賴天順

（河南龍宇能源股份有限公司車集煤礦，河南 商丘 476600）

煤礦企業(yè)檔案建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及管理的重要方式，做好檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)日常工作的正常開(kāi)展，但從目前的發(fā)展?fàn)顩r看，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)比較落后，辦公軟件未能及時(shí)更新，檔案信息資源有待開(kāi)發(fā)等，諸多原因?qū)е铝藱n案管理工作效率的低下。因而管理者要加強(qiáng)自身建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的水平。

1 煤礦檔案管理的重要性

檔案中包含完整、可靠的信息，對(duì)煤礦企業(yè)的管理和發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理，利用現(xiàn)有資料挖掘檔案信息，了解煤礦企業(yè)過(guò)去的歷史，綜合分析相關(guān)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)煤礦企業(yè)今后的發(fā)展。通過(guò)整理煤礦企業(yè)檔案，企業(yè)管理者還能掌握過(guò)去的歷史、了解現(xiàn)在的情況、預(yù)測(cè)未來(lái)的趨勢(shì)，提升決策的合理性與有效性。如果煤礦企業(yè)的各個(gè)部門沒(méi)有在平時(shí)積累檔案，檔案管理人員也沒(méi)有收集和管理好檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就無(wú)法了解企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理情況，就容易做出不合理甚至錯(cuò)誤的決策，使企業(yè)遭受損失。特別是在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理意義重大。因此，煤礦企業(yè)為提高管理質(zhì)量，就必須通過(guò)信息化建設(shè)挖掘檔案信息，如實(shí)反映企業(yè)狀況。此外，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)有效開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、加快現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程顯得尤為重要。

2 煤礦企業(yè)在檔案管理信息化中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

從煤礦企業(yè)過(guò)去的發(fā)展?fàn)顩r看，大多數(shù)時(shí)候都是將紙作為載體存儲(chǔ)文件檔案和圖像資料，但這種管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。特別是煤炭企業(yè)，急需建立一套適合自身發(fā)展的，包括信息檢索、管理、利用一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，才能夠滿足自身發(fā)展的需要。但檔案信息系統(tǒng)還處于建設(shè)的初步階段，因此數(shù)據(jù)的錄入、核實(shí)以及軟件的熟悉等均需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，也增加了檔案管理人員的工作量。不完善的數(shù)字檔案系統(tǒng)也降低了使用的次數(shù)，這與管理者的觀念有關(guān)，很多煤礦企業(yè)的管理者都認(rèn)為紙質(zhì)化檔案管理尚可，無(wú)需改進(jìn)，同時(shí)對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)還存在疑問(wèn)，導(dǎo)致其不能全面掌握信息化檔案建設(shè)的核心，未使信息化的檔案發(fā)揮其作用。

2.2 缺少完善的管理制度

不少煤礦企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理思想傳統(tǒng)且落后，一味地追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展，只考慮生產(chǎn)，不考慮管理。在煤礦企業(yè)中，輕管理、重生產(chǎn)是非常普遍的現(xiàn)象。眾所周知，企業(yè)管理過(guò)程中，檔案管理是非常重要的部分。但是很多煤礦企業(yè)并沒(méi)有建設(shè)完善的管理制度，也沒(méi)有做好檔案管理工作，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展過(guò)程中面臨很多問(wèn)題。此外，缺少明確的責(zé)任制度、標(biāo)準(zhǔn)制度，不少生產(chǎn)部門的工作重心只在生產(chǎn)上，只有臨近檢查時(shí)，才做一些檔案數(shù)據(jù)整理工作應(yīng)付了事。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

信息化建設(shè)是煤礦企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，良好的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要求更高，需要其既要有較高的專業(yè)工作能力，又需要及時(shí)了解最新的信息技術(shù)。但當(dāng)前多數(shù)煤礦企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏專業(yè)的信息化工作能力，大多依然采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案管理工作，由此導(dǎo)致工作效率不高且容易出錯(cuò)。

