王爽

摘 要：本文通過(guò)收集匯總并研究有關(guān)科研檔案管理的法規(guī)制度，分析科研檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，提出適應(yīng)科研院所中長(zhǎng)期發(fā)展的科研檔案管理制度構(gòu)建思路，促進(jìn)提升科研檔案管理規(guī)范化水平，以期確?？蒲袡n案的收集整理和開發(fā)利用，發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目檔案;管理制度;體系建設(shè)

2020年10月，國(guó)家檔案局、科技部發(fā)布了第15號(hào)令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》也于2021年1月正式實(shí)施，增設(shè)的檔案信息化章節(jié)明確電子檔案的法律效力。這兩項(xiàng)法律規(guī)章作為科研檔案管理的最高“上位法”，對(duì)科研檔案管理具有國(guó)家層面的指導(dǎo)作用，迫切需要自上而下，從宏觀到微觀構(gòu)建完整、系統(tǒng)的科研檔案管理制度體系。

1 科研院所科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識(shí)和檔案收集情況

科研院所一般都有專門的科研檔案管理部門。這些部門近年來(lái)致力于不斷宣傳檔案有關(guān)法律法規(guī)和檔案知識(shí)，科研人員的檔案意識(shí)都有所提升。但科研人員對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中收集的文件范圍不太熟悉，對(duì)歸檔要求也不甚了解，容易忽視對(duì)過(guò)程性文件（如階段報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析材料等）的收集歸檔。

目前，許多國(guó)家部委批準(zhǔn)建設(shè)的重大專項(xiàng)項(xiàng)目開始實(shí)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，把通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收作為通過(guò)科技項(xiàng)目最終驗(yàn)收的一個(gè)前提條件?？蒲性核墓芾砣藛T也逐漸開始重視檔案工作，但由于大型科研項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng)、管理人員的流動(dòng)變更大，若沒(méi)有很好的前端策劃控制，在立項(xiàng)之初沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案制度，不確定好歸檔職責(zé)和編制歸檔計(jì)劃，就很容易造成如科研項(xiàng)目的立項(xiàng)文件和其它管理性文件收集歸檔不及時(shí)、不齊全、不規(guī)范，等項(xiàng)目面臨驗(yàn)收，才開始關(guān)注檔案收集整理，工作容易造成混亂和缺失。

1.2 科研檔案制度和體系建設(shè)相對(duì)滯后

科研院所有關(guān)科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度為數(shù)不多，且制定年代久遠(yuǎn)，不成體系。很多科研院所有關(guān)科研課題的歸檔要求和歸檔范圍只進(jìn)行了比較籠統(tǒng)的規(guī)定。目前科研院所承擔(dān)的科研項(xiàng)目還呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨地域的特征，項(xiàng)目來(lái)源日益廣泛，種類繁多，僅靠國(guó)家層面的法律規(guī)章是無(wú)法做好科研檔案管理工作的，需要從上（國(guó)家、行業(yè)層面）至下（院所和部門層面）進(jìn)行制度構(gòu)建，建立管理網(wǎng)絡(luò)體系。

1.3 缺乏接收電子檔案條件

通過(guò)前期檔案管理信息化建設(shè)，部分科研院所已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化和電子檔案管理系統(tǒng)線上運(yùn)行，但是很多科研院所產(chǎn)生的電子文件在線歸檔還需進(jìn)一步研究探討。電子檔案管理系統(tǒng)如何建立與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的接口，如何將科研項(xiàng)目檔案納入到數(shù)字檔案資源等需要制定一系列的關(guān)于數(shù)字檔案資源管理的內(nèi)控制度、工作流程細(xì)則、人員行為規(guī)范等。

2 科研檔案管理制度體系建設(shè)

2.1 科研檔案工作法規(guī)制度依據(jù)

新修訂的《檔案法》要求檔案工作實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從“雙套制”“雙軌制”過(guò)渡到“單套制”“單軌制”。強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、迎合時(shí)代的需要。

新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》是檔案和科技工作的最高主管部門聯(lián)合出臺(tái)的，在最大程度上保證科研檔案工作落地的效力，對(duì)構(gòu)建科研檔案管理制度體系具有強(qiáng)大的指導(dǎo)作用：（1）重新定義了科研檔案的概念，明確了科研項(xiàng)目的三個(gè)階段，指出“各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物”都屬于科研檔案;（2）各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核;各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度;（3）明確了科研檔案管理責(zé)任，對(duì)于跨部門、跨機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目，應(yīng)由科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對(duì)所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對(duì)科研項(xiàng)目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查或驗(yàn)收;（4）提出科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

國(guó)家科技部2017年11月印發(fā)《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》，對(duì)于國(guó)家科技計(jì)劃中專項(xiàng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)及職責(zé)有了明確的要求，增加了由專業(yè)機(jī)構(gòu)具體落實(shí)專項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)定，明確提出了重大專項(xiàng)檔案歸檔范圍和質(zhì)量，明確檔案驗(yàn)收是重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）驗(yàn)收和重大專項(xiàng)驗(yàn)收的必要前提。

