劉伊玲

（云南電網(wǎng)有限責任公司信息中心，云南 昆明 650000）

企業(yè)檔案可以說是企業(yè)寶貴的信息資源，其包含了大量有價值的技術資料、合同文書、客戶資料，以及重大項目真實的文件記錄等，對企業(yè)來說具有極大的使用價值。但由于企業(yè)對檔案利用價值與經(jīng)濟價值的認識不夠，放松了對檔案的管理工作，致使檔案管理效率的下降。而企業(yè)信息一體化的發(fā)展與建設，使企業(yè)檔案管理迎來了發(fā)展的機遇，需要企業(yè)檔案管理部門借助信息一體化系統(tǒng)，探尋檔案管理效率提升的新途徑。

1 信息一體化背景下企業(yè)檔案管理發(fā)生的改變

1）促使檔案管理效率的提高。在企業(yè)檔案管理工作中，運用信息一體化系統(tǒng)，對企業(yè)檔案進行集約化、統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，促使企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，加快了檔案文件資料的傳遞效率。采用信息一體化系統(tǒng)后，企業(yè)各個部門可通過客戶端將檔案文件資料發(fā)送至檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)過檔案管理人員加工整理后，就可完成檔案歸檔工作，歸檔后的檔案易于查詢、方便攜帶，企業(yè)的工作人員可登錄檔案資源庫，直接檢索檔案，并可下載非涉密檔案，提高了辦公的效率。而且信息一體化系統(tǒng)進一步的保證了檔案文件資料存儲的安全性，實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理效率的全面提高。2）提高紙質檔案的電子化率。在未實現(xiàn)檔案管理信息化之前，企業(yè)積壓了大量的紙質檔案，在完成信息一體化建設后，將企業(yè)經(jīng)營過程中形成的紙質檔案進行電子化處理，并以電子檔案的形式保存在企業(yè)的檔案資源庫中，而企業(yè)原先積壓下來的紙質檔案，也在逐步轉化為電子檔案，提高了檔案的電子化率。電子檔案在企業(yè)中的運用，可提高企業(yè)整體運營的現(xiàn)代化水平。運用信息一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內外部信息的全面收集，然后由檔案管理人員使用系統(tǒng)進行整理歸檔，重新梳理了檔案管理的工作流程，防止重復性工作的發(fā)生，提高了企業(yè)檔案管理資源的利用質量。3）有效降低企業(yè)檔案管理成本。節(jié)約成本是企業(yè)提高運營效益的有效手段，而在企業(yè)信息一體化之后，實現(xiàn)了企業(yè)無紙化辦公，間接減少了人力、物力、時間等成本。在信息一體化背景下，企業(yè)檔案管理引入了信息化管理思維，將檔案管理各項工作與信息系統(tǒng)進行深度的融合，實現(xiàn)了檔案的自動化、智能化管理，企業(yè)檔案的使用者可以在自身的崗位上，進行檔案查閱、下載，而檔案管理人員可在檔案管理系統(tǒng)上，完成檔案管理的一系列工作。從檔案利用角度來講，企業(yè)信息資源管理效率的提高，使企業(yè)檔案成為更具利用價值的信息資源。信息一體化將企業(yè)的辦公、生產(chǎn)管理、業(yè)務等系統(tǒng)，與檔案管理系統(tǒng)進行對接，相關人員直接將需要保存的文件資料上傳至檔案系統(tǒng)，檔案管理人員只需要進行文件資料的整理，無需再次錄入，從而減少紙張上的成本，在檔案利用時，使用者直接在檔案資源庫中查閱或下載，不需要支出物流、復印、時間等成本，成本節(jié)約效益表現(xiàn)良好。