3 煤礦企業(yè)檔案管理信息化的對(duì)策

3.1 提高檔案信息化建設(shè)的重視程度

不論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，積極利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展，建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)置一定的進(jìn)入權(quán)限，從而在保障檔案信息安全的前提下，提高信息的共享效率。煤礦企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，投入一定量的資金進(jìn)行硬件、軟件的搭配，還要不斷完善信息化檔案系統(tǒng)模塊功能，從而利用多媒體信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員還應(yīng)熟悉數(shù)字檔案的管理和使用流程，重視檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建專門的檔案信息化管理平臺(tái)，適度的公開(kāi)檔案信息，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提高檔案管理的便捷性。

3.2 完善管理制度

對(duì)于煤礦企業(yè)，想要獲得可持續(xù)發(fā)展，必須做好內(nèi)部管理工作。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理工作的重心，目前煤礦企業(yè)在檔案管理方面存在很多問(wèn)題。企業(yè)必須充分結(jié)合自身情況以及檔案管理狀況，不斷完善檔案管理制度。首先，收集檔案信息數(shù)據(jù)。各個(gè)部門、員工要一起參與，做好信息搜集工作，并詳細(xì)、系統(tǒng)地規(guī)定檔案管理流程。其次，捋清企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的關(guān)系，明確規(guī)定每一個(gè)管理人員的義務(wù)、責(zé)任和工作內(nèi)容。同時(shí)，還要明確檔案管理的收集條件、使用要求、規(guī)章制度、整理?xiàng)l件；主動(dòng)與其他部門合作，保障信息完整性、準(zhǔn)確性。確保檔案管理工作有序開(kāi)展、規(guī)范進(jìn)行，需要做到以下幾方面：同步進(jìn)行文件材料和任務(wù)下達(dá)的歸檔工作，同步推進(jìn)、同步驗(yàn)收文件資料檢查工作，做好進(jìn)度管理、進(jìn)度控制；深入分析檔案資料內(nèi)容，細(xì)化分析檔案內(nèi)容。此外，企業(yè)內(nèi)部需要建立明確的獎(jiǎng)懲體系、獎(jiǎng)懲制度。依靠獎(jiǎng)懲體系、獎(jiǎng)懲制度約束所有部門以及工作人員，使他們更認(rèn)真地配合檔案部門的管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前的煤礦企業(yè)檔案管理人員多數(shù)都是從事這一工作多年的員工，其工作方式一貫以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，因此在檔案管理信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)信息技術(shù)和信息化管理方式等來(lái)促進(jìn)其盡快熟悉信息化檔案管理工作，提高自身的工作能力。此外，煤礦企業(yè)還應(yīng)重視檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，通過(guò)打造獨(dú)立的團(tuán)隊(duì)和工作部門，在檔案管理工作內(nèi)部進(jìn)行更為精細(xì)化的工作劃分，從而明晰權(quán)責(zé)，提高工作效率，同時(shí)也便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。

3.4 充分利用信息技術(shù)并完善設(shè)備投入

檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的信息化工作設(shè)備，因此煤礦企業(yè)需要在設(shè)備管理方面投入一定的資金去購(gòu)買檔案信息化管理所需要的設(shè)備，例如大型存儲(chǔ)器和掃描儀等。除此之外，部分煤礦企業(yè)由于信息技術(shù)利用不充分以及其他種種原因，在設(shè)備和工作團(tuán)隊(duì)完善之后卻并未因檔案管理的信息化建設(shè)而提高工作效率。這就要求煤礦企業(yè)在提高重視程度和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)之后，應(yīng)切實(shí)有效地利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并建立相應(yīng)的監(jiān)督部門實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)展，以提高專業(yè)信息化工作能力。

4 結(jié)語(yǔ)

加快檔案管理信息化建設(shè)步伐有助于提高煤礦企業(yè)的整體工作效率、工作能力，是煤礦企業(yè)有序開(kāi)展后續(xù)工作的必要前提。煤礦企業(yè)一定要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，及時(shí)更新軟硬件設(shè)施，做好人才資源的擴(kuò)充與儲(chǔ)備工作，提高人才綜合能力，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理和部門溝通，合理使用聲像檔案，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。