劉寶琴

（重慶市軌道交通集團(tuán)有限公司，重慶 401336）

1 企業(yè)檔案管理工作的基本概念

企業(yè)檔案管理工作主要是指，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行收集整理、歸納統(tǒng)計(jì)、分類保管和提供調(diào)取查閱服務(wù)的工作。企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作。從檔案類型上區(qū)分，就有人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、固定資產(chǎn)檔案、安全生產(chǎn)檔案、教育培訓(xùn)檔案、行政檔案等多個(gè)類型，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的各個(gè)部門(mén)和環(huán)節(jié)。從工作屬性上區(qū)分，企業(yè)的檔案管理部門(mén)自身并不能直接產(chǎn)生檔案資料，而是需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)在實(shí)際工作中形成相關(guān)資料，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行資料價(jià)值的甄別判斷，并收集整理，因此，該項(xiàng)工作有管理屬性。同時(shí)，檔案的收集整理要求全面系統(tǒng)、真實(shí)可靠，其有著一整套完整的規(guī)范性操作制度標(biāo)準(zhǔn)，且檔案的保管對(duì)環(huán)境的溫度、濕度有著嚴(yán)格的要求，特別是現(xiàn)代的電子檔案，更需要相關(guān)數(shù)字技術(shù)設(shè)備作為硬件保障，因此，該項(xiàng)工作還有著專業(yè)技術(shù)屬性。檔案管理工作的效能發(fā)揮，體現(xiàn)在檔案的運(yùn)用上，檔案管理工作中重要的一環(huán)，就是要提供檢索和查閱服務(wù)，為企業(yè)決策提供依據(jù)，因此，檔案管理又有著服務(wù)屬性。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案管理信息化制度缺乏針對(duì)性

檔案管理工作的落實(shí)效果在一定程度上受到相關(guān)管理制度的影響?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)制度約束檔案管理工作，沒(méi)有與檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理信息化制度無(wú)法有效發(fā)揮作用，所以在發(fā)展的過(guò)程中不斷有新的問(wèn)題出現(xiàn)，致使企業(yè)發(fā)展需求無(wú)法得到有效滿足，降低了檔案的實(shí)際作用，甚至部分企業(yè)的檔案管理工作流于表面，對(duì)順利開(kāi)展企業(yè)日常管理工作造成一定影響。

2.2 基礎(chǔ)資料有流失風(fēng)險(xiǎn)存在

在不斷推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變得越來(lái)越復(fù)雜，十分注重過(guò)程及細(xì)節(jié)管理，從而導(dǎo)致在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中出現(xiàn)大量的基礎(chǔ)性和過(guò)程性資料，并且在日常工作中有較多的應(yīng)用機(jī)會(huì)，具有較高的保存價(jià)值。但是因?yàn)榛A(chǔ)資料數(shù)量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入企業(yè)檔案管理中，并且在實(shí)際調(diào)閱使用時(shí)也存在諸多不便。所以，企業(yè)應(yīng)該對(duì)資料的重要程度進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，著重收集重要程度高的資料以及結(jié)果性資料，對(duì)于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門(mén)甚至由具體人員負(fù)責(zé)保管。另外，負(fù)責(zé)企業(yè)資料管理的人員缺乏相關(guān)的管理手段和能力，并且人員變動(dòng)較為頻繁，極易導(dǎo)致檔案資料流失，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展不利。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化措施

3.1 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)，具體主要包括兩方面內(nèi)容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過(guò)程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況，深入分析具體業(yè)務(wù)流程，結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，要有針對(duì)性地設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二，完善文件信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化，通過(guò)掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業(yè)使用的各類軟件。通過(guò)當(dāng)前管理信息化建設(shè)，有助于提高企業(yè)檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

3.2 完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對(duì)于企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知，企業(yè)檔案涉及諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息，要想保證信息的安全，避免商業(yè)機(jī)密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當(dāng)前這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外，還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采取信息化的管控手段。企業(yè)管理者必須高度重視信息化建設(shè)安全工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度，加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。另外，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)互聯(lián)，但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關(guān)系到個(gè)人的隱私，因此在實(shí)施檔案的信息化建設(shè)時(shí)要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問(wèn)題，及時(shí)修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。

3.3 將檔案信息化與傳統(tǒng)方式聯(lián)合起來(lái)

檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢(shì)，因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性，比如消費(fèi)者在購(gòu)置房產(chǎn)時(shí)通常會(huì)擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件，這種文件非常重要，紙質(zhì)文件是需要長(zhǎng)期保存的，因此對(duì)于類似的文件則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以采用數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時(shí)也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)。部分原始的紙質(zhì)檔案具備較高的歷史價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

4 結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)不斷進(jìn)步、科技不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準(zhǔn)確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢(shì)下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。