唐詩曼

（湖南大學(xué)人事處，湖南 長沙 410082）

干部人事檔案是我黨執(zhí)政的重要信息資源，是組織單位選人用人工作的有力抓手，同時(shí)也是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)旨在進(jìn)一步推動(dòng)全國干部檔案工作信息化建設(shè)，提升干部檔案信息資源開發(fā)利用效度、廣度及深度，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)其服務(wù)屬性。高等院校作為國家重要教育部門，吸收接納眾多國家高教人才，在國家干部檔案工作中有著舉足輕重的地位，高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)重要議題。

1 高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)必要性分析

1）提高干部檔案工作質(zhì)量和效率。高校干部人事檔案數(shù)字化處理后，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息的有效采集、表單更新、信息查詢利用、統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行大批量的數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。決策支持等工作，能夠提高干部檔案日常管理工作的精度、效度，同時(shí)提升服務(wù)效率。2）提升干部檔案在干部工作中效用。近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進(jìn)，但要全面地、歷史地考察和了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。2018年中組部提出“凡提必審”，更是明確指出干部選任前必須審核其人事檔案。干部數(shù)字檔案，能解決紙質(zhì)干部檔案查借閱過程中存在的耗時(shí)耗力等問題。干部工作人員能方便靈活地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱干部數(shù)字檔案，有利于干部檔案在干部選拔任用工作中發(fā)揮重要作用。3）加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)干部檔案保管保護(hù)。干部檔案是黨和國家的寶貴史料，是干部工作的重要基礎(chǔ)。干部檔案數(shù)字化后，查借閱電子檔案信息替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)干部檔案查借閱動(dòng)作，能有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案使用年限。同時(shí)，以電子檔案的形式保存檔案信息使得信息存儲(chǔ)和信息傳輸更為便捷，相對(duì)于紙質(zhì)檔案的異地備份而言，電子檔案可以方便快速且準(zhǔn)確地進(jìn)行異地、異質(zhì)備份。4）助力干部檔案信息集成開發(fā)利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，碎片化的信息資源爆炸式增長，碎片化信息集成化利用的相關(guān)研究層出不窮，給干部檔案信息集成開發(fā)利用帶來新的思路。作為組織人事部門選人用人的重要信息來源，干部人事檔案的開發(fā)利用受制于其獨(dú)立成卷的特性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用往往呈現(xiàn)出縱向深入、信息分散的特點(diǎn)，干部檔案信息集成開發(fā)利用的關(guān)鍵在于一個(gè)強(qiáng)大的“大數(shù)據(jù)庫”，而各組織單位進(jìn)行內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)是構(gòu)建“大數(shù)據(jù)庫”的基礎(chǔ)。5）提升干部檔案信度效度。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用過程中易發(fā)生惡意破壞、蓄意涂改等威脅干部檔案信度、效度的情況，近些年的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作發(fā)現(xiàn)了不少相關(guān)情況，有涂改痕跡、前后矛盾的干部檔案材料自然缺乏公信力?，F(xiàn)代信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的加密鎖定處理，以及自動(dòng)校對(duì)，從而避免檔案涂改造假，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息的前后矛盾，進(jìn)行有效處理。

2 高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)分析

1）建設(shè)干部檔案信息資源庫。依據(jù)2017年發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)——《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(GB/T 33870-2017)完成干部檔案數(shù)字化采集工作，建立起符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求的干部人事電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于后續(xù)的檔案轉(zhuǎn)遞、檔案材料移交等不同單位間檔案工作的對(duì)接。2）搭建干部人事檔案綜合信息管理平臺(tái)。高校相對(duì)于企業(yè)、政府機(jī)關(guān)而言，有著不一樣的干部人事檔案管理、利用側(cè)重點(diǎn)，同樣各高校對(duì)于干部人事檔案綜合信息管理平臺(tái)的需求側(cè)重點(diǎn)也不一樣，準(zhǔn)確地定位自身干部檔案管理需求，自上而下、先整體后局部的思路設(shè)計(jì)開發(fā)適用的檔案管理平臺(tái)能夠更有效地解決單位干部檔案工作實(shí)際矛盾。3）實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)+電子干部人事檔案一體化管理應(yīng)用。通過干部人事檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)干部紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一出庫、入庫、調(diào)閱和查詢，完美消化雙套制檔案管理模式的要求，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案單軌制管理做鋪墊。4）實(shí)現(xiàn)干部電子檔案離線備份管理。依托干部電子檔案離線備份管理系統(tǒng)平臺(tái)軟件，對(duì)干部數(shù)字檔案進(jìn)行科學(xué)、合法地備份、保存和管理，為實(shí)現(xiàn)干部電子檔案的安全、長期保存，提供規(guī)范化、全過程化、集中統(tǒng)一管理。5）實(shí)現(xiàn)與綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成。干部人事檔案管理信息系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫集成應(yīng)用，通過單點(diǎn)登錄實(shí)現(xiàn)用戶統(tǒng)一身份的認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)通過綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)快速調(diào)閱干部電子檔案，從而真正推動(dòng)干部人事檔案職能功能從保管服務(wù)型到主動(dòng)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。

3 高校干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略

1）制度建設(shè)。檔案專職管理人員需要就項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行前端控制，制定一套完整的檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括但不限于保密協(xié)議、工作辦法、人員管理制度、檔案數(shù)字化交付標(biāo)準(zhǔn)。2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。根據(jù)干部人事檔案管理的業(yè)務(wù)需求，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)需實(shí)現(xiàn)以下工作：（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)。建設(shè)干部數(shù)字基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集加工制作的工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，建成基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫。為構(gòu)建干部檔案真實(shí)信息提供來源，有效防止檔案涂改造假。（2）建成信息化工作環(huán)境。系統(tǒng)應(yīng)重在通過信息化手段提高干部檔案日常工作效率，簡化日常管理。（3）加強(qiáng)庫房管理手段。系統(tǒng)應(yīng)是圍繞實(shí)體檔案、庫房管理建成的應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以“被動(dòng)+主動(dòng)”為管理手段，加強(qiáng)人控，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)警，有效減小管理風(fēng)險(xiǎn)的庫房管理目標(biāo)。（4）提高輔助決策措施。該系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持通過對(duì)檔案的數(shù)據(jù)分析提供輔助決策參考依據(jù)。3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。采購干部人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，采購系統(tǒng)所需的服務(wù)器、存儲(chǔ)、機(jī)柜、高速掃描儀、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、移動(dòng)硬盤等配套基礎(chǔ)設(shè)施。GB/T 33870—2017《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》明確要求采用外包方式開展干部人事檔案數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安防監(jiān)控、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的單位，涉密檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。4）駐場建設(shè)。明確數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，按業(yè)務(wù)序列來看可以分為干部人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描、干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境搭建、監(jiān)控設(shè)備安裝等。人員方面，為保證按時(shí)保質(zhì)完成工作任務(wù)，前期系統(tǒng)開發(fā)工程師進(jìn)行系統(tǒng)搭建與運(yùn)行環(huán)境搭建，根據(jù)任務(wù)完成時(shí)限確定進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理、查缺、編碼、掃描、制圖、著錄、錄入等工作人員數(shù)量，同時(shí)需要安排至少一名檔案專職管理人員進(jìn)行檔案出入庫、工作指導(dǎo)與監(jiān)督以及質(zhì)檢等工作。場地方面，按照要求，禁止在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行數(shù)字化加工，必須安排單獨(dú)的辦公室，需安裝有監(jiān)控設(shè)備。安裝調(diào)試數(shù)字化設(shè)備，封閉數(shù)字化設(shè)備信息出口，安裝配置干部人事檔案管理信息系統(tǒng)（實(shí)施軟件），將項(xiàng)目中使用的計(jì)算機(jī)進(jìn)行權(quán)限分配，非工作內(nèi)容禁止訪問。

4 小結(jié)

由于缺乏相關(guān)工作巡視督查，高等院校干部人事檔案數(shù)字化工作啟動(dòng)較晚、進(jìn)度較慢，不能很好地適應(yīng)國家干部系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，高等院校人事部門必須重視起來，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，通過設(shè)立目標(biāo)、制定策略加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提升建設(shè)質(zhì)量。