石 玲

(杭錦后旗人民法院，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000)

在新時期的檔案管理工作中，法院需要積極地融合智能化管理的理念，對現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施進行升級和換代，同時在相關(guān)檔案管理工作中還需要確保對應(yīng)的保密工作能夠得到有效的開展，對現(xiàn)有的公文檔案進行審核以后才給予上傳，盡可能實現(xiàn)檔案管理工作的無紙化處理。

1 新時期法院檔案智能化管理的方式

傳統(tǒng)的法院檔案管理工作存在較大的工作量，相關(guān)紙質(zhì)檔案不利于保存和查閱，并且對于檔案資料管理的場所要求也相對較為嚴(yán)格。因此，法院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)盡可能實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n的工作管理形式。同時，當(dāng)前法院檔案管理工作中融入智能化管理應(yīng)當(dāng)注重以下幾點。

1.1 明確電子檔案歸檔的概念

所謂檔案文件歸檔是指將對應(yīng)的電子文件在確定其檔案性質(zhì)以后在計算機上進行儲存或在對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器上進行存儲處理等，并且將對應(yīng)的檔案經(jīng)過拷貝以及刻錄以后，將其放在脫機的載體上，以便實現(xiàn)其長期有效的保存。具體來說，在不同條件下所產(chǎn)生出的不同電子檔案，其對應(yīng)的歸檔方式有著相應(yīng)的差別。例如在電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中的文檔進行標(biāo)識，即可完成相應(yīng)的歸檔操作。

1.2 將法院檔案材料納入電子檔案歸檔范疇

在法院對電子檔案進行管理時，應(yīng)當(dāng)按照檔案材料的分類分別進行電子文件的歸檔處理，盡可能落實分期、分批次的管理方式，對現(xiàn)有的法院紙質(zhì)檔案進行電子文件的轉(zhuǎn)換處理，以此實現(xiàn)使用電子檔案管理的工作形式來對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)換，并且滿足當(dāng)下法院檔案管理工作的需求，為后續(xù)的法院檔案管理工作提供相應(yīng)的工作支持，確保法院檔案管理工作具備相應(yīng)的實效性。

1.3 制定具體的電子檔案歸檔措施

當(dāng)前，由于法院的檔案資料相對較多，在法院對紙質(zhì)檔案進行電子化轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)制定并完善相應(yīng)的歸檔措施和歸檔目標(biāo)，并且相關(guān)工作人員需要圍繞著電子檔案歸檔的目標(biāo)，開展積極的電子檔案歸檔作業(yè)，實現(xiàn)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程，以此來提高法院對于檔案管理工作的效率和質(zhì)量，來促進當(dāng)下法院檔案管理工作智能化的創(chuàng)新和發(fā)展，滿足當(dāng)下法院檔案管理的智能化工作要求。

2 新時期法院檔案智能化管理規(guī)范制作

當(dāng)前法院檔案管理工作要著重強調(diào)其工作的保密性，對應(yīng)的法院檔案資料在進行調(diào)閱的工作環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范要求進行操作，以確保檔案資料的保密性得到滿足。因此，基于相應(yīng)的工作管控需求，新時期檔案智能化管理工作在進行紙質(zhì)檔案材料的轉(zhuǎn)換過程中，需要及時地對現(xiàn)階段公文制作以及控制程序進行把控和審核，確保對應(yīng)的法院檔案資料具備基礎(chǔ)的保密性，杜絕法院檔案資料發(fā)生泄密，因此需要從以下幾個方面入手。

2.1 建立電子檔案管理部門

在法院進行資料收集的過程中，對于新的公文檔案，需要由專業(yè)的部門或人員來進行收集和處理，并且將對應(yīng)的公文檔案經(jīng)過審核以后再通過網(wǎng)絡(luò)進行發(fā)送。此外，還要確保各檔案資料實現(xiàn)在格式、結(jié)構(gòu)方面的統(tǒng)一，以便對其進行規(guī)范的管理和管控。對應(yīng)的電子檔案管理部門在承接相應(yīng)工作時需要時刻秉承使用先進、規(guī)范的工作管理原則，來對檔案智能化管理的發(fā)展提供相應(yīng)的工作支持。

2.2 確定的檔案管理流程

當(dāng)前在法院電子檔案的制作環(huán)節(jié)，為了實現(xiàn)對其進行有效的管控，檔案管理人員需要對相關(guān)的檔案管理、制作流程進行明確，以確保電子檔案的制作管理工作滿足實際的需求。因此，相關(guān)檔案管理人員需要依據(jù)現(xiàn)階段法院工作的實際特征來對現(xiàn)有的電子檔案管理流程進行梳理和構(gòu)造，以確保電子檔案的管理流程和管理效果都能滿足當(dāng)下電子檔案管理工作的需求。

