賴栩鋆

（南寧市第一職業(yè)技術(shù)學(xué)校，廣西 南寧 530000）

隨著中職學(xué)校檔案管理工作的重要性日趨強(qiáng)化，學(xué)校檔案有效管理在職業(yè)教育管理中的積極作用日益突出，規(guī)范高效的檔案管理工作為中職學(xué)校獨(dú)有的辦學(xué)特色、教育教學(xué)、校企合作、實(shí)習(xí)就業(yè)管理等提供重要支撐。本文從中職學(xué)校檔案管理工作面臨的困境出發(fā)，著力基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，工作人員不夠?qū)I(yè)，操作程序不夠規(guī)范，有效機(jī)制不夠健全等方面展開(kāi)探討，并提出針對(duì)性的有效策略。通過(guò)利用信息化技術(shù)，強(qiáng)化規(guī)范化管理，創(chuàng)新檔案管理模式等進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，全面推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作有序開(kāi)展。

1 中職學(xué)校檔案管理工作面臨的困境

1）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。長(zhǎng)期以來(lái)，絕大多數(shù)中職學(xué)校存在重教學(xué)，輕管理的現(xiàn)象，檔案材料因利用率低導(dǎo)致檔案管理工作也易被忽視。中職學(xué)校普遍存在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，檔案材料存儲(chǔ)場(chǎng)地有限，檔案材料管理?xiàng)l件不足，檔案管理工作不被重視等情況，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理整體工作發(fā)展緩慢，甚至成為學(xué)校長(zhǎng)足發(fā)展過(guò)程中的“絆腳石”。如：沒(méi)有形成專門的檔案館或檔案資料室，儲(chǔ)存檔案材料的辦公設(shè)備老化，檔案材料保管的安全性不高，與人事部門及其他科室合署辦公等情況，嚴(yán)重影響檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃和工作開(kāi)展。2）檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)。中職學(xué)校的檔案管理工作通常聘請(qǐng)非專業(yè)人員或者兼職人員進(jìn)行管理，這容易導(dǎo)致上述人員對(duì)管理工作不夠重視，檔案收集歸檔存在不及時(shí)、不認(rèn)真、不完善的現(xiàn)象。他們大多未接受過(guò)專業(yè)及系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理具備的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，工作業(yè)務(wù)不精，管理意識(shí)不強(qiáng)，綜合能力不足。在收集檔案資料過(guò)程中易出現(xiàn)審核不嚴(yán)謹(jǐn)，整理過(guò)程中未能按要求做好分類、排序、編目、裝訂等工作流程，容易出現(xiàn)存檔手續(xù)辦理不全的狀況，很多重要檔案材料（如：學(xué)生實(shí)習(xí)就業(yè)檔案、校企合作檔案、職教集團(tuán)檔案、黨群工作檔案等）未能及時(shí)督促集中交與學(xué)校檔案室，工作過(guò)程中極易造成檔案丟失、損壞、遺漏。3）檔案管理操作程序不夠規(guī)范。因許多中職學(xué)校未設(shè)立專門的檔案管理崗位及專門的檔案科室，檔案保管工作中無(wú)專業(yè)系統(tǒng)化管理程序，綜合檔案管理上仍采用慣性傳統(tǒng)模式，缺乏相應(yīng)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)。雖然個(gè)別學(xué)?；虿块T進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但管理工作沒(méi)有執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的流程，易出現(xiàn)檔案手續(xù)登記不完善，檔案資料信息登記不全，檔案質(zhì)量管理參差不齊等狀況，甚至出現(xiàn)材料斷檔，無(wú)檔可查、無(wú)檔可依的情況。4）檔案管理有效機(jī)制不夠健全。中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作重視度不高，易出現(xiàn)學(xué)校至科室沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的制度體系。檔案管理制度存在安全漏洞，檔案日常管理制度和獎(jiǎng)懲制度機(jī)制不健全，甚至沒(méi)有，從而導(dǎo)致日常檔案管理工作無(wú)條理，易混亂。如：檔案登記較隨意，檔案編號(hào)不準(zhǔn)確，案卷內(nèi)容不詳細(xì)，重要信息不明確、檔案目錄不完整等情況；沒(méi)有明確的責(zé)任制度，工作人員在檔案的收集、登記、整理、歸檔、保存、借閱等環(huán)節(jié)上未按規(guī)定流程辦理，導(dǎo)致部分檔案材料存在缺漏或遺失現(xiàn)象。如：收集檔案材料歸檔時(shí)不認(rèn)真導(dǎo)致缺失，學(xué)生畢業(yè)或就業(yè)后回校無(wú)法查找到完整檔案信息。

