張 鈺

（德州市自然資源局不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山東 德州 2530000）

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記新常態(tài)下，土地檔案登記的整理與分類是土地產(chǎn)權(quán)歸屬的重要依據(jù)。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，加強(qiáng)土地登記檔案的整理和分類以及數(shù)字化工作才能更好地推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。因此，在不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的新常態(tài)下，加強(qiáng)土地檔案登記的整理和分類工作具有十分重要的意義。

1 加強(qiáng)土地登記檔案的整理分類是進(jìn)行數(shù)字化的基礎(chǔ)

在針對(duì)土地登記檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之前首先要建立科學(xué)合理的分類體系，根據(jù)土地登記檔案的實(shí)際情況進(jìn)行整理?？偟膩?lái)說(shuō)，要通過(guò)科學(xué)合理的分類將土地登記資料結(jié)合群里再聯(lián)系進(jìn)行作戰(zhàn)，按不同的使用目的進(jìn)行區(qū)分，從而形成完善的土地登記檔案。在這一過(guò)程中，建立怎樣的土地登記檔案，影響到了最終的數(shù)字化建設(shè)效果。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)土地登記檔案進(jìn)行分類整理可以從以下幾個(gè)方面考慮：

一是可以根據(jù)土地登記檔案形成的年限來(lái)進(jìn)行分類，在對(duì)這一類土地登記檔案信息進(jìn)行分類整理的過(guò)程中，根據(jù)土地登記的發(fā)證時(shí)間不同，按照時(shí)間作為整理的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)土地檔案進(jìn)行整理歸檔。

二是可以根據(jù)土地登記檔案形成的年限并且結(jié)合地籍子區(qū)進(jìn)行分類。具體來(lái)說(shuō)就是按照土地登記發(fā)證時(shí)間的不同并且結(jié)合地籍子區(qū)進(jìn)行分類整理后實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一整理與歸檔。

三是可以根據(jù)土地登記宗地進(jìn)行分類，以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的過(guò)程中，根據(jù)宗地以及土地權(quán)利人為分類依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，并且按照時(shí)間順序進(jìn)行最終的檔案整理與歸類。

四是可以在土地登記的過(guò)程中根據(jù)宗地、土地權(quán)利人為單位進(jìn)行歸檔，同時(shí)可以通過(guò)抵押登記、抵押注銷登記、查封登記的檔案與原宗地進(jìn)行分離后根據(jù)年度進(jìn)行隨機(jī)整理歸檔。

在實(shí)際工作中正對(duì)土地登記檔案進(jìn)行歸類整理，要考慮多個(gè)方面的因素和現(xiàn)實(shí)需求。作為動(dòng)態(tài)變化的檔案管理工作，在分類的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)與普通的文書(shū)檔案管理進(jìn)行區(qū)分，既要考慮土地管理的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展，也要考慮到日常土地登記形成的各類檔案歸檔問(wèn)題，又要考慮到未來(lái)檔案信息的利用，這樣才能實(shí)現(xiàn)最為科學(xué)的檔案分類歸檔。

2 加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)能力利用素養(yǎng)培訓(xùn)

進(jìn)行培訓(xùn)是提高檔案管理工作人員專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)的重要手段，通過(guò)不斷的培訓(xùn)才能使檔案管理工作人員更加適應(yīng)檔案管理的數(shù)字化管理和建設(shè)需要。在推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)之前，要借助有效的培訓(xùn)體系不斷提高檔案歸檔整理的能力，提高業(yè)務(wù)水平。具體來(lái)說(shuō)培訓(xùn)的過(guò)程中要以適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)才能取得良好的效果，在培訓(xùn)過(guò)程中，要建立檔案安全管理相關(guān)制度和規(guī)定，按照此規(guī)定對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有效的宣傳教育工作，同時(shí)也要包括土地登記檔案基本知識(shí)介紹，還要要求檔案管理工作人員能夠熟悉整理工序及相關(guān)要求。

在制定培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)制度進(jìn)行落實(shí)，要求檔案管理工作人員通過(guò)培訓(xùn)工作能夠了解檔案管理工作的保密規(guī)定，檔案資料的防火防災(zāi)保障措施，檔案管理工作場(chǎng)所的安全行為準(zhǔn)則，檔案管理工作中緊急事件發(fā)生的處理方法等等，通過(guò)這樣的方式推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

