孟凡華

（中智青島經(jīng)濟技術合作有限公司，山東 青島 266071）

在通信技術、數(shù)據(jù)庫技術以及計算機網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展的今天，越來越多的工作依賴于信息化數(shù)據(jù)所提供的便利。人事檔案管理工作為順應時代發(fā)展的要求，正在通過一系列的改革措施不斷加強信息化建設，逐步提高人事檔案管理工作的整體水平。

1 加強人事檔案管理信息化建設的必要性

人事檔案是個人信息的重要載體，它記錄著學習經(jīng)歷、社會關系、思想品行等重要的個人信息。在互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)據(jù)信息是企業(yè)生存的根本，同時也是提高企業(yè)競爭實力的必備要素，而人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源，由此可見，運用信息化管理手段，建立良好的人事檔案管理機制對一個企業(yè)而言是非常重要的。首先，信息化管理手段是確保員工個人信息安全的必要措施。以往紙質(zhì)檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用，但資料安全性較差，一旦發(fā)生損毀或丟失，是很難進行補救的。信息化的管理手段可以有效避免此類事情發(fā)生。其次，信息化管理可以提高人事檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料查閱起來非常不方便，而且也不利于信息及時進行更新。經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理的人事檔案信息，簡化了管理工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，為企業(yè)節(jié)省了許多寶貴資源。人事檔案管理的信息化建設加快了人員信息更新速度，推動檔案管理模式不斷改進、完善。第三，信息化建設是時代發(fā)展的要求。隨著社會的發(fā)展和進步，信息化技術在人們工作和生活中的應用日漸廣泛。人事檔案管理工作要想與時俱進，更好地服務企業(yè)甚至服務社會，就要強化信息化建設，使管理工作更加社會化、開放化。最后，信息化建設可以使人事檔案管理工作充分發(fā)揮自身價值。人員信息是企業(yè)的重要資源，人事檔案管理工作應當做到信息安全完整、查閱方便、更新及時。這些在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中是很難實現(xiàn)的，但信息化管理方式可以通過電腦來實現(xiàn)這一切，它讓檔案信息使用起來靈活、方便，為人員考核提供了可靠依據(jù)，人事檔案價值也得到了充分體現(xiàn)。

2 人事檔案管理信息化建設存在的問題

1）人事檔案管理的發(fā)展機遇。一方面，信息化推動了個人檔案走向現(xiàn)代化，有利于個人職業(yè)生涯的發(fā)展，人事檔案包含的內(nèi)容更加全面、立體，以往是通過寥寥數(shù)語描繪一個人的成長歷程，而現(xiàn)在能夠通過立體化的形式全面地展示一個現(xiàn)代人在社會上生存發(fā)展的足跡；另一方面，信息化更好地促進了檔案資料整合工作，跨區(qū)域快速調(diào)取人事檔案成為可能，讓人事檔案的管理克服了空間和時間的限制，順應了經(jīng)濟貿(mào)易全球化的發(fā)展趨勢，促進了人才在全國乃至于全世界范圍內(nèi)的流動。

2）人事檔案管理的潛在風險。信息技術并非百利而無一害，在實際工作中也有不少潛在風險，因此必須認識到信息化對檔案管理可能產(chǎn)生的風險，才能夠更好地利用信息技術為檔案管理工作服務。潛在風險主要體現(xiàn)在人事檔案管理安全性上，云存儲的電子化人事檔案存在網(wǎng)絡病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺非法篡改等風險，提升了人事檔案管理工作的技術難度。

