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建設工程項目合同管理要點及對策

2021-07-26 01:30楊志安
中國民商 2021年6期
關(guān)鍵詞:建設工程項目合同管理

楊志安

摘 要:針對建設工程項目而言,工程施工合同是建設方與施工方建立合作關(guān)系的基礎(chǔ),雙方一切活動往來都以合同為依據(jù),合同因項目而產(chǎn)生,項目依靠合同而推進,是建設項目各主體就項目合作問題做出的協(xié)商與說明。項目合同管理追隨著項目的全壽命周期,必須堅持全過程、全員、全面的進行管理?;诖耍疚膹暮贤瑴蕚?、簽署、履行三個方面闡述項目合同在建設工程中的管理要點,并從多個方面指出建設工程項目的合同管理對策,旨在明確合同管理關(guān)鍵點,確保建設工程項目合同有效規(guī)范,避免合同糾紛及隱患,以供參考。

關(guān)鍵詞:建設工程項目;項目合同;合同管理

建設工程合同是用以規(guī)范建設工程項目各實施主體行為的文件,框架明晰、結(jié)構(gòu)嚴謹、內(nèi)容全面,需在合同內(nèi)明確項目質(zhì)量標準、工期要求,合同條款的設置要能夠?qū)贤p方形成有效約束,規(guī)避合同風險,避免合同糾紛問題,還能確保合同雙方穩(wěn)定的合作關(guān)系,因此在建設工程項目中,應加大對合同管理的重視。

一、建設工程項目合同管理要點

(一)合同準備

合同準備期間應擬定合同文本,雙方就合同內(nèi)容進行審核修訂,確保條款效力。第一,審核合同簽約主體,明確合同主體背景信息,審核合同主體資格及相關(guān)證件,若存在合同代理人身份,需檢查代理人證件法律效力,并核查合同主體的資信材料,如資產(chǎn)負債情況、銀行資信情況、經(jīng)營狀態(tài)等。第二,擬定合同文本時,需確保合同雙方所制定的條款合法,具有法律效力,并應保障合同條款無歧義,符合邏輯,明確合同簽訂時間、生效時間、有效期限,對合同甲乙雙方業(yè)務及職責詳細說明,合同文本應包括標的、范圍、名稱、質(zhì)量標準、合同價款等內(nèi)容,明確風險范圍及承擔界線,明確價款構(gòu)成,并對返工、停工等事件、質(zhì)量驗收等做出約定,明確提出異議的期限。合同的擬定應建立在法律標準基礎(chǔ)上,對有標準合同范本的,應引用標準合同范本,在范本基礎(chǔ)上對專用合同條款進行約定。第三,在合同談判期間,合同雙方應在理解條款內(nèi)容基礎(chǔ)上選擇談判方式,談判要拾遺補缺,重點對付款及索賠事項條款進行協(xié)商。合同雙方在合同談判過程中應沉著應對、取舍有度,科學合理避免合同風險。若合同文本已審核談判完畢,合同主體對合同提出建議,若不損害自身利益與原則,不存在違法或觸及“紅線”的情形,雙方可再次進行磋商,修改完善合同文本,若存有異議,需再次協(xié)商談判,最大化滿足雙方需求。

(二)合同簽署

合同簽署前,雙方應再次詳細分析文本條款內(nèi)容,比對條款內(nèi)容是否與談判確定的內(nèi)容一致,重點檢查合同對主體的約束條款是否存在逃避責任或規(guī)避義務的情況。應審核建設工程項目背景,落實前期調(diào)研工作,全面掌握項目建設相關(guān)內(nèi)容,了解工程項目所在地風土人情、社會經(jīng)濟現(xiàn)狀、物質(zhì)條件等,尤其是在少數(shù)民族地區(qū),要做好政策分析,了解經(jīng)濟發(fā)展形勢,規(guī)避由政策因素帶來的風險隱患。會同企業(yè)各部門,憑借各部門專業(yè)性,從不同角度評審擬簽訂合同文本,尤其是對合同條款及合同本身潛藏的法律法規(guī)風險、經(jīng)營風險、履約風險,以及應風險的管控措施進行評估,并形成評估意見作為修改完善合同文本的依據(jù)。合同簽署時,應確保合同雙方同時簽字蓋章,代理人簽署合同的,須具備合法有效的代理授權(quán)書。