2 中職學(xué)校檔案管理工作的重要性

1）是完善學(xué)校系統(tǒng)建設(shè)和教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)保障。中職學(xué)校檔案是學(xué)校整體發(fā)展的重要原始記錄，檔案管理工作涉及學(xué)校的歷史發(fā)展，各部門工作成效，廣大師生成長(zhǎng)經(jīng)歷等多方面，集中反映學(xué)校系統(tǒng)建設(shè)、教育教學(xué)活動(dòng)以及學(xué)生檔案信息材料管理工作中，是中職學(xué)校日常管理工作的重要組成部分。學(xué)校檔案材料的完整性、真實(shí)性和有效性，是完善學(xué)校系統(tǒng)建設(shè)和教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)保障，對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展具有重要積極意義。2）是記載學(xué)校綜合檔案信息材料的重要依據(jù)。綜合檔案主要包含了學(xué)校產(chǎn)生的文書(shū)檔案、黨群工作檔案、學(xué)校基建及財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、實(shí)物檔案、人事檔案等重要信息，是學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，它完整記載了學(xué)校歷年來(lái)在建設(shè)發(fā)展諸多方面的相關(guān)信息，是學(xué)校在建設(shè)發(fā)展過(guò)程中不同時(shí)期和階段的具體體現(xiàn)，是記錄學(xué)校整體發(fā)展的參考依據(jù)。3）是順應(yīng)學(xué)校整體建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的時(shí)代要求。檔案管理信息化的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，要求中職學(xué)校在檔案管理工作中更具創(chuàng)新性，陳舊的傳統(tǒng)管理思維模式已與學(xué)校整體建設(shè)發(fā)展不相適應(yīng)，難以滿足現(xiàn)代化教育教學(xué)的各項(xiàng)需求。中職學(xué)校檔案管理要緊跟時(shí)代發(fā)展需求，向資源集約型、設(shè)施現(xiàn)代化、技術(shù)一體化等方式轉(zhuǎn)變，積極采用先進(jìn)設(shè)備和管理模式，有效提升檔案管理工作的辦事效率，提高中職學(xué)校檔案管理信息化技術(shù)手段，進(jìn)一步全面推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

