□梁錦云 王 超

企業(yè)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息化也是檔案管理的必然趨勢(shì)。ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。本文主要結(jié)合當(dāng)前電力企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀,把紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)劣勢(shì)作比較，利用現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源的集約化管理，為企業(yè)培訓(xùn)、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，提升企業(yè)的管理能力。

一、電力企業(yè)人事檔案現(xiàn)狀

國(guó)務(wù)院于2002年2月10日發(fā)布國(guó)發(fā)[2002]5號(hào)文，提出電力體制改革方案，實(shí)行廠網(wǎng)分家，重組發(fā)電和電網(wǎng)企業(yè)。要求重組后“各類(lèi)電力企業(yè)要注重轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)機(jī)制，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，精簡(jiǎn)管理層次，深化企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)、人事和分配三項(xiàng)制度改革，建立健全企業(yè)內(nèi)部的激勵(lì)和約束機(jī)制”。在這個(gè)大背景下，各家電力集團(tuán)在用人制度上也是打破了“終身制”和“大鍋飯”的局面，確立了人才能進(jìn)能出、能上能下的績(jī)效機(jī)制，各電力企業(yè)的迅猛發(fā)展也使得電力人才流動(dòng)非常大，在精干高效的口號(hào)中，各企業(yè)對(duì)員工人事檔案管理也趨于邊緣化，在人才流動(dòng)的過(guò)程中不斷出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”“廢檔”“死檔”現(xiàn)象，為新時(shí)期規(guī)范人事檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

在人事檔案管理過(guò)程中，一般存在以下幾個(gè)問(wèn)題：一是員工本人沒(méi)有充分重視，導(dǎo)致檔案仍在原單位未轉(zhuǎn)移。二是檔案短缺材料較多，主要是檔案形成原單位未將報(bào)到證、黨團(tuán)材料、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、后續(xù)學(xué)歷等材料歸入本人檔案。三是員工檔案的重要信息有多處不一致，如需鑒定，需提供比當(dāng)前人事檔案形成更早的有效原始信息。四是雖很多企業(yè)已建立員工電子化檔案，但系統(tǒng)集成度不高，且信息準(zhǔn)確度偏差較大。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)劣勢(shì)比較

1.紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)：一是紙質(zhì)人事檔案是目前檔案的基本形式，具有客觀真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通過(guò)紙張、字跡、單位蓋章等方式保留了最原始的歷史真跡，檔案形成以后再進(jìn)行任何輕微修改都會(huì)留下痕跡，因此可靠性高，它也成為電子檔案形成的主要依據(jù)，在各單位轉(zhuǎn)移檔案過(guò)程中，也是通過(guò)機(jī)要件的形式轉(zhuǎn)移員工紙質(zhì)人事檔案。二是紙質(zhì)檔案可以保存較長(zhǎng)時(shí)間，按檔案標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保存的話可以保持幾個(gè)世紀(jì)。三是紙質(zhì)檔案對(duì)于一些不會(huì)使用電子設(shè)備的人群，同樣可以查閱，且具有直觀性。但與電子檔案相比，有其局限性：一是紙質(zhì)檔案在歸檔、立卷、保存方面需要投入很多人力物力，工作量大，效率低。二是在查詢(xún)信息方面，紙質(zhì)檔案不如電子檔案方便，需人工查找。三是紙質(zhì)人事檔案如經(jīng)常翻閱容易破損，修復(fù)需要大量的精力。四是紙質(zhì)檔案信息更新不及時(shí)，如家庭信息，生育子女的一些材料不能完全根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新進(jìn)入檔案材料。五是紙質(zhì)人事檔案通常只建立一份，在同一時(shí)間地點(diǎn)只允許一人查閱，造成資源無(wú)法共享。

2.電子人事檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)：一是電子檔案依托紙質(zhì)檔案而存在，它是衍生物，是干部人事檔案的另一種形式，是通過(guò)人工對(duì)員工信息收集、填報(bào)、錄入，形成員工電子檔案信息。電子檔案的顯著優(yōu)勢(shì)在于可省去大量人工查閱資料的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息查詢(xún)快捷、方便。二是電子檔案具有共享性，只要下載下個(gè)人的檔案材料，可以被復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)，被多人共享使用。再者，在系統(tǒng)上查找個(gè)人信息，不會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成破壞，從而能使紙質(zhì)檔案可以更長(zhǎng)時(shí)間保存。三是有新產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)可以及時(shí)更新,耗時(shí)少。四是電子檔案的集成度比較高，可以通過(guò)一系列的文檔功能做出人才數(shù)據(jù)報(bào)表。缺點(diǎn)：一是電子檔案安全系數(shù)不高，干部人事檔案屬于機(jī)密文件，不可隨便翻閱，涉及員工個(gè)人隱私，但被制作成電子檔案后，如果把關(guān)不嚴(yán)，可造成數(shù)據(jù)流失，造成員工個(gè)人信息泄露。二是電子檔案數(shù)據(jù)可靠性差，容易被篡改，電子檔案修改更新后不容易被發(fā)現(xiàn)。三是電子檔案如果是保存在某個(gè)磁盤(pán)里面，如果電腦發(fā)生病毒或者人為刪除，會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失。