在針對(duì)檔案管理基本知識(shí)培訓(xùn)過(guò)程中，要讓檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到土地登記檔案與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案有所不同，土地登記檔案具有一定的法律效應(yīng)。因此，在培訓(xùn)工作中應(yīng)當(dāng)使檔案管理工作人員了解土地登記檔案的基本特點(diǎn)了解基本常識(shí)，這樣才能不斷提高其專業(yè)能力，為接下來(lái)的檔案整理以及檔案數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行整理工序及相關(guān)要求落實(shí)的過(guò)程中，需要要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照檔案管理工作的流程進(jìn)行規(guī)范化的操作，同時(shí)能夠在檔案管理工作實(shí)踐中，具備檔案管理所需要的基本能力，熟悉各項(xiàng)基礎(chǔ)知識(shí)，進(jìn)一步提高其工作能力。

3 強(qiáng)化對(duì)土地登記檔案數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)

強(qiáng)化指導(dǎo)才能更好地針對(duì)檔案信息的歸檔以及檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提高檔案管理工作的針對(duì)性和適應(yīng)性。具體來(lái)說(shuō)，強(qiáng)化土地登記檔案數(shù)字化建設(shè)以及檔案歸檔整理的過(guò)程中，要有明確的指導(dǎo)目的、也要有明確的指導(dǎo)形式和內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)指導(dǎo)目的、指導(dǎo)形式和內(nèi)容主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 指導(dǎo)的目的

一是要確保檔案信息的安全性，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和檔案歸檔整理的過(guò)程中，通過(guò)有效的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理安全制度使檔案成立的程序能夠得到落實(shí)，避免檔案管理工作人員因?yàn)檫`反檔案管理的操作流程損壞檔案。

二是要不斷改進(jìn)檔案整理的方式方法，推動(dòng)檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目整體運(yùn)行進(jìn)行改進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案整理歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，針對(duì)這些問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)；針對(duì)外包人員在檔案管理工作中遇到的疑難問(wèn)題，指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)給出針對(duì)性的解決方案；同時(shí)在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的過(guò)程中，要針對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案的掃描與質(zhì)檢各個(gè)環(huán)節(jié)，確保這些環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

總的來(lái)說(shuō)，進(jìn)行土地登記檔案整理與歸檔的過(guò)程中，為了確保整理歸檔的合理性，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重指導(dǎo)人員的配置和基本要求。在每個(gè)整理工作場(chǎng)所應(yīng)該配置1-2名現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)人員，并且在指導(dǎo)人員中產(chǎn)生負(fù)責(zé)人，針對(duì)土地登記檔案進(jìn)行有效的指導(dǎo)負(fù)責(zé)最終的整理工作，同時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)處理過(guò)程中的各種爭(zhēng)議性業(yè)務(wù)問(wèn)題。另一方面，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力，同時(shí)還要具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各種問(wèn)題進(jìn)行解決。

3.2 指導(dǎo)形式及內(nèi)容的確定

首先在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的過(guò)程中，根據(jù)相應(yīng)的規(guī)范性文件作為基礎(chǔ)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。在現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)過(guò)程中遵循相應(yīng)的層級(jí)關(guān)系，如果在檔案管理工作中遇到規(guī)范性文件中沒(méi)有涉及的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)成立專門(mén)的業(yè)務(wù)小組進(jìn)行商議，最終給出解決方案。在討論期間，要提出具有可操作性的建議才能更好地解決實(shí)際問(wèn)題。

其次，針對(duì)土地登記檔案管理工作的最終結(jié)果進(jìn)行記錄匯總，將整理好的檔案內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，在質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)關(guān)后方可進(jìn)入下一個(gè)工作流程。這樣才能更好地通過(guò)檔案歸檔整理工作服務(wù)與檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，土地登記檔案的整理與分類與傳統(tǒng)的文書(shū)檔案有所不同，在不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的新常態(tài)下進(jìn)行土地登記檔案的整理分類與數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合土地檔案管理的工作特點(diǎn)以及內(nèi)容的不同，制定具有可操作性的檔案整理分類依據(jù)指標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，這樣才能取得良好的建設(shè)效果，進(jìn)一步提高土地登記檔案管理工作的質(zhì)量和效率，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。