2 信息一體化背景下企業(yè)檔案管理的原則分析

1）標準化。企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，產(chǎn)生大量的內外部數(shù)據(jù)信息，這些信息質量不同、類型多樣，而為了實現(xiàn)這些信息資源的共享與利用，需對這些數(shù)據(jù)信息按照一定的標準和規(guī)范進行統(tǒng)一的整理，形成具有利用與保存價值的文件資料。因此，在信息一體化背景下，企業(yè)檔案信息化管理需要做到標準的統(tǒng)一，統(tǒng)一格式、統(tǒng)一描述，集中存儲，以及在查詢、管理、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)，都需要建立相應的規(guī)范，以實現(xiàn)檔案信息的一體化管理。2）經(jīng)濟適用。一是適度性，在檔案管理一體化建設中，應結合管理的目標，以及企業(yè)檔案管理實際的需求，在技術和資金允許的范圍內，進行檔案管理的信息化建設；二是經(jīng)濟性，也就是企業(yè)投入與產(chǎn)出比，企業(yè)在信息化建設中會投入一定的資金、人力、物力，而產(chǎn)出則是檔案完成信息化建設后，為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益，是否可實現(xiàn)檔案管理的收益，因此，企業(yè)檔案一體化建設，需要遵守經(jīng)濟適用原則，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展而服務。3）延伸服務。檔案管理的最終目的是為企業(yè)的發(fā)展服務，需將服務貫徹于檔案一體化管理的整個過程。檔案管理部門應以服務企業(yè)為方向，進行企業(yè)信息的全面收集，依據(jù)企業(yè)各個部門的實際需求，為其準備相應的檔案服務，并延伸服務的范圍與深度，注重檔案資源庫的建設，構建手機APP程序，實現(xiàn)檔案管理的全體候、實時服務。4）檔案信息安全。檔案信息安全是檔案一體化管理的重點，檔案信息的完整性、真實性決定著檔案的利用價值，而檔案一體化管理增加了信息泄露、丟失、篡改的風險，需在一體化的管理中，加強信息安全管理，制定檔案安全管理制度，約束系統(tǒng)操作人員的行為，并采用防火墻技術、病毒防護技術、認證和數(shù)字簽名技術等，構建技術防御屏障，以保護檔案一體化管理的網(wǎng)絡安全。

