郭家琪

（山西省建筑科學(xué)研究院有限公司，山西 太原 030001）

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新審視檔案管理的新形勢，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中開展檔案管理與服務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)以實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)為目標(biāo)，是檔案事業(yè)在發(fā)展過程中涌現(xiàn)的新事物。但由于檔案信息化管理技術(shù)仍是一項新興的技術(shù)成果，其與檔案建設(shè)工作的融合尚未實現(xiàn)最優(yōu)化。因此，目前的檔案信息化管理與建設(shè)工作仍存在較多不足，面對著多樣化的新情況和新問題。檔案部門需要清楚地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的新形勢，尤其是歸檔和管理工作面臨的各種機(jī)遇、挑戰(zhàn)以及不足之處，并且不斷地思考和探索檔案信息化管理的歸檔策略與管理創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案信息的社會化服務(wù)，推動檔案信息化建設(shè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案信息化管理的新形勢

1）信息化時代下，檔案歸檔與管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。信息化時代的快速進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的日新月異為中國的檔案事業(yè)帶來了多樣化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，逐步推動其從工業(yè)化社會走向信息化社會，最終走向以科學(xué)技術(shù)為核心的現(xiàn)代化知識經(jīng)濟(jì)時代[1]?；ヂ?lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及使信息化系統(tǒng)逐漸與社會中的各個領(lǐng)域、各項事業(yè)相互融合，成為各種社會組織開展、拓展以及優(yōu)化業(yè)務(wù)的基本方式，為其管理理念和管理模式的更新提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，為中國的檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展提供了多種多樣的機(jī)遇。而與此同時，針對檔案的管理與建設(shè)工作，信息化的發(fā)展又提出了更多以數(shù)字化概念為基礎(chǔ)的新問題與新情況。

2）當(dāng)前檔案信息化管理存在的不足。（1）檔案信息化管理鏈條創(chuàng)新性不足。就目前而言，盡管信息化大數(shù)據(jù)時代和日益進(jìn)步的科學(xué)技術(shù)為檔案管理與建設(shè)工作的拓展與優(yōu)化提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，但不少檔案部門仍然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，開展檔案登記、收集、整理、分類、立卷、歸檔、入庫、轉(zhuǎn)遞與借閱等常規(guī)且基礎(chǔ)的工作，缺乏對舊有業(yè)務(wù)的拓展與延伸，導(dǎo)致檔案信息化管理鏈條的創(chuàng)新性不足，對將來調(diào)取、利用、查詢和檢索檔案等工作造成較為嚴(yán)重的阻礙[2]。（2）檔案信息化管理的風(fēng)險性較大。發(fā)達(dá)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息化大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理與建設(shè)工作帶來了諸多便利，其不僅降低了勞動力成本，還有助于提高檔案資料管理中各項常規(guī)工作的質(zhì)量與效率。與舊式的檔案管理手段相比，信息化管理具有顯而易見的優(yōu)勢。但不可忽視的是，檔案信息化管理的內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險也隨之而來，檔案信息的泄露、丟失和偽造篡改等情況也逐漸增加。（3）檔案信息化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。信息化時代下，檔案管理工作基本上通過互聯(lián)網(wǎng)或者電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開展。但許多單位的檔案管理人員存在專業(yè)素養(yǎng)較差、工作效率較低等問題，且其往往因年紀(jì)逐漸增大，記憶與學(xué)習(xí)能力逐漸弱化而無法靈活且熟練地使用高科技數(shù)據(jù)庫，缺乏對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行有效地使用和較細(xì)致的維護(hù)。另外，部分檔案管理人員在工作中存在錯誤的思想認(rèn)知，缺乏創(chuàng)新意識，仍固守著傳統(tǒng)的檔案管理模式。總體上看，在信息化時代的大背景下，部分管理人員的技術(shù)水平還沒能跟上檔案管理事業(yè)的發(fā)展步伐，檔案管理人員隊伍的專業(yè)素養(yǎng)仍亟待提高。

2 檔案信息化管理的歸檔策略

檔案的歸檔工作是整個檔案管理流程中較為繁復(fù)但極為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。隨著科學(xué)技術(shù)的高速進(jìn)步，檔案的歸檔工作借助于計算機(jī)、多媒體等現(xiàn)代化信息設(shè)備，已逐步朝向高效率和高質(zhì)量的方向發(fā)展。但在當(dāng)前的檔案信息化管理時代，歸檔工作仍存在部分不足。因此，如何改善歸檔工作的缺陷，提高歸檔工作的質(zhì)量和效率，已成為當(dāng)前檔案管理部門和技術(shù)人員亟待解決的問題。