2.2 科研項(xiàng)目檔案管理制度體系構(gòu)建思路

2.2.1 集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的原則?？蒲许?xiàng)目管理部門應(yīng)按照有關(guān)法規(guī)、規(guī)范對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)行分類、分層次管理。根據(jù)立項(xiàng)評(píng)審、審批或競(jìng)爭(zhēng)性課題資助經(jīng)費(fèi)等情況，科研管理部門可將科研項(xiàng)目分成重大專項(xiàng)、重大課題、重點(diǎn)課題和一般課題等層級(jí)，根據(jù)實(shí)施情況實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

科研檔案管理制度體系可以先從檔案管理的環(huán)節(jié)順序入手?！皼](méi)有完善的檔案收集，檔案管理就成了無(wú)源之水”，所以應(yīng)將科研檔案的收集視為科研項(xiàng)目檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，編制科研檔案收集管理實(shí)施細(xì)則，將科研檔案收集管理目標(biāo)落實(shí)到相關(guān)管理部門和具體負(fù)責(zé)人;再通過(guò)若干相關(guān)管理細(xì)則，對(duì)科研檔案的歸檔、分類編號(hào)、積累整理、移交歸檔、保管保護(hù)、復(fù)制利用和鑒定銷毀等主要環(huán)節(jié)進(jìn)行約束和規(guī)范。從科研工作發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，作為牽頭（或參研）單位的競(jìng)爭(zhēng)性科研項(xiàng)目呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨地域的典型性特征，針對(duì)這類重大專項(xiàng)的科研檔案更需要檔案集中統(tǒng)一管理的原則，建立以本單位檔案管理部門為核心的專題檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的分級(jí)管理。

2.2.2 檔案工作與科研項(xiàng)目管理深度融合?？蒲许?xiàng)目檔案管理需要融入到項(xiàng)目管理之中?？蒲许?xiàng)目管理重要任務(wù)之一就是進(jìn)行項(xiàng)目策劃、進(jìn)度策劃和資金策劃等，并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)行跟蹤管理。項(xiàng)目管理需要檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、模塊化的管理，只有完善的項(xiàng)目文檔管理程序才能使整個(gè)項(xiàng)目的管理更加科學(xué)規(guī)范，使項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所形成的全部檔案符合目標(biāo)的要求。

科研項(xiàng)目管理的各個(gè)流程其實(shí)也是催生各種文件的過(guò)程，檔案融入項(xiàng)目管理，就是要將文檔管理從項(xiàng)目審批開始就融入項(xiàng)目管理中并且擴(kuò)展到項(xiàng)目實(shí)施的每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.2.3 明確職責(zé)，完善科研檔案工作體系。提高科研管理部門對(duì)科研項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)，重視科研檔案的規(guī)范化管理，對(duì)科研檔案的有效利用與科研項(xiàng)目的良性發(fā)展有著重要作用。檔案部門、科研管理部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目組、科研人員等相關(guān)主體應(yīng)明確其檔案職責(zé)及其相互關(guān)系，檔案部門、科研項(xiàng)目管理部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)單位三者之間的關(guān)系如下圖所示。

3 科研檔案管理制度體系建設(shè)的有效方法

3.1 建立健全科研檔案管理制度體系，強(qiáng)化檔案管理職責(zé)

建立完善高效的規(guī)章制度和工作流程體系，是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目檔案工作有序開展的保障。構(gòu)建科研檔案管理制度體系沒(méi)有現(xiàn)成模式，檔案管理制度體系的完善是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，只有以國(guó)家有關(guān)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為核心，以科研檔案管理制度為基本保障，最終落實(shí)到檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系中的檔案管理崗位職責(zé)，檔案管理制度體系才能不斷得以改進(jìn)和加強(qiáng)。建議將本單位科研檔案各階段形成的文件及檔案管理的職責(zé)寫入科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則中。

3.2 科研檔案與項(xiàng)目管理融合，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程跟蹤管理

科研檔案管理融入項(xiàng)目管理之中，就打破了原來(lái)文件與檔案工作相互隔離的狀態(tài)，文件轉(zhuǎn)化為檔案管理的過(guò)程自然、順暢，能夠真正實(shí)現(xiàn)文檔全生命周期的全過(guò)程狀態(tài)管理，確保項(xiàng)目檔案不留空白、不留死角、應(yīng)收盡收、修正及時(shí)，既提高了檔案管理質(zhì)量，也以規(guī)范的項(xiàng)目檔案管理促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理和項(xiàng)目管理雙豐收。

3.3 重視科研項(xiàng)目檔案編研

加大科研檔案的編研力度，積累有應(yīng)用價(jià)值的編研材料。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案的深度開發(fā)，及時(shí)對(duì)科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)的梳理和編輯，將其編研成為有應(yīng)用價(jià)值的材料，使之既能為科研人員申報(bào)新課題提供實(shí)踐依據(jù)，也能為初進(jìn)人員的科學(xué)研究提供學(xué)習(xí)素材，既可以提高科研項(xiàng)目的申報(bào)質(zhì)量，還可避免同一課題重復(fù)研究，有利于同類研究的不斷深入，便于將技術(shù)成果進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，服務(wù)于科研和生產(chǎn)。

（作者單位：中國(guó)工程物理研究院機(jī)械制造工藝研究所）