柏林

摘要：目前，以大數(shù)據(jù)為代表的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)已經(jīng)對(duì)人們的生活與工作方式產(chǎn)生了巨大的影響，事業(yè)單位和行政單位由于歷年來堆積了大量的文件和檔案。人社系統(tǒng)更因業(yè)務(wù)涵蓋面廣，所以人社檔案十分雜亂，導(dǎo)致檔案管理人員的工作難度較大，要花大量的精力整理資源，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)改善了這一狀況，為檔案管理人員的工作提供了創(chuàng)新與變革的機(jī)遇，本文將結(jié)合當(dāng)前人社檔案信息化管理存在的問題，追根溯源、科學(xué)剖析，探究新的改進(jìn)策略，從而為推動(dòng)人社檔案信息化管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人社檔案;信息化管理;問題;改進(jìn)策略

一、人社檔案信息化管理存在的問題

1.軟硬件經(jīng)費(fèi)投入仍需進(jìn)一步加強(qiáng)

硬件設(shè)施設(shè)備和軟件系統(tǒng)是信息管理建設(shè)的兩翼，兩者缺一不可。隨著國家對(duì)檔案信息管理人力資源和社會(huì)保障的日益重視，投入也在逐年增加。但是，與信息技術(shù)的更新和發(fā)展相比，人力資源和社會(huì)保障檔案信息化的硬件和軟件建設(shè)還需要進(jìn)一步完善。特別是在城市化程度不斷提高、人口跨省區(qū)流動(dòng)性不斷增強(qiáng)的背景下，區(qū)域間人力資源和社會(huì)信息的交流與共享日益增多，需要強(qiáng)有力的信息支持。同時(shí)，由于設(shè)備和系統(tǒng)投入不足，仍有大量紙質(zhì)檔案和人力資源社會(huì)保障管理事務(wù)，無法建立有效的信息管理系統(tǒng)。人力資源和社會(huì)保障部門檔案信息管理的發(fā)展仍然落后于社會(huì)對(duì)人力資源和社會(huì)保障公共服務(wù)的高質(zhì)量要求。

2.檔案管理人員信息化管理意識(shí)和專業(yè)能力不足

檔案學(xué)在高校屬于冷門專業(yè)，學(xué)習(xí)該專業(yè)的學(xué)生并不多，因此，進(jìn)入人社部門的檔案學(xué)專業(yè)人員數(shù)量比較少，同時(shí)，既是檔案學(xué)畢業(yè)，又掌握一定信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才更是稀缺。雖然，人社部門對(duì)檔案管理人員在入職前和工作過程中，進(jìn)行了培訓(xùn)，但這些培訓(xùn)多為業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)，對(duì)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)不多。因此，在人社部門專職或兼職從事檔案管理工作的人員，普遍檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，信息化管理專業(yè)能力不足。

3.人社檔案信息化管理缺乏嚴(yán)格的制度和流程規(guī)范

近年來，我國雖已出臺(tái)了大量的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，但是真正具有現(xiàn)代信息化意義且符合人社檔案管理要求的制度標(biāo)準(zhǔn)并不多，人社部門往往根據(jù)自身信息管理設(shè)施設(shè)備情況，自行制定信息化管理的制度和基本流程，這種因人因設(shè)備而制定的管理流程具有一定的靈活性和適應(yīng)性，但卻并不規(guī)范和科學(xué)，特別是沒有形成一套檔案收集、傳輸、處理、索引、查閱、管理、調(diào)取等基本流程，影響了檔案的共享使用。

4.檔案信息安全意識(shí)和防范能力有待提高

人社檔案的安全程度直接關(guān)系到群眾的切身利益，信息化管理背景下的檔案安全主要包含網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全兩部分。網(wǎng)絡(luò)安全主要是由于病毒、黑客等對(duì)信息的竊取;系統(tǒng)安全則是硬件軟件自身的安全性，需要管理人員要有較強(qiáng)的專業(yè)使用能力和維護(hù)能力。因此，人社部門要牢固樹立信息安全意識(shí)，通過硬軟件建設(shè)提高防范信息泄露和信息丟失等問題的發(fā)生。

二、人社檔案信息化管理改進(jìn)的策略

1.增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件和軟件基礎(chǔ)建設(shè)

人社檔案信息化管理的前提是紙質(zhì)檔案材料的保存要科學(xué)完整，基礎(chǔ)是儲(chǔ)存運(yùn)行信息的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)要安全可靠。這就要求人社部門在工作過程中，首先要建立專用經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)檔案室建設(shè)，切不可認(rèn)為，有了檔案的信息化管理，就可以忽視檔案實(shí)體管理。其次，在高標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)化建設(shè)檔案室的過程中，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)態(tài)度，利用多種媒介完成對(duì)紙質(zhì)信息的輸入。同時(shí)，增加經(jīng)費(fèi)投入，更新軟硬件設(shè)備，提升信息化管理水平。其中，硬件設(shè)備包含服務(wù)器、存儲(chǔ)硬盤、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、多元終端及其他資源;軟件系統(tǒng)包含支撐信息輸入、索引、查詢、調(diào)閱、管理等諸多子系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間的共融共享必須以暢通安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案信息復(fù)合型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