3 新時期人事檔案管理信息化建設優(yōu)化路徑

1）引入電子化人事檔案管理系統(tǒng)。首先，引入信息管理系統(tǒng)是人事檔案創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。引入電子化人事檔案系統(tǒng)，首先要求單位內(nèi)部硬件條件過關，至少擁有1～2臺專門負責人事檔案統(tǒng)計的電子計算機設備，同時配備資料高清掃描儀等設備作為輔助。其次，將現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案盡快轉化為電子形式，并將其上傳到電子檔案系統(tǒng)當中，為檔案數(shù)據(jù)庫的搭建做好資料儲備工作，在此基礎上搭建人事檔案目錄庫，實現(xiàn)電子檔案歸檔。再次，遵循信息技術邏輯在檔案管理法的框架內(nèi)開展系統(tǒng)設計工作，根據(jù)人事管理需求為人事檔案分級，逐步從技術上實現(xiàn)人事檔案立卷、人事檔案歸檔、人事檔案檢索等多項工作。最后，在人事檔案管理系統(tǒng)中開設主管理賬號與若干子賬號，并逐步為事業(yè)單位內(nèi)部每名工作人員開通個人賬號，設置不同的檔案查閱權限，滿足個人和單位對人事檔案查閱和調(diào)取的現(xiàn)實需求。

2）提供多元化人事檔案信息服務。傳統(tǒng)人事檔案管理被認為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內(nèi)容相對較少，能夠提供的信息服務比較有限，在當前信息化的視野下，應積極提供多元化信息服務。首先，做好本單位人事檔案基礎服務，為人事檔案的管理和查詢設置明確的流程，提升人事檔案調(diào)取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數(shù)據(jù)發(fā)掘工作，利用可視化等數(shù)據(jù)處理技術，從宏觀角度分析本單位特點時間段內(nèi)在職員工基本情況、流動情況以及未來發(fā)展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學績效提供數(shù)據(jù)支持。最后，基于多樣化的需求開展個性化檔案服務，例如簡化檔案檢索功能、添加關鍵詞搜索入口、增設檔案調(diào)取痕跡記錄功能等等，為事業(yè)單位提供個性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務。

3）搭建檔案信息云共享平臺。信息共享是近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)技術興起而逐步活躍的一個領域，如果信息本身不流通、不共享、不為人所知，那么信息存儲的意義也將不復存在。而人事檔案信息作為信息資料的一種，具有特殊性，因為人事檔案往往涉及大量的個人隱私，出于對公民信息安全的考慮，應當在征求本人完全理解和同意的基礎上才公開。筆者提出的搭建檔案信息云共享平臺，是指事業(yè)單位人事管理內(nèi)部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構筑的形式，讓整個事業(yè)單位的人事信息成為一個動態(tài)有機體，能夠在保障個人信息安全的前提下實現(xiàn)資源共享，為組織內(nèi)外部人事調(diào)動工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業(yè)分類的角度，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資料共享，通過數(shù)據(jù)、智能識別等一系列技術搭建各專業(yè)領域高精尖人才數(shù)據(jù)庫，便于各行政單位根據(jù)實際需求引入高水平人才。

4）持續(xù)優(yōu)化人事檔案工作流程。首先，在人事檔案資料收集方面，改變傳統(tǒng)大量手寫填表的繁瑣流程，通過入職前線上填表、增加篩選項的方式更高效地收集到從業(yè)者檔案信息。其次，在人事檔案歸檔方面，通過電子線上審核的方式進行檔案審核，對于填寫有誤的信息標注后再退回到填寫人手中，確認個人檔案信息無誤的基礎上進行電子歸檔工作，為每一份人事檔案做好標簽，便于日后開展信息篩選工作。最后，在人事檔案調(diào)取方面，采取雙重定級原則，做好人事檔案保密分級的同時，對于調(diào)取人也進行權限分級，使檔案調(diào)取工作更加安全、快捷。

4 結束語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，信息化建設不僅可以推動人事檔案管理工作的開展，而且還可以促進整個企業(yè)人事管理工作更加科學化、規(guī)范化。所以，我們要提高信息化管理意識，提升信息化管理水平，使人事檔案管理工作可以在企業(yè)發(fā)展過程中更好地發(fā)揮作用。