(三)合同履行

若合同條款存在責任劃分不明晰、條款遺漏、索賠事項未明確,表述模糊等問題,容易在合同履行期間存在風險隱患,因此要嚴格合同履行職責,全面、嚴謹?shù)芈男泻贤熑魏土x務。第一,雙方應各自忠實履行合同責任,避免產(chǎn)生履約風險。例如合同支付責任中,乙方按合同約定標準提供合法合規(guī)的增值稅專用發(fā)票,甲方在約定期限內(nèi)審核無誤后,需按發(fā)票及進度款申請內(nèi)容進入支付流程,辦理工程結(jié)算,結(jié)算支付時應驗收檢查扣款及稅費憑證,以合同條款為依據(jù)展開結(jié)算管理,在合同內(nèi)規(guī)定結(jié)算節(jié)點,集中結(jié)算,可于固定時間展開工程結(jié)算工作,避免結(jié)算管理混亂問題。合同條款內(nèi)明確表示可作為結(jié)算依據(jù)的憑證均可滿足結(jié)算驗收條件,若與合同條款不匹配,則不予結(jié)算。工程結(jié)算作為合同雙方容易產(chǎn)生糾紛的環(huán)節(jié),兩者均為獲取最大利益,此時應以合同條款為準繩,所以要求必須簽訂有效的文本合同文件,不可口頭承諾。第二,若合同可能存在終止或變更的情形,項目管理者應重點囑咐合同管理人員做好合同管理臺帳,合同管理人員需對合同期限條款嚴格監(jiān)控,并于合同即將到期前明確雙方是否繼續(xù)合作。在合同變更期間,合同雙方應針對變更內(nèi)容簽訂補充協(xié)議,用以補充說明合同前后差異,此時需明確補充協(xié)議與原合同間的優(yōu)先性,最大程度避免合同糾紛,此外若合同到期前,合同雙方均有繼續(xù)合作的意向,同樣需簽訂補充協(xié)議,防止后續(xù)合作沒有合同基礎(chǔ),若合同終止前雙方存在糾紛而無法繼續(xù)合作,此時應按合同條款進行協(xié)商索賠,處理結(jié)束后辦理終止手續(xù)。第三,規(guī)范化、標準化的進行合同歸檔工作,為后續(xù)合同管理工作奠定基礎(chǔ),合同管理人員應將合同管理中存在的各類問題整合歸納,編號留檔,對項目后續(xù)合同簽訂有一定的指導和規(guī)范意義。合同歸檔應全面收集合同資料,規(guī)范化保存合同文件,合同書、補充協(xié)議、附件文件、變更處理資料、結(jié)算資料、糾紛處理資料、支付單據(jù)、臺帳信函等文件應留存原件,履約結(jié)束后將合同檔案移交相應部門,對建設工程項目合同管理期間出現(xiàn)的糾紛、索賠、變更等問題進行整理,展開總結(jié)歸納,并由項目合同管理人員編制合同管理總結(jié)。

二、基于建設工程項目的合同管理對策分析

(一)重視管理人員素質(zhì)

合同管理人員綜合素質(zhì)可直接決定建設工程項目合同管理質(zhì)量。首先,項目管理者應選用經(jīng)驗豐富、專業(yè)業(yè)務能力強的人員進行合同管理工作,合同管理人員需具備扎實的專業(yè)知識、基本的法律知識、處事能力、工程實踐經(jīng)驗,確??蓜偃卧擁椆ぷ鳌F浯?,要落實崗位責任制,明確合同管理人員職責及義務,增強管理人員責任意識,正式上崗前,企業(yè)應集中開展業(yè)務培訓及考核,采用競聘上崗方式,以此保障合同管理人員素質(zhì)滿足管理要求,正式上崗后,合同管理人員需不斷提升自身業(yè)務水平,全面保障和提升合同管理質(zhì)量。再者,在建設工程項目推進過程中,可借助閑暇時間組織合同管理人員參加技能培訓、技能競賽等活動,強化其業(yè)務能力。結(jié)合項目運營過程中合同糾紛與風險問題來看,部分原因在于合同管理人員綜合素質(zhì)不達標,無法明確合同管理要點,專業(yè)知識掌握不足,繼而導致在合同管理階段出現(xiàn)各類問題,因此需加大對合同管理人員培訓的重視程度,整合工程案例資源,加強技能培養(yǎng),案例結(jié)合理論,確保合同管理人員可掌握工作關(guān)鍵點。除定期組織培訓活動外,還可組織交流會議,由各個部門及合同管理人員參加,交流經(jīng)驗,分享心得,分析合同法律知識,討論合同管理技巧,在交流溝通中提升合同管理人員綜合業(yè)務能力。除此之外,應在現(xiàn)有考核制度基礎(chǔ)上增設對合同管理人員的考核,對其進行階段性考核評測,不斷督促其成長,對于業(yè)務能力欠缺的合同管理人員加強培訓,并適當予以懲處,對于考核評測結(jié)果較好,即綜合業(yè)務能力較強的合同管理人員,應進行表揚獎勵,以此完善合同管理人員培養(yǎng)體系,確保合同管理質(zhì)量。