三、現(xiàn)行ERP系統(tǒng)主要相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容

現(xiàn)運(yùn)行的是SAP公司提供的企業(yè)管理軟件系統(tǒng)，在系統(tǒng)上線前，公司歷時(shí)3個(gè)月對(duì)所有員工的人事數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，為減少人事檔案管理人員的工作量以及保證數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確，公司采取個(gè)人填報(bào)數(shù)據(jù)與檔案審核相結(jié)合方式，在人事檔案專(zhuān)責(zé)對(duì)其檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審核確認(rèn)無(wú)誤后，以檔案數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，同時(shí)輸入ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)中員工信息主要分為：人事基礎(chǔ)信息、人才資格信息、薪資相關(guān)信息、考勤相關(guān)信息、其他人事數(shù)據(jù)、績(jī)效培訓(xùn)信息。系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分項(xiàng)已涵蓋了員工人事檔案的全部?jī)?nèi)容且還包含與薪酬相關(guān)的考勤信息、績(jī)效信息及其他人事信息的語(yǔ)言、出國(guó)等其他個(gè)人信息。

四、依托ERP系統(tǒng)的人事檔案信息化管理

為確保員工檔案基本信息真實(shí)、準(zhǔn)確，在系統(tǒng)上線前后人事檔案管理人員對(duì)員工人事檔案進(jìn)行全面審核，核對(duì)了人事檔案中員工所有需要錄入系統(tǒng)的信息，如出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎(jiǎng)懲情況、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息，檢查ERP個(gè)人填寫(xiě)的人事數(shù)據(jù)與檔案信息是否保持一致，所有數(shù)據(jù)以個(gè)人紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)有填寫(xiě)不一致的地方，則以檔案信息為準(zhǔn)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致，此項(xiàng)工作由員工個(gè)人、檔案專(zhuān)員、人事系統(tǒng)管理專(zhuān)員三重填報(bào)審核，確保電子人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

鑒于一般的電子檔案安全系數(shù)不高，ERP系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)查看、更改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，不同用戶(hù)角色的操作權(quán)限都是按照公司有關(guān)要求進(jìn)行設(shè)定，目前只有人事部門(mén)負(fù)責(zé)人及人事專(zhuān)責(zé)有權(quán)限查看及更改系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，且如果在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)更新或者修改都會(huì)留下修改痕跡，在系統(tǒng)中可以隨時(shí)查出由何人、何時(shí)對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行何種更改操作，從而有效防止人事數(shù)據(jù)被私自篡改的可能。

ERP人事檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)勢(shì)在于能夠準(zhǔn)確、快速實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析及輸出個(gè)人信息。報(bào)表統(tǒng)計(jì)是人力資源管理的日常工作，需要報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、集團(tuán)人事管理部門(mén)以及國(guó)資委，因此它也是最為重要、最費(fèi)時(shí)間、最靈活多變的一項(xiàng)工作，此系統(tǒng)可根據(jù)用戶(hù)實(shí)際需要，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出各種人事報(bào)表。其次，該系統(tǒng)還建立員工簡(jiǎn)歷平臺(tái)，公司可根據(jù)自身需求量身定做簡(jiǎn)歷模板，如人事部門(mén)常用的員工簡(jiǎn)歷表或者干部履歷表，模板建立好后，人事專(zhuān)員可迅速導(dǎo)出員工簡(jiǎn)歷表及干部履歷表之類(lèi)的員工信息。以上功能切實(shí)解決了人力資源日常管理需要，實(shí)現(xiàn)人力資源管理流程的“自動(dòng)化”“流水化”“集約化”。

總之，此ERP系統(tǒng)的運(yùn)行可有效幫助檔案管理人員擺脫繁瑣的日常事務(wù)處理，切實(shí)提升HR部門(mén)的核心價(jià)值，滿足公司人力資源管理業(yè)務(wù)多層次多樣化的管理需求，實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策以及公司培訓(xùn)、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，為公司干部隊(duì)伍建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。