2.3 制定嚴(yán)格的電子檔案調(diào)閱制度

前文談到，法院檔案管理工作最主要的是要體現(xiàn)出其保密的性質(zhì)，因此在對法院公文制作以及相關(guān)信息防控環(huán)節(jié)也需要對法院檔案查閱的制度進行完善，相關(guān)制度的制定對于電子檔案管理工作具有重大的保密意義和社會影響。因此，法院電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是建立在嚴(yán)格的電子檔案調(diào)閱制度之上，來確保相關(guān)文檔能夠滿足當(dāng)下法院工作開展的基本需求，為法院后續(xù)的日常工作開展提供相應(yīng)的支持。

3 法院檔案智能化管理的途徑

在新時期，法院檔案智能化管理工作中應(yīng)當(dāng)全面落實針對電子文檔軟、硬件設(shè)施的建設(shè)以及管控工作，來確保法院現(xiàn)代化檔案管理工作水平得到相應(yīng)的提升。因此，針對現(xiàn)階段法院檔案自動化管理工作需要做好以下幾點。

3.1 增加電子文件軟硬件設(shè)施的投入

當(dāng)前在智能化檔案管理工作中，法院需要積極地開拓電子檔案管理儲存工作的新途徑。具體來說，法院需要為檔案管理部門配置相應(yīng)的計算機設(shè)備以及儲存設(shè)備，同時，歸檔電子文件資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)需要及時地采用光盤儲存或儲存器儲存?zhèn)浞?。此外，檔案管理室還需要對現(xiàn)有的檔案資料管理軟件的安全漏洞進行及時的修復(fù)和防控，并且還需要加強針對法院網(wǎng)絡(luò)安全防火墻的建設(shè)工作，實現(xiàn)對病毒軟件的有效防范。最為重要的是，在對電子檔案上傳以及下載的過程中，需要相關(guān)部門設(shè)置對應(yīng)的訪問權(quán)限來確保檔案管理工作的保密性和安全性。

3.2 升級電子文件軟硬件設(shè)施

當(dāng)前基礎(chǔ)計算機技術(shù)的發(fā)展較為迅速，因此法院在現(xiàn)代化智能檔案管理工作中需要有效地結(jié)合時代發(fā)展的特征，及時地對現(xiàn)有的軟、硬件設(shè)施進行更換，同時還需要定期地對法院檔案管理部門的各項軟件設(shè)施進行維護，使其保持在正常的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，并且使得對應(yīng)的檔案管理工作能夠邁向信息化、智能化，全面發(fā)展。因此，落實針對檔案管理工作的硬件設(shè)施升級工作也是一項重要的工作內(nèi)容，以確保相關(guān)檔案管理工作能夠得到有效的落實和完善。

3.3 落實高效率的人員培訓(xùn)

在新時期法院檔案智能化管理工作中，除了需要對軟、硬件設(shè)施進行升級換代以外，還需要對現(xiàn)有的檔案管理人員開展對應(yīng)的培訓(xùn)工作，使其能夠勝任新時代檔案管理工作的需求。在新時期智能化檔案管理工作中，法院要側(cè)重提高檔案管理人員的責(zé)任意識和基本信息設(shè)備操作的技能水平，來確保對應(yīng)的檔案管理工作人員具備相應(yīng)的道德素養(yǎng)以及專業(yè)的技能。具體來說，法院可以開展定期的培訓(xùn)工作，同時借鑒國內(nèi)外其他企業(yè)檔案管理工作的開展?fàn)顩r來落實對法院檔案管理部門員工進行高效率的培訓(xùn)工作。

4 結(jié)束語

新時期法院檔案智能化管理工作需要積極地融入智能化技術(shù)，實現(xiàn)對現(xiàn)有的法院紙質(zhì)文檔無紙化的處理。同時對于電子檔案的管理，法院還需要開展有效的網(wǎng)絡(luò)管控工作，進一步提高法院網(wǎng)絡(luò)安全管理的工作質(zhì)量，確保檔案資料的完整性。同時，在相關(guān)管理工作中，法院還需要對檔案室的員工開展積極的培訓(xùn)作業(yè)，使其掌握前沿性的操作技能，并且進一步開展針對檔案室員工思想上的教育，使其具備相應(yīng)的道德素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。