(二)控制合同違約行為

在工程項目建設合同簽訂前,需嚴格審核合同主體資質(zhì),加強監(jiān)管,資質(zhì)不達標不予簽訂合同,從源頭控制合同質(zhì)量,消除過度競爭、供求失衡等不良問題,規(guī)范市場環(huán)境。構(gòu)建市場準入體系,由當?shù)刂鞴懿块T建立誠信管理機制,對建設工程項目合同雙方進行約束,建立信用機制,依托于互聯(lián)網(wǎng)打造建設工程行業(yè)信用平臺,互通互信,將合同管理中的失信行為予以公示,加強懲處,在信用機制作用下進行罰款、曝光,降低失信方資質(zhì),若失信行為嚴重,甚至可將其清出行業(yè)市場,提高失信成本,以此抑制建設工程項目中的合同違約失信問題,在一定程度上促進建設行業(yè)市場規(guī)范化、公平化發(fā)展。除構(gòu)建行業(yè)信用機制外,還可引入工程擔保機制,在項目合同管理中貫徹落實,在行業(yè)信用機制支持下進行工程擔保,一定程度上轉(zhuǎn)移工程合同風險,營造穩(wěn)定和諧的合作氛圍。擔保制度可在維持建設市場秩序中具有良好作用,應大力推行,并混合運用行政管理手段及風險管理制度,綜合協(xié)調(diào),互相補充,加大對合同違規(guī)行為的控制,同時為降低負擔,可采用保函方式替代保證金,項目建設結(jié)束后更換履約擔保,當合同履行完畢后,履約擔保便隨著合同的終止而失效。應用擔保制度時應準確把握市場形勢,明確工程款支付保函標準,通過擔??刂坪贤p方行為,降低合同違約幾率,確保建設工程項目穩(wěn)定推進。

(三)定期檢查合同履約情況

為加強合同管理質(zhì)量,應在建設工程項目推進期間定期檢查、評估合同條款落實情況,監(jiān)督合同雙方是否按條款履行職責與義務,以此保障建設工程項目穩(wěn)定開展。首先,合同雙方各派出代表檢查對方是否按合同條款履行職責與義務,起到督促效果。應核實工程中是否存在質(zhì)量安全問題,并按合同工期節(jié)點展開細節(jié)檢查,在此過程中應重點檢查是否存在合同違約現(xiàn)象,此為合同管理主要檢查工作,合同簽訂雙方一旦出現(xiàn)違背合同任意條款,都將有可能引發(fā)合同違約問題,因此合同管理者應重點監(jiān)控合同履行情況。在合同履行期間,合同雙方應多加聯(lián)系,來往函件,各項通知均需采用文書形式,文書需規(guī)范,并具備法律效力,若合同雙方產(chǎn)生糾紛,函件文書將作為劃分責任、處理糾紛的關(guān)鍵證據(jù),因此在合同履行檢查中,應重視每一環(huán)節(jié),并將所有形成的書面材料完整保存。

(四)加強合同變更監(jiān)督

建設工程項目具有環(huán)境復雜、周期長、干擾因素多等特點,且建設市場時刻處于動態(tài)變化中,因此在合同管理工作中,常面臨項目變更問題,并對工程量、設計方案、工期、價款等合同條款內(nèi)容造成影響,需做出不同程度的調(diào)整??焖僖?guī)范的處理合同變更產(chǎn)生的糾紛是保障建設工程項目順利推進的關(guān),此過程中存在合同雙方的博弈,甲方會盡可能避免價款調(diào)整,需將最終造價控制在原始合同約定價款內(nèi),乙方又盡可能避免成本超支,如果變更導致工程量增加或者設計方案變更,乙方將爭取調(diào)增工程價款,因此,合同變更為雙方最為關(guān)注的環(huán)節(jié)。變更的處理,需從方案調(diào)整、材料調(diào)差、結(jié)算比例等方面對合同文本進行補充說明,編制補充協(xié)議,需詳細記錄變更原因及實際情況,并闡述事件處理方式,避免規(guī)范不清晰等問題,當合同雙方針對變更問題產(chǎn)生糾紛時,補充協(xié)議將作為糾紛處理依據(jù)。補充協(xié)議應符合法律法規(guī)標準,且使用行政主管部門出臺的示范文本,以此增強協(xié)議效力,加強對合同雙方行為的約束,規(guī)避部分風險問題。此外需針對工程項目變更問題建立監(jiān)督機制,一旦出現(xiàn)工程項目變更預警,則應及時上報企業(yè),積極應對、妥善處理,以此避免由合同雙方糾紛造成的工期延遲、造價增加及成本超支問題,通過合同變更監(jiān)督加強管理效果,確保工程項目穩(wěn)定建設。

三、結(jié)束語

綜上所述,合同管理不只代表合同的簽訂,其涉及合同準備、簽訂、履行階段,應注重不同階段中的合同管理要點。在實際建設工程項目中,應落實崗位責任制度,加大對合同管理人員的重視,完善市場信用機制,控制合同違約行為,工程項目正式實施后定期檢查合同履行情況,并加強對合同變更的監(jiān)督,最大程度確保合同管理效果,穩(wěn)定推進工程項目建設。

參考文獻:

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