1）強(qiáng)化歸檔工作人員的思想素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。工作人員是歸檔工作的責(zé)任主體，若要改善歸檔工作的不足，提高歸檔工作的效率與質(zhì)量，必須要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其思想素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。一方面，檔案管理部門需要定期召開思想宣傳會議，向相關(guān)工作人員強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的重要性，不斷提高其對于自身工作的重視程度，強(qiáng)化自身的思想素質(zhì)和服務(wù)意識。另一方面，檔案管理部門需要定期開展專業(yè)培訓(xùn)課程，使檔案歸檔工作人員自覺順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和科學(xué)技術(shù)時代的要求，培養(yǎng)與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)態(tài)度，及時更新專業(yè)技能，熟練地掌握信息化歸檔技術(shù)，靈活地運用檔案信息化管理系統(tǒng)開展歸檔工作，強(qiáng)化原有的歸檔工作人員隊伍。檔案管理部門還需要積極引進(jìn)具有較高專業(yè)素養(yǎng)、掌握較強(qiáng)專業(yè)技能的人才，為檔案歸檔人員隊伍注入新鮮血液，建立一支高質(zhì)量、高效率的新人才隊伍。

2）建立健全檔案信息化歸檔制度，完善相關(guān)功能。信息化管理是當(dāng)前檔案管理事業(yè)的一個重要的發(fā)展趨勢，在新的時代要求下利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)成果提高檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量、實現(xiàn)檔案信息化管理實為大勢所趨。因此，檔案管理部門應(yīng)積極建立健全檔案信息化歸檔制度，立足于單位的實際情況，明確開展歸檔工作、維護(hù)歸檔信息化系統(tǒng)與設(shè)備的責(zé)任主體，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與職工的雙向約束，進(jìn)而推動檔案信息化歸檔制度趨于科學(xué)化與合理化，顯著提高其可操作性。另外，檔案管理部門還需要重新明確檔案的功能，擴(kuò)大和延展檔案的動態(tài)與內(nèi)容，促使檔案功能能夠更好地順應(yīng)各單位對于信息的要求。總而言之，為更好地開展歸檔工作，推動檔案信息化管理高效發(fā)展，檔案管理部門需要建立健全檔案信息化歸檔制度，并逐步完善其相關(guān)功能。

3 檔案信息化管理的創(chuàng)新舉措

改革管理體制和管理模式，提高檔案信息化管理的創(chuàng)新力度。現(xiàn)階段是信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，信息技術(shù)與其他各種高新技術(shù)逐漸同社會中的各項事業(yè)緊密結(jié)合起來。就檔案管理事業(yè)而言，將現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)成果融入日常管理工作之中，實現(xiàn)檔案信息化管理已成為大勢所趨?；诖耍瑱n案管理部門需要立足于檔案管理工作的實際情況，針對原來不適用的管理體制和管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新。具體說來，就管理體制而言，檔案管理部門需要首先明確管理工作的分工和責(zé)任主體，完善責(zé)任人與工作崗位相互匹配的責(zé)任制。另外，檔案管理部門還需要優(yōu)化管理組織的設(shè)置，明確管理標(biāo)準(zhǔn)、管理目標(biāo)和管理原則。同時，檔案管理部門還可以通過建立健全激勵機(jī)制，提高檔案管理工作人員的工作積極性，使其自覺提高工作質(zhì)量和工作效率。就管理模式而言，以往僅依靠人力勞動的管理模式已然過時，在信息大爆炸的現(xiàn)代化社會[3]，信息化管理模式逐漸取代人力成為最為普遍的檔案管理模式。因此，現(xiàn)階段的檔案管理建設(shè)工作要以信息化建設(shè)為中心，致力于拓展和延伸舊有的常規(guī)業(yè)務(wù)，加大對檔案信息化管理鏈條的創(chuàng)新力度。不可忽視的是，當(dāng)前檔案信息化管理的風(fēng)險程度仍舊較高，檔案管理部門必須加大力度減輕檔案信息化管理中的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，減少檔案信息的泄露、丟失和偽造篡改等問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化管理過程中的檔案歸檔與管理工作面對著新時代提供的各種機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此期間，由于信息化技術(shù)發(fā)展的不成熟，檔案信息化管理工作自然也面對著諸多不足。就檔案信息化管理的歸檔策略而言，檔案管理部門需要強(qiáng)化歸檔工作人員的思想素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，并建立健全檔案信息化歸檔制度，完善其相關(guān)功能。從檔案信息化管理的創(chuàng)新舉措層面來看，檔案管理部門需要堅持與時俱進(jìn)，不斷改革管理體制和管理模式，提高檔案信息化管理的創(chuàng)新力度。