3 信息一體化背景下企業(yè)檔案管理效率提升的有效途徑

1）注重檔案管理的創(chuàng)新。（1）管理理念的創(chuàng)新。只有管理理念發(fā)生轉變，才可實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，第一，建立大局觀，從企業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，借助信息一體化系統(tǒng)為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供信息支撐，充分挖掘檔案資源信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在企業(yè)進行重大項目投資，經(jīng)營戰(zhàn)略部署工作中，給出準確的信息數(shù)據(jù)，以確保企業(yè)經(jīng)營管理決策的準確性；第二，徹底轉變管理思想，重新梳理檔案管理流程，積極向信息一體化靠攏，在保證檔案信息安全的基礎上，提高檔案的開放程度，以促使企業(yè)檔案發(fā)揮出最大的使用價值。（2）推進管理制度創(chuàng)新。原有的管理制度與信息一體化下的檔案管理工作不匹配，需對原有的管理制度進行改進與創(chuàng)新，約束企業(yè)工作人員的行為，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化操作。一是，完善績效考核機制的建設，提升工作人員的責任心，使其端正工作態(tài)度，避免檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏；二是，建立崗位責任制，明確檔案管理的目標，將各項管理與工作責任落實到人，并細化檔案管理工作內容，合理劃分崗位職責，以防止出現(xiàn)管理死角；三是構建完善的電子檔案管理規(guī)范與標準，提升企業(yè)電子檔案的管理水平，達到節(jié)約企業(yè)檔案管理成本和提高管理效率的目的。2）重新梳理檔案管理流程。（1）精簡編目。在實行檔案管理信息一體化的背景下，也不可忽略紙質檔案的管理，在紙質檔案整理歸檔過程中，會編制目錄與頁號，并將檔案的關鍵性信息體現(xiàn)在案卷封面上。在實際的檔案管理中，檔案號與條形碼是卷宗封面編寫的關鍵點，應確保紙質檔案的檔案號與條形碼與檔案管理系統(tǒng)中的電子版存儲一致，以方便紙質檔案的調取，其他編目工作流程可進行合理的消減，以加快檔案編目工作的速度。（2）調整檔案排架方法。保存的紙質檔案可使用的排架方法較多，企業(yè)通常依據(jù)項目、課題進行區(qū)分，有時會出現(xiàn)保存空間不夠的問題，需要進行倒柜操作，浪費了一定的人力和工作時間，因此，在信息一體化的要求下使用流水排號，每份檔案在歸檔時標注上架位號，按照順序進行排列，并且在檔案管理系統(tǒng)中，也要標明檔案的架位號，當要使用該紙質檔案時，通過系統(tǒng)就可查詢到檔案所在的架位，有利于檔案的調取。（3）梳理檔案部門與其他部門之間的關系。企業(yè)檔案管理工作需要各個部門的密切配合，在梳理好自身的檔案基礎工作后，要與企業(yè)其他部門聯(lián)動開展檔案收集工作，指導各個部門上傳具有歸檔價值的文件資料，保證檔案文件資料的收集質量，與各部門通過信息一體化系統(tǒng)進行信息交互，及時獲取有效的檔案資料信息，為檔案管理信息一體化發(fā)展鋪平道路。3）進一步提高檔案管理的信息化程度。當下社會的信息化程度較高，企業(yè)需重視大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用，進一步提高企業(yè)的信息化程度。第一，構建云存儲模式，對企業(yè)電子檔案進行妥善的保管，避免電子檔案出現(xiàn)存儲安全問題，并打造多媒體數(shù)據(jù)庫，可存儲音頻、圖像、視頻等檔案；第二，數(shù)據(jù)分析服務，在企業(yè)原有的檔案管理系統(tǒng)中融入大數(shù)據(jù)技術，挖掘企業(yè)電子檔案資源中的信息價值，為企業(yè)提供更加優(yōu)質、全面的檔案借閱、查詢服務；第三，增強檔案資源庫的檢索功能，實現(xiàn)多條件、智能化的檢索，使檔案檢索更加的準確，以提高檔案服務的質量；第四，加強檔案系統(tǒng)安全管理，采用權限管理措施，只有通過系統(tǒng)授權的企業(yè)人員才可登陸檔案系統(tǒng)，而且還要依據(jù)登陸者實際的崗位劃分系統(tǒng)的使用權限，比如，企業(yè)普通員工在登錄系統(tǒng)后，可上傳檔案文件資料、查閱、檢索、下載檔案，而檔案管理人員具備以上操作權限的同時，還可整理、歸檔、使用檔案，從而保證檔案系統(tǒng)在企業(yè)內部運行的安全性。4）注重于檔案的開發(fā)與利用。企業(yè)檔案利用率不高是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理面臨的一個重要問題，在信息一體化的技術支持下，企業(yè)檔案的開發(fā)與利用出現(xiàn)了轉機，企業(yè)檔案管理部門應抓住這一時機，在檔案管理工作中應注重于檔案的開發(fā)，充分利用檔案資源的信息數(shù)據(jù)優(yōu)勢，最大化地發(fā)揮出檔案管理的價值，一是，檔案管理人員要從思想上認識到檔案管理是為了更好地利用，加強檔案開發(fā)工作，編研成系列的檔案文件資料，為檔案的利用做好準備；二是提高檔案服務的主動性，積極與企業(yè)各個部門進行溝通交流，獲取其實際的檔案需求，提前做好檔案服務準備工作；三是構建遠程服務機制，為企業(yè)下設機構提供遠程檔案服務，像構建企業(yè)內部的檔案APP，企業(yè)員工使用手機就可登錄企業(yè)內部檔案數(shù)據(jù)資源庫，查閱和獲取檔案。5）提高對人才培養(yǎng)的重視程度。企業(yè)檔案管理的信息一體化發(fā)展，對檔案管理人員提出了新的要求，需要其具備檔案管理專業(yè)性的同時，還需不斷提高自身的信息技術素養(yǎng)。在信息一體化背景下，企業(yè)檔案管理人員需要的知識技能包括了計算機操作能力，檔案管理系統(tǒng)、企業(yè)管理軟件熟練應用技能，可運用企業(yè)信息化系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、歸檔、開發(fā)等各項工作。因此，需要企業(yè)針對以上內容對檔案管理人員進行系統(tǒng)性的培訓，也可提供考察、外出學習的機會，豐富檔案人員的知識結構，開拓其眼界，以提高其業(yè)務能力，使其掌握更加全面的檔案信息化管理知識與技能，為企業(yè)檔案一體化管理工作夯實人力基礎。

4 結語

信息一體化下的企業(yè)電子檔案查閱方便，有利于檔案的開發(fā)與利用，促進企業(yè)檔案編研工作的順利開展。整個企業(yè)運用信息一體化系統(tǒng)，提高了企業(yè)內部信息共享的程度，簡化了檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，并保護了檔案的原件，避免其破損和丟失問題。所以，企業(yè)運用信息一體化理念，進行企業(yè)檔案管理的信息化建設，促進企業(yè)檔案管理效率提高的同時，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮。