張 坤

（濟(jì)寧市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272000）

信息的資源管理是在數(shù)字時代的背景下，按照每個行業(yè)發(fā)展的預(yù)計需要，并展開進(jìn)行的數(shù)據(jù)管理以及分析[1]。資源管理最重要的對象就是檔案，檔案信息化是制運(yùn)用計算機(jī)等手段，對檔案規(guī)范化等進(jìn)行管理，完成信息與數(shù)據(jù)共同管理。在現(xiàn)在的檔案信息化的背景下信息資源的管理出現(xiàn)很多問題，比如專業(yè)水平弱、工作人員沒有很強(qiáng)的專業(yè)性和制度不健全等等。

1 問題分析

在信息化的條件下，歸檔管理需要從整體到部分、內(nèi)容到窗體、軟件改為硬件。例如，信息化改變了信息被收集、組織、存儲的方法。以前的論文是紙型，收藏的主要目的是整理和總結(jié)這些論文存檔[2]。類型文檔工作。信息時代的到來給文學(xué)作品帶來了機(jī)會和課題。一方面，計算機(jī)化的手段的應(yīng)用為正式文書工作帶來了很多方便。另一方面，信息化的應(yīng)用為文檔工作提供了新的要求。文件運(yùn)營商需要創(chuàng)新思維、創(chuàng)新技術(shù)和更好的檔案文獻(xiàn)管理和服務(wù)。

1.1 觀念落后

關(guān)于檔案信息化的管理的建設(shè)觀念相對來說比較薄弱，比如檔案信息化不只是對信息化還必須要構(gòu)建相關(guān)的管理系統(tǒng)，這兩方面必須要進(jìn)行科學(xué)管理，并不只是單純的構(gòu)建數(shù)字化就算是健全了管理系統(tǒng)。現(xiàn)在比較多的企業(yè)和單位都開始建設(shè)了檔案信息化，在建設(shè)中觀念落后使得管理滯后、制度不健全等。

還表現(xiàn)在對檔案信息化指導(dǎo)力度不強(qiáng)的方面，因?yàn)闄n案包括單位在過去很久的資料，能夠指導(dǎo)單位在以前開展過的每項活動。例如建設(shè)美麗鄉(xiāng)村，進(jìn)而應(yīng)該為建設(shè)鄉(xiāng)村而制定一些有針對性的規(guī)劃，來為后續(xù)的指導(dǎo)開發(fā)奠定基礎(chǔ)，所以要對各類文件都要進(jìn)行高效的歸檔。但是現(xiàn)在我們國家檔案信息化還沒有廣闊的視野，只是按照本單位的發(fā)展需求，或者未來所需要的信息中進(jìn)行提取，沒辦法進(jìn)行深入的開發(fā)和使用。

1.2 制度不完善

檔案信息化制度不健全最主要體現(xiàn)在無法對信息安全進(jìn)行重視，信息化包括在一個單位中多種不同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，會對單位的發(fā)展有直接影響。優(yōu)化產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型結(jié)構(gòu)能夠帶來關(guān)于政策的影響，現(xiàn)在的資源管理不能正確重視信息的安全，就是沒辦法健全資源管理相關(guān)的安全制度。例如，每個人都能登進(jìn)系統(tǒng)中，而且很容易對檔案信息進(jìn)行修改，嚴(yán)重影響了檔案的準(zhǔn)確性。而且單位本身的規(guī)劃發(fā)展中沒有將檔案信息的資源管理作為重要部分并且進(jìn)行優(yōu)化。資源管理是非常重要的一項環(huán)節(jié)，因此在發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中也是非常重要的部分，所以對要對檔案的信息化進(jìn)行更新與管理，加強(qiáng)機(jī)制與有效引導(dǎo)。

