動(dòng)光盤中，使其得到保存，完成對電子文件的歸檔。在歸檔過程中，需要明確電子文件的歸檔范圍，使電子文件歸檔順利進(jìn)行，保證電子檔案的資料，并且根據(jù)相關(guān)的規(guī)定要求將有價(jià)值的電子文件整理歸檔，可參照文字類、圖表類等電子文件的收集內(nèi)容來整理歸檔，使電子檔案更加完整，使電子檔案管理具有可靠的基礎(chǔ)。應(yīng)將電子文件歸檔時(shí)間確定，歸檔一般在次年年初或者任務(wù)完成之后實(shí)施，可根據(jù)實(shí)際的需求來明確歸檔的頻率，使歸檔工作更加規(guī)范。應(yīng)對歸檔的方法確定，使用通用的格式來進(jìn)行歸檔工作。

2.4 開展電子檔案系統(tǒng)設(shè)備管理及維修工作

應(yīng)做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，加強(qiáng)檔案文件的安全保密工作，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，避免由于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備隱患造成信息泄露的問題。電子科技檔案的管理應(yīng)采用物理隔離方式來處理，避免與其他公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間互聯(lián)，禁止安裝使用無線網(wǎng)卡及鍵盤等無線互聯(lián)功能的硬件模塊或者其他設(shè)備。當(dāng)設(shè)備產(chǎn)生了故障的時(shí)候，有存儲(chǔ)部件的設(shè)備故障的時(shí)候，需要由專業(yè)人員進(jìn)行維修處理。在維修過程中需要開展現(xiàn)場監(jiān)督，符合檔案管理的規(guī)定。一般經(jīng)過了高級格式化之后的硬盤存儲(chǔ)數(shù)據(jù)沒有完全刪除，僅僅進(jìn)行磁盤存儲(chǔ)區(qū)域的重新規(guī)劃。在文件刪除操作中，將文件的記錄表格刪除，即使重新分區(qū)之后也只是重新寫入了硬盤的分區(qū)信息，需要采取的措施避免信息泄密問題的產(chǎn)生。

2.5 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

在科技檔案數(shù)字化管理中，對人才的要求比較高，為了使管理的水平提升，需要對人員提高要求，使其具備更強(qiáng)的素質(zhì)能力，通過積累數(shù)字化檔案管理的知識(shí)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力來加強(qiáng)管理的效果。檔案管理人員應(yīng)具有一定的政治素養(yǎng)，還需在工作中細(xì)心耐心，重視檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的目標(biāo)。可加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，使其具有綜合的能力，能夠有效運(yùn)用信息化技術(shù)等開展管理工作，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)管理的創(chuàng)新，在工作中有更好的表現(xiàn)。應(yīng)定期開展考核，使人員的能力得到評估，為檔案管理工作的開展提供支持，提高工作的能力。還需加大硬件設(shè)備及軟件開發(fā)的投入，加強(qiáng)檔案管理人員的成就感，使科技檔案的管理產(chǎn)生更好的效果。

3 結(jié)語

在檔案管理中，數(shù)字化檔案管理成為新的趨勢，通過將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件形式，可實(shí)現(xiàn)更加便捷的存儲(chǔ)及處理，使檔案資料的利用效果得到改善。在科技檔案管理中，需要改變檔案管理觀念，加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化管理技術(shù)的開發(fā)，落實(shí)電子文檔整理工作，全面開展電子檔案系統(tǒng)設(shè)備管理及維修工作，使數(shù)字化管理順利實(shí)現(xiàn)，為檔案管理工作的進(jìn)行帶來保障，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。