楊 禎

（中國電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所，黑龍江 哈爾濱 150028）

在企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過程中，檔案管理部門信息化建設(shè)工作也就顯得越來越重要[1]。企業(yè)各部門通過使用信息化檔案技術(shù)，可以有效地實(shí)現(xiàn)對各部門人員的信息資料的整理和記錄，同時還能夠方便部門領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握員工的工作情況，進(jìn)而便能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)。

1 引進(jìn)最新的信息設(shè)備和技術(shù)

通過對信息技術(shù)設(shè)備的使用，可以有效地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理的基礎(chǔ)目標(biāo)。在檔案信息管理工作中，要是沒有最新的信息技術(shù)和設(shè)備的支撐，就容易在檔案管理工作中影響檔案信息化的建設(shè)力度[2]。另外，檔案創(chuàng)新管理的信息化離不開對信息設(shè)備和的技術(shù)使用，因?yàn)檫@是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要途徑，是研究和開發(fā)信息資源的基礎(chǔ)條件，同時也是檔案信息管理傳輸和共享的主要方式。鑒于這種因形勢，檔案管理部門要加大對檔案創(chuàng)新建設(shè)的信息化力度，通過引進(jìn)最新的信息化設(shè)備和技術(shù)，建立全新的檔案管理信息技術(shù)系統(tǒng)，對現(xiàn)有的檔案信息設(shè)備技術(shù)進(jìn)行更新調(diào)整和優(yōu)化，以此來保證檔案管理工作人員的信息化工作水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)。在檔案創(chuàng)新管理工作過程中，需要提前設(shè)置好檔案管理信息化的要求和標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)檔案管理信息的要求和標(biāo)準(zhǔn)，通過使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備和技術(shù)，以此來提高檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)度。

2 創(chuàng)新檔案管理思路，提高服務(wù)質(zhì)量

隨著社會經(jīng)濟(jì)文化水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對信息技術(shù)使用的需求越來越高，因此，企業(yè)管理部門對檔案管理工作進(jìn)行信息化的建設(shè)是十分有必要的。檔案管理信息化的工作建設(shè)，是未來檔案管理工作發(fā)展的主要方向，同時也是實(shí)現(xiàn)檔案信息有效管理的重要因素[3]。檔案管理信息化建設(shè)的目的就是為檔案信息資料的使用者提供更好的服務(wù)，方便檔案使用人員對檔案信息進(jìn)行快速地查閱。因此，檔案管理工作人員，在管理工作過程中，要不斷創(chuàng)新檔案管理的工作思路，對檔案的信息資源進(jìn)行加以開發(fā)和使用，通過使用新的信息檔案資源，對原有的檔案資料進(jìn)行調(diào)整和完善，以此來提升檔案信息管理的工作效率。企業(yè)單位檔案管理部門，要隨著企業(yè)新的管理理念和發(fā)展模式，對檔案信息的管理思路進(jìn)行調(diào)整和改變，通過在員工中樹立新的管理思路和信息化的設(shè)備技術(shù)的使用，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理目標(biāo)[4]。在日常檔案管理工作中，工作人員要改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，通過對信息化設(shè)備技術(shù)使用，方便在短時間內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)需要的檔案信息資料發(fā)送到領(lǐng)導(dǎo)的手中。另外，在開發(fā)檔案信息資源的時候，要在檔案使用者之間建立起一種完善的服務(wù)體制，從而為檔案的使用者提供更為全面的服務(wù)。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源數(shù)據(jù)化

檔案信息資源的管理是檔案管理工作發(fā)展的必要趨勢，因此，要在檔案管理發(fā)展過程中，對檔案管理信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的調(diào)整和完善，以此來保證檔案管理信息資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性[5]。在目前檔案管理工作中，檔案信息資料的管理方式有兩種，一種是紙質(zhì)版的檔案信息資料，另一種是電子版的檔案信息資料，這兩種檔案管理方式都有著不同的優(yōu)點(diǎn)和不足，為此，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，首先要對這兩種檔案管理方式，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集和整理，然后再把檔案管理的工作重點(diǎn)，放在挖掘檔案的信息數(shù)據(jù)和存儲上來。檔案管理人員在進(jìn)行挖掘和儲存信息數(shù)據(jù)時，需要使用健全的檔案管理信息化系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入和整理，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入從而建立檔案資料的數(shù)據(jù)庫，方便各部門逐漸實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)。

4 提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平

隨著信息化技術(shù)在企業(yè)各部門的使用，檔案管理部門也要加強(qiáng)對信息化設(shè)備技術(shù)的使用力度，以此來提高檔案信息管理的工作效率。在日常檔案管理工作中，管理人員要具備一定的檔案管理信息方面的知識和技術(shù)，不斷提高自己對檔案信息化管理的工作技能，以此來提升自己檔案信息化的管理水平。另外，檔案管理部門通過對檔案管理人員進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，讓檔案人員掌握更多的檔案管理信息化方面的知識，還可以使檔案人員掌握到更多的檔案管理的方法和技巧，以此來提高檔案管理人員的工作素質(zhì)和水平，從而使檔案管理信息化的工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

5 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的普及，企業(yè)檔案管理部門在檔案管理工作中，通過不斷研究和調(diào)整檔案管理方法和技術(shù)，在員工中樹立全新的檔案管理理念，幫助員工提高檔案管理信息化的工作效率，從而為企業(yè)各部門提供更好的服務(wù)。檔案管理部門要在信息化建設(shè)發(fā)展中，對檔案信息資源進(jìn)行適度的開發(fā)，方便改進(jìn)檔案管理信息數(shù)據(jù)的存儲方式，將原來傳統(tǒng)檔案資料的儲存方式轉(zhuǎn)換電子方式儲存，從而推動檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該加快對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)力度，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)。