具備檔案管理和信息技術(shù)處理雙重專業(yè)能力的復(fù)合型人才是推進(jìn)人社檔案信息化管理的關(guān)鍵。如何才能提高管理人員的信息化意識(shí)和信息化能力？一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高引入標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。在人社部門招聘中，要單列檔案員編制計(jì)劃，并在招聘條件中明確提出檔案學(xué)專業(yè)和信息技術(shù)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)等要求，把好引入關(guān)。二是強(qiáng)化對(duì)從業(yè)人員的信息化專業(yè)培訓(xùn)。一方面，組織專職檔案管理人員參加上級(jí)人社系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，鼓勵(lì)其到高校接受檔案學(xué)、信息學(xué)培訓(xùn);另一方面，要加強(qiáng)對(duì)全體從業(yè)人員的信息化培訓(xùn)，要讓全體工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要每個(gè)人在工作的過程中為之付出努力。三是加強(qiáng)高層次檔案信息化管理人員的交流學(xué)習(xí)，注重對(duì)檔案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分類培養(yǎng)。

3.重點(diǎn)建好數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)

根據(jù)人社工作類別和內(nèi)容，分門類、分流程，精心打造好數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)，使工作人員在辦公的第一時(shí)間完成對(duì)信息的收集、輸入、提取、管理等，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理和檔案管理的有效銜接。對(duì)于數(shù)據(jù)、文字、紙質(zhì)資料等不同信息來源，形成不同的收集和輸入方式。數(shù)據(jù)資料以匯總整批導(dǎo)入為主，按照存檔要求提前設(shè)計(jì)好數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)格式，各部門定期匯總數(shù)據(jù)，分批次導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)材料要現(xiàn)場進(jìn)行電子掃描并上傳系統(tǒng)，同時(shí)分傳檔案管理系統(tǒng)，由檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)屬性，分類保存。日常的檔案信息化管理包含編目、索引、查閱、調(diào)取等環(huán)節(jié)，因此在數(shù)字化管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)上要突出檔案的使用功能，便于各類資料的快速查詢。與此同時(shí)，配套建設(shè)智能化的實(shí)體檔案室，與電子信息檔案呼應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子信息查詢和實(shí)物資料印證的結(jié)合。

4.完善人社檔案信息化管理的制度和流程

人社部門在建設(shè)檔案信息化管理制度和流程的過程中，必須堅(jiān)持系統(tǒng)性、應(yīng)用性和共享性的原則。國家對(duì)于人社等各行業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)都有著嚴(yán)格的制度規(guī)范和具體要求。就檔案信息化管理的基本規(guī)范而言，主要包含檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、檔案信息管理應(yīng)用規(guī)范等。檔案數(shù)據(jù)是檔案信息化建設(shè)的基石，檔案數(shù)據(jù)包含數(shù)字、圖片、多媒體及編程專業(yè)語言等，規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)對(duì)檔案的信息化管理至關(guān)重要，管理人員要嚴(yán)格按照國家規(guī)范和系統(tǒng)軟件要求，輸入數(shù)據(jù)要素，確保不因數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤引起檔案信息的不準(zhǔn)確。檔案信息管理應(yīng)用規(guī)范主要是指檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范，信息技術(shù)條件下的檔案管理實(shí)現(xiàn)了文件、數(shù)據(jù)等的無紙化傳輸，檔案管理人員必須突破原有的紙質(zhì)檔案管理的思維，根據(jù)規(guī)范要求，優(yōu)化檔案信息化管理各環(huán)節(jié)，確保檔案信息條理清晰、準(zhǔn)確無誤，同時(shí)，實(shí)行檔案審查部門負(fù)責(zé)制，將優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)和細(xì)化責(zé)任要求相結(jié)合，提高檔案信息提報(bào)的速度和準(zhǔn)確率。

5.完善檔案信息化管理安全保障機(jī)制

安全系數(shù)是判定信息化管理水平高低的重要因素。人社工作的特殊性，對(duì)檔案信息安全有著更高的要求。因此，人社部門要從硬件安全、網(wǎng)絡(luò)安全、軟件應(yīng)用三個(gè)方面提升檔案信息化管理的安全水平。硬件安全首要的是硬件的質(zhì)量，部門在硬件設(shè)備的采購上，要將質(zhì)量安全放在首位，高標(biāo)準(zhǔn)配置信息化管理設(shè)備。在使用過程中，要建立使用反饋機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)問題的硬件設(shè)備及時(shí)上報(bào)、及時(shí)維修，排除潛在的硬件系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。為防患于未然，檔案管理人員要對(duì)資料進(jìn)行多份存儲(chǔ)，以免因突發(fā)原因，丟失檔案信息。網(wǎng)絡(luò)安全也是信息化管理經(jīng)常遇到的問題，為杜絕此隱患，管理人員要安裝安全系數(shù)高、防御風(fēng)險(xiǎn)能力強(qiáng)的防病毒軟件，定期對(duì)軟件進(jìn)行安全監(jiān)測，同時(shí)建立電腦病毒等預(yù)警機(jī)制，與不同區(qū)域的人社部門加強(qiáng)信息安全措施的經(jīng)驗(yàn)交流。加強(qiáng)軟件系統(tǒng)安全，要求系統(tǒng)管理者設(shè)置訪問權(quán)限、身份驗(yàn)證等手段，加強(qiáng)對(duì)個(gè)人用戶的保護(hù)，避免因系統(tǒng)操作不規(guī)范或系統(tǒng)設(shè)置漏洞泄露用戶信息，影響檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]賈延紅.關(guān)于人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理新方法的探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（2）：71-72.