3 加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)的路向研究

1）加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為中職學(xué)校檔案管理工作筑牢根基。第一，中職學(xué)校需要高度重視檔案管理工作，加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施資金投入，完善檔案管理工作的有關(guān)配套設(shè)施，以便更規(guī)范的保證檔案的完整性，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量和整體水平。如：完善檔案管理辦公設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備和技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的導(dǎo)向扶持等，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施完善，為檔案管理工作筑牢根基，有助于學(xué)校檔案管理工作有效順利開(kāi)展，提升檔案管理辦事效能。第二，建立專門的人事檔案管理部門，或建立學(xué)校綜合檔案館，實(shí)行專人專項(xiàng)管理，集中保管學(xué)校重要檔案資料，重要基礎(chǔ)材料，和師生的人事檔案等，方便全校教職工及時(shí)查、借閱相關(guān)檔案材料，積極構(gòu)建有序的校園檔案數(shù)字化管理程序。例如：實(shí)習(xí)就業(yè)檔案、校企合作檔案、職教集團(tuán)檔案則交于綜合檔案館進(jìn)行分門別類登記、錄入、存檔，為檔案管理的查、借閱工作提供有力依據(jù)。2）加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，提升中職學(xué)校檔案管理工作專業(yè)化層次。第一，積極引進(jìn)檔案管理高層次專業(yè)人才，逐步壯大檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，大力培養(yǎng)專業(yè)人才。加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，定期安排專職檔案員與兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)交流和模擬實(shí)操，開(kāi)展綜合檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，利用高層次專業(yè)人才或?qū)I(yè)技能突出人才，進(jìn)行檔案管理工作的“傳幫帶”，加快提升中職學(xué)校檔案管理工作的延續(xù)性、傳承性和實(shí)效性。第二，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。積極開(kāi)展信息管理操作技術(shù)培訓(xùn)交流，成功經(jīng)驗(yàn)的個(gè)案分享沙龍活動(dòng)，參加上級(jí)相關(guān)的專業(yè)技能培訓(xùn)等，鼓勵(lì)檔案管理工作人才的技能提升，通過(guò)參加專業(yè)技能考試，或?qū)I(yè)理論與工作實(shí)踐相結(jié)合，形成工作總結(jié)、工作報(bào)告、專業(yè)論文，進(jìn)行投稿發(fā)表，提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)職稱，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。3）強(qiáng)化監(jiān)督檔案管理工作操作流程，有效約束中職學(xué)校檔案管理工作形成規(guī)范。第一，完善規(guī)范檔案管理工作制度，加強(qiáng)管理制度有效落實(shí)。建立健全學(xué)校檔案管理工作規(guī)章制度，構(gòu)建完備的管理制度體系，有助于檔案管理工作流程規(guī)范化。相關(guān)負(fù)責(zé)人定期對(duì)檔案管理工作的各環(huán)節(jié)實(shí)行監(jiān)管和隨機(jī)檢查，規(guī)范檔案操作流程，完善建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案材料進(jìn)行高效專業(yè)的分類、登記、歸檔和規(guī)劃管理，做到材料有依據(jù)，查閱會(huì)留痕。第二，結(jié)合各中職學(xué)校的管理特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理職責(zé)制度。安排合理的工作崗位和人員，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理職責(zé)和有關(guān)操作流程，強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任心和使命感，對(duì)檔案管理人員工作進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。如：當(dāng)有社會(huì)組織、教育部門、個(gè)人需要查閱學(xué)校檔案時(shí)，需向檔案管理負(fù)責(zé)人及上級(jí)申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可提供查閱。要求檔案管理規(guī)范有序，確保及時(shí)、規(guī)范、高效地完成綜合檔案的各項(xiàng)日常工作，確保學(xué)校檔案管理工作有條不紊地開(kāi)展。4）開(kāi)拓檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展思路，提升中職學(xué)校檔案管理工作信息化水平。第一，中職學(xué)校檔案管理工作在工學(xué)結(jié)合、產(chǎn)教融合、職業(yè)教育等方面具有至關(guān)重要的作用，更需要檔案管理工作創(chuàng)新理念，開(kāi)拓創(chuàng)新發(fā)展新模式。中職學(xué)校需提高檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，針對(duì)開(kāi)學(xué)季和畢業(yè)季，中職學(xué)校檔案管理工作要具有前瞻性，實(shí)現(xiàn)“線上+線下”相結(jié)合的工作思路，為新生檔案有效收集整理和歸檔做好充分準(zhǔn)備，為畢業(yè)生檔案派送提供查閱便利。第二，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理信息化技術(shù)建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，打造檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，更好更快地提升檔案服務(wù)工作。通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)手段快速檢索，知曉檔案具體歸處，方便工作人員及時(shí)查找或辦理借閱業(yè)務(wù)，極大提升工作效率，提高學(xué)校整體檔案信息利用率，充分發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。5）完善檔案管理工作相關(guān)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立健全中職學(xué)校檔案管理工作體系。第一，建立健全檔案管理有效保障機(jī)制，確保檔案管理工作不留安全漏洞及隱患。檔案管理工作兼具保密性、特殊性和保護(hù)性三種工作性質(zhì)，工作人員必須要做好檔案信息保密和安全管理，對(duì)硬件設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施定期檢查，對(duì)歷史文件、草案文件、紙質(zhì)檔案等有效清理，對(duì)不同類別檔案材料進(jìn)行詳細(xì)劃分。做到檔案資料及時(shí)保存，電腦設(shè)備做好加密，防止檔案材料信息被人為偷盜、自然損壞或網(wǎng)絡(luò)入侵等造成泄漏或遺失。第二，強(qiáng)化學(xué)校相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立健全檔案管理工作體系。檔案管理工作不是單純的歸屬檔案館或某個(gè)科室的工作，還涉及學(xué)校、部門和個(gè)人的檔案信息，須強(qiáng)化與人事科、學(xué)工科、教務(wù)處、招生辦、就業(yè)辦等相關(guān)部門形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制。建立師生個(gè)人、部門和學(xué)校檔案管理工作的總協(xié)調(diào)機(jī)制，出現(xiàn)問(wèn)題能通過(guò)核查和倒追制度及時(shí)找到相應(yīng)部門或個(gè)人，確保做到檔案收集有依據(jù)，檔案整理有歸處，檔案遺失有記錄，讓檔案管理工作制度化、機(jī)制化和體系化。

4 結(jié)語(yǔ)

中職學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)的需要，就必須優(yōu)化規(guī)范檔案建設(shè)過(guò)程，提高信息化的創(chuàng)新管理模式，保障檔案管理工作信息化建設(shè)取得成效。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升工作人員專業(yè)化能力，強(qiáng)化檔案管理流程，提升信息化技術(shù)，建立健全檔案管理有效機(jī)制等多方統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提高中職學(xué)校檔案管理工作的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，有效促進(jìn)中職學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化管理，真正實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理工作取得新突破。