過江帆

（江西省精神病院，江西 南昌 330029）

2015年我國十八屆五中全會首次提出了“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”。何為大數(shù)據(jù)？即以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合。近年來大數(shù)據(jù)正日益對生產(chǎn)、流通、分配、消費(fèi)活動以及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制、社會生活方式和國家治理能力產(chǎn)生越來越重要的影響。而要實現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展，最重要的應(yīng)用技術(shù)莫過于大數(shù)據(jù)，時代背景之下充分利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新行業(yè)發(fā)展，已是現(xiàn)代社會發(fā)展中不爭的共識。在推進(jìn)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進(jìn)程中，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用已推動了各個行業(yè)的管理變革、質(zhì)量變革與效率變革，檔案管理工作無論是從其工作性質(zhì)、工作內(nèi)容抑或是工作目標(biāo)來看，都將順應(yīng)這個時代的大浪潮，實現(xiàn)管理模式、服務(wù)能力的再次轉(zhuǎn)型升級。對檔案管理大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、探索與應(yīng)用，不僅能夠?qū)姺睆?fù)雜的檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理與整合，為檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定和存儲安全提供非常重要的保障，在促進(jìn)檔案管理內(nèi)容更加規(guī)范化的同時，檔案管理的工作效率與服務(wù)能力也能隨之同步提升。本文從闡述利用大數(shù)據(jù)的必要性入手，從創(chuàng)新思維、創(chuàng)新內(nèi)容、創(chuàng)新形式等方面對大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理工作提出了路徑參考。

1 利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

1.1 檔案信息整合需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

信息技術(shù)的發(fā)展與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，給檔案管理工作的內(nèi)容與形式帶來了極大的沖擊。有些單位在短時間內(nèi)并沒有全面實現(xiàn)檔案信息的電子化與數(shù)據(jù)化，造成有些檔案信息記錄是由多種形式結(jié)合的，即傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲與數(shù)據(jù)信息存儲共存的情況，而因二者之間切割分離、未有兼容，進(jìn)而還會產(chǎn)生信息“孤島”的情況。要解決這些問題，只有充分利用大數(shù)據(jù)對各類型檔案資源進(jìn)行整合，從而全面實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲的轉(zhuǎn)化，才能從某種程度上防止檔案信息丟失或“斷聯(lián)”的現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 檔案信息資源充分開發(fā)需要大數(shù)據(jù)應(yīng)用作為保障

檔案管理工作的宗旨就是要為社會、單位或組織提供服務(wù)，其結(jié)構(gòu)存儲的信息資源必須具有一定的豐富性。但是在以往工作的過程中，由于未充分應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)，再加上有的管理人員缺乏較強(qiáng)的檔案意識和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而導(dǎo)致在日常的檔案管理工作中，許多信息資源的價值難以充分挖掘。日益增多的信息資源、不斷融入的數(shù)據(jù)資源，單純通過人力已難以及時處理并完成。而適時地引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，來處理、分析、整合數(shù)據(jù)，才能充分地發(fā)揮出檔案信息價值，為單位或組織的發(fā)展決策提供有力的保障與支持。

1.3 提升檔案管理與服務(wù)的能力離不開大數(shù)據(jù)的輔助

要實現(xiàn)檔案信息服務(wù)平臺的全面化和系統(tǒng)化，必須借助大數(shù)據(jù)分類整合信息，引導(dǎo)單位或組織進(jìn)一步完善檔案工作制度、明確工作內(nèi)容。將以往原始的借閱和利用檔案信息的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化管理，能更好地處理海量的檔案數(shù)據(jù)信息，獲取精準(zhǔn)的檔案信息，使得檔案數(shù)據(jù)處理效率得以快速提高，檔案工作的服務(wù)能力由此大幅提升，檔案管理和服務(wù)亦更趨專業(yè)與規(guī)范。

2 利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)效率的具體路徑

2.1 創(chuàng)新管理思維，樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念

將大數(shù)據(jù)引入檔案管理工作中，不僅是技術(shù)層面上的落實，更需要理念層面的重視。既要提高檔案管理人員的思想意識與管理思維，也要完善大數(shù)據(jù)應(yīng)用的管理制度，如此才能獲得大數(shù)據(jù)應(yīng)用的最佳效果。首先，對于檔案管理人員而言，在日常工作的過程中，必須具有一定的資源信息與數(shù)據(jù)管理的意識，做好檔案信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作；作為單位也要有意識地培養(yǎng)檔案工作人員的思維方式和工作敏感度，使其在工作中根據(jù)大數(shù)據(jù)來不斷調(diào)整實際需求，更好地滿足工作所需；除此還要不斷整合數(shù)據(jù)資源，做到分析、存儲系統(tǒng)化。其次，可借助大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念來完善管理制度[1]，同時要結(jié)合共享性開發(fā)應(yīng)用理念，利用數(shù)據(jù)分析、整理及構(gòu)建檔案信息管理便捷化應(yīng)用模式，利用圖文結(jié)合的形式更加直觀地體現(xiàn)出信息資源。在持續(xù)的資源共享過程中，檔案信息管理的操控性得以增強(qiáng)，內(nèi)容得以完善，檔案管理的形式在此進(jìn)程中可以得以更好的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新管理內(nèi)容，數(shù)字化與數(shù)據(jù)化相結(jié)合

在檔案管理工作中，如果說數(shù)字化是基礎(chǔ)，那么數(shù)據(jù)化則是核心。各種檔案信息均可轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制結(jié)構(gòu)，在計算機(jī)中進(jìn)行輸入和存儲，如不進(jìn)行轉(zhuǎn)化，其本身難以整理和分析，而且檢索起來也不方便，這對用戶索取和利用信息會產(chǎn)生一定的影響，所以其重要的創(chuàng)新內(nèi)容就是實現(xiàn)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化結(jié)合[2]。在管理和信息安全存儲上，應(yīng)用數(shù)字化可以獲得良好的效果。而在信息分析、處理和整合上，應(yīng)用數(shù)據(jù)化則可將其較高的價值充分發(fā)揮出來。故對大數(shù)據(jù)給予充分利用，構(gòu)建安全性高、綜合性強(qiáng)的管理體系，可以幫助我們的檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和用戶使用的便利化。

2.3 創(chuàng)新管理形式，建設(shè)高效服務(wù)平臺

提升檔案管理服務(wù)能力最重要的一環(huán)，就是創(chuàng)新管理形式。一般來說，要構(gòu)建一個高效的服務(wù)平臺，必須從以下幾個方面入手：首先是提升檔案管理人員的能力，定期培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和服務(wù)能力，為他們提供學(xué)習(xí)和實踐的機(jī)會，結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念建立起科學(xué)的人才培養(yǎng)機(jī)制[3]；其次，以“智能歸檔、智能服務(wù)”為突破口，為適應(yīng)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的趨勢，對檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型，建設(shè)新型檔案信息化服務(wù)應(yīng)用模式，搭建智能檔案管理平臺，以滿足不同群體實時檢索檔案信息的需求，使其與社會發(fā)展的大趨勢順應(yīng)、接軌；然后是嚴(yán)格落實檔案管理制度，建立長效管理機(jī)制與業(yè)績考評制度，實現(xiàn)從檔案資料歸檔、使用到銷毀的全生命周期的動態(tài)管理，確保檔案管理更高效、更安全、更智能，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，一家單位或組織為了更好地創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力，需要在日常的檔案管理中充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)，并結(jié)合管理內(nèi)容和管理形式，打造出高效的檔案信息管理和服務(wù)平臺，如此才能緊緊跟上互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展的步伐，為單位或組織的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理助力。