1.3 人員不充足

在檔案信息資源的管理當(dāng)中，主要出現(xiàn)兩方面問題：首先是創(chuàng)建信息系統(tǒng)，其次是對檔案信息開發(fā)和應(yīng)用。必須牢牢掌握資源管理方面的專業(yè)知識，才能對檔案信息進(jìn)行構(gòu)建，使每個檔案都能夠歸檔并應(yīng)用，還要有開發(fā)大數(shù)據(jù)的技術(shù)，對系統(tǒng)庫當(dāng)中的數(shù)據(jù)都能開發(fā)應(yīng)用，提取現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)文化等方面制定發(fā)展計劃和發(fā)展預(yù)算中所用到的數(shù)據(jù)，將檔案應(yīng)用效率進(jìn)行提升。這些必須要有專業(yè)的管理人才才能夠進(jìn)行，但是現(xiàn)在對檔案信息化的管理人才極大缺少并且質(zhì)量也很低。在質(zhì)量上，管理人員在實(shí)際操作中的能力不足，不能按照行業(yè)不同的發(fā)展需要來進(jìn)行開發(fā)利用信息資源，現(xiàn)在的管理人員的實(shí)操能力需要大力提高。

1.4 存在重復(fù)性

在同樣的檔案信息收集的時候，很多檔案的信息內(nèi)容很相近，這就會使檔案在整理的時候要消耗很多精力逐個篩選，刪掉重復(fù)的地方，讓信息表達(dá)明確。在檔案信息的管理中心必須要保證信息是真實(shí)的，尤其是在現(xiàn)在這個社會，有很多假消息傳播，所以要仔細(xì)辨別，不然就會使信譽(yù)逐漸下降，對社會的發(fā)展有消極影響。若把很多時間都用在信息的篩選上，就不能對其他工作進(jìn)行展開，尤其是工作人員比較少的部門，如果耗費(fèi)了很多人力，其他的工作就很難急需進(jìn)行，對檔案的整體工作進(jìn)程有很大的影響。

1.5 缺少安全性

在檔案信息化中，會對一些原件進(jìn)行掃描，因?yàn)橛行┰挥幸粋€，所以很珍貴，還有一些是影音的原件，保存時間過長，影音的載體有很脆弱，因此掃描的時候，若處理不當(dāng)原件就會被損壞。因?yàn)樵O(shè)備或者是人員等多方面原因都會使信息內(nèi)容失去真實(shí)性，管理制度不嚴(yán)格還會出現(xiàn)泄密的情況。

2 資源管理策略

2.1 制定標(biāo)準(zhǔn)

為了避免因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而讓檔案的信息資源利用率降低事情發(fā)生，就必須要制定統(tǒng)一的制度，改進(jìn)每個部門缺少溝通的情況，將信息資源在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的條件下順利進(jìn)行，將檔案信息的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，提升檔案信息的使用率，完成檔案共享，滿足群眾在生活與學(xué)習(xí)中的需要。

2.2 樹立正確觀念

樹立正確的信息化觀念，并且深刻了解信息資源管理的關(guān)鍵性，進(jìn)而正確對待資源管理的內(nèi)涵。還要將目光放長遠(yuǎn)，這樣看待信息化管理才能對檔案進(jìn)行指導(dǎo)與驗(yàn)收。

當(dāng)?shù)氐呢斦瓿蓪芾韱挝坏恼型稑?biāo)，對本地建設(shè)檔案信息化管理提供強(qiáng)有力的人才，并能夠?qū)n案信息化的設(shè)施建設(shè)和有關(guān)的人力柔性管理進(jìn)行健全，最后能夠幫助一些行政單位開展全方位的檔案管理的工作，將檔案信息化建設(shè)進(jìn)行提升。

2.3 創(chuàng)建安全保障體系

提升安全保障體系的重點(diǎn)是要完成建設(shè)制度。例如使用信息系統(tǒng)進(jìn)入設(shè)定制度，信息化管理是單方面的系統(tǒng)，只能錄入不能進(jìn)行更改，這樣能夠以防系統(tǒng)被其他人隨意更改，使信息的準(zhǔn)確性受到影響。其次要對信息庫的系統(tǒng)進(jìn)行升級，不同職業(yè)的工作人員對查閱檔案資源是有限的，賬號披露的信息也是有限的，這樣能夠有效控制信息庫的安全。最后要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，以免一些人為的操作引發(fā)安全問題，使行政單位的信息庫資料被損壞，造成經(jīng)濟(jì